新形勢下提升高校院系行政人員工作效能的途徑初探

■李小玉 楊謹瑗

四川