新形勢下醫院檔案信息化工作淺析

■張 紅/上海交通大學醫學院附屬第九人民醫院檔案室

一、新形勢下醫院檔案工作面臨的主要問題

（一）對檔案信息化認識不足，宣傳不力，重視不夠

以往醫院檔案工作受傳統檔案工作方式的影響,長期以來檔案人員一般起到一個簡單的收集、保管作用,并不十分注重于充分合理利用現有的資源為臨床一線醫務人員提供服務。大多數醫務員工，甚至某些管理人員的檔案意識相對淡薄,不重視檔案管理，以致醫院某些部門和人員連最基本的檔案工作性能和職能都不甚了解，更談不上了解檔案信息化。因此檔案信息化工作無法得到理解和支持,也導致了目前許多醫院檔案室整體工作不被承認，不受重視，無法形成自己的信息化特色資源。

（二）檔案信息化管理手段還不完善

隨著科技進步，計算機及網絡技術雖然在醫院管理中已慢慢得到了的應用。但是，很多醫院在檔案管理中還沒有更深入運用信息技術，檔案管理的信息化和數字化程度不高，主要還停留在手工收集、整理、檢索的階段，不利于檔案廣泛的利用和開發，大大降低有價值的檔案信息的利用效率。

（三）檔案信息化工作需的專業精神和專業素質有待提高

在檔案信息化工作中,檔案室工作人員，要具備基本的檔案常識和較強的檔案意識外,還要有一定的計算機操作技術，熟練運用word、extcl、powerpoint以及初級的圖像甚至音頻處理技術，當然還要具備相當外語水平以及相關網絡應用的操作技能。只有具備更廣泛的各種領域知識才能更好的捕捉、分析、篩選、傳遞及運用信息數據。另外,醫院檔案室不同于公共檔案館,作為醫院檔案室工作人員如果能懂得相關的醫學知識那么對醫療、科研檔案收集及利用工作會有更大的幫助。這樣,就能迅速掌握和處理好醫院的文件及相關信息, 準確快捷地為醫務人員服務、為廣大患者疾病得以盡快救治起到積極作用。

（四）加強檔案信息化服務意識

從以往傳統意識來講，檔案普遍被認知為保密的。因此，很多檔案資料的“只保存不利用”被視為檔案工作前輩們心照不宣的傳統習慣。其實檔案固然有其保密性，甚至有些內容確屬密不能宣的內容，但科學的檔案管理早已告訴我們，檔案工作要適應社會發展，要使檔案變為更珍貴而有用的工作，“利用檔案”、“檔案信息化”工作應運而生，并終將取代傳統檔案管理的認知。檔案已被賦予新的內涵、更新觀念和思維模式，實現檔案工作由單純為政治服務向社會主義市場經濟建設這個中心服務的根本性轉變。

（五）海量檔案數據操作風險

2017在國際檔案日期間，國家檔案局局長李明華明確提出了“強化風險隱患治理”的要求，指出要“牢固樹立風險隱患就是安全事故的觀念，把構建風險分級管控機制和隱患排查治理雙重預防機制作為進一步做好檔案安全工作的重要抓手，筑牢檔案安全防控體系，嚴防因風險發酵演變隱患累積疊加而導致檔案安全事故”。對一個國家來說，檔案數據一旦出現丟失或損壞，必然會給一個國家各項事業及百姓帶來無法預料的災害?？上攵?，如果一個醫療單位其信息資料遭遇泄漏與破壞，則其日常的醫療及其它相關工作也受到巨大的影響，甚至危及到患者生命的救治。這些危害可能來自人、物（硬件載體、設備等）、技術及自然災害等。

二、對醫院檔案信息化工作的對策

（一）系統管理，將檔案信息化工作納入規劃與日常管理不斷提高檔案意識

隨著知識信息時代的來臨和爆發，檔案信息資源的開發和挖掘在工作中的作用越發被重視。同時，隨著新的多媒體技術的傳播，如何利用大量的檔案信息資源來樹立醫院的品牌也成為工作之重。我們的檔案工作在這樣的大形勢下必然面臨更多的機遇和挑戰。其重要性遠超以往。因而，要做好新形勢下的檔案工作，首先必須通過各種方式、各種渠道加強檔案宣傳工作，使醫院領導和廣大職工在思想上充分認識檔案工作的重要性，獲得他們的理解和支持，將檔案管理工作自覺化。目前，上海市三甲醫院的復評中已明確將檔案工作納入其中，并強調檔案工作的情況要納入醫院總體規劃中，因此我們在重視醫療業務建設的同時，也必須將檔案管理、檔案室專職人員配備、檔案用房及設備投入等也重視起來，不要將政策條目留于空文，努力使檔案管理水平和醫療業務同步發展，為醫院檔案事業發展創造良好的外部環境。同時要在規劃的同時，將檔案工作納入日常管理工作當中。作為一個上海市三甲綜合性醫院，上海第九人民醫院的檔案工作由黨委書記直接分管，可見醫院對檔案工作的重視，也由此保證醫院檔案工作的高效及健康的發展。

（二）主動服務， 以醫院核心工作和社會需求為中心，服務大局

上海市檔案事業發展“十三五”規劃中提出：要突出服務導向，服務能力與水平顯著提升，要求各級檔案部門采取情況專報、摘報等多種形式，向黨委、政府及時反映情況，發揮檔案資政服務功能，在服務上海經濟社會發展和社會穩定大局中發揮積極作用。

目前，上海部分三甲醫院檔案室已經從以前相對封閉、保守的舊觀念中慢慢解放出來，逐步擺脫以前的坐等上門的狀況,與此同時也對醫院檔案專業人員在專業素質、理論水平，對現代化技術及網絡服務熟悉程度等方面都提出了較高的要求。

檔案工作是一項專業性、服務性很強的管理工作, 涉及文書檔案、科技檔案、專題檔案等各種門類和文字、圖片、影像資料等多種載體,其服務領域廣泛,管理方法復雜，其價值是通過提供利用來實現的。為了適應新形勢下醫院發展需要，檔案室工作需要樹立良好的檔案意識，強化服務觀念，改變服務模式,從傳統的被動服務變為主動服務，要將醫院核心工作和社會需求為中心，在此基礎上不斷調整檔案工作內容，挖掘檔案信息資源，提供檔案服務。目前醫院的總體思路是：本市深化醫藥衛生體制改革的關鍵時期，因此醫院要以鄧小平理論、“三個代表”重要思想、科學發展觀為指導，全面貫徹黨的十八屆六中全會精神，堅持市級公立醫院改革公益性，以患者需求為導向，以信息化為支撐，以推進有效落實為目標，使我院全面、協調、可持續發展，著力凸顯八個方面：一是深入推進“六個中心”建設工作；二是重視學科規劃和布局，提升醫院總體實力；三是改善醫療服務、提高醫療質量、調整醫療結構、促進醫療業務發展；四是加強臨床創新能力建設，加強人才建設；五是以信息化為支撐，建設數字化現代醫院；六是重視提升教育質量，改進教育管理模式；七是著力醫院內涵建設，促進醫院健康發展；八是重視文化引領作用，深化精神文明和行風建設。檔案室結合醫院發展的核心目標和內容，積極配合，提供更好、更快、更全面的資料信息。

（三）建立和完善服務反饋機制

醫院檔案室還要加強并逐步完善主動服務的反饋機制。檔案室的服務對象主要有醫院領導、醫院行政管理人員及廣大醫務人員，由醫院行政人員及醫務人員來評定服務工作也會更有說服力。用戶反饋機制也可以考慮，通過讀者滿意度調查、征詢意見等方式來建立,一方面，可以發放紙質問卷或者通過數字化檔案網絡進行反饋。主動的反饋機制，可以促進醫務人員對檔案工作的知曉度，另一方面，促進醫院檔案工作的地位提高, 進而醫務人員的需求也會不斷上升,使醫院檔案室工作走上良性循環。九院有一個相對完整和高效的檔案網絡人員隊伍，這些人員分散在每個行政職能科室，并由科主任指派，作為醫院兼職檔案人員他們負責收集和初步排查本科室的檔案資料，每年醫院綜合檔案室都會對他們進行一對一的業務指導與培訓，并建立了醫院檔案微信群，以便進行更及時的交流與溝通。

（四）加快數字化建設，推進電子全文數據庫和特色數據庫建設

就長遠發展來看，醫院檔案室要以信息服務為基礎, 加快數字化檔案的建設,尤其是要逐步推進電子全文數據庫建設, 在醫院內網上實現電子文件的實時管理與利用。建立目錄管理數據庫或是電子文件中心, 在一定范圍內公開部分檔案目錄, 方便查詢、檢索。相應的也要對用戶進行網絡、聯機數據庫等檢索系統的培訓, 并設計、制定最佳檢索途徑和策略。其次，抓好原有紙質資源的數字化。第三，抓好檔案編研成果的數字化,篩選出符合醫院建設發展的珍貴編研材料, 并完成其數字化轉換、存儲、標引與檢索輸出等任務。比如，在醫院檔案信息化平臺建立了一個“先進”查詢端口，各科或者相關人員在業務工作時可以通過“姓名、獲獎年度、獲獎名稱”等信息進行全方面的查詢，作為參考提高了很多行政工作方面的效率。

每所醫院都有自己的專長和特色。就我院來說，口腔頜面外科、整復外科、骨科就是專業特色，這就為特色人物和專業檔案數據庫的建設提供了可能性和必要性。醫院檔案室可以充分利用這些資源,將專家隊伍的各項研究課題、研究成果、項目最新進展等歸結起來,構建具有本醫院特色的人物和專業檔案數據庫,并以此逐漸形成發展規模。醫院編有“博導風采”一書，此書對醫院每個博士生導師進行分篇描寫，印制成冊后業內外進行發放和推廣，有效的提高了醫院形象，同時也提升了醫院文化建設，起到了良好的宣傳作用。

（五）重視培養檔案專業人才

在信息社會, 醫院檔案人員不再單純是檔案的保管員, 還應是檔案信息財富的擁有者和提供者。檔案室也不再是單純的收藏機構, 而是檔案信息的聚集中心、交流中心。檔案人員的素質直接影響檔案管理水平及整個單位的發展水平和速度。

特別是數字化檔案的建設,不僅要求檔案人員具備數字化、信息化的技術能力,還要熟悉各學科的背景知識, 具備較高的開拓創新能力。醫院對檔案室應有計劃、分層次地組織檔案人員通過多種途徑,強化計算機和網絡知識及操作技術、現代信息技術與應用知識技能的培訓,在實踐中提高綜合素質。

（六）利用多媒體技術，樹立檔案品牌

可以寫九院的微信推送、網站宣傳，服務大廳的門診多媒體宣傳等等。一個是挖掘檔案資源提供，另外是利用新技術推送，效果形式多樣。宣傳效果更好等。

隨著科學技術的進步和醫療事業的快速發展, 醫院檔案室作為醫療知識、科研成果等檔案資料的保管基地和提供場所, 越來越受到廣大醫務人員的歡迎與重視。分析醫院檔案管理薄弱環節, 認真分析存在的問題, 采取可行的辦法, 用知識創新帶動醫院檔案室的建設使醫院檔案室走科學化、信息化發展之路，是做好醫院檔案管理工作的必要途徑，也會給檔案室帶來新的發展機遇。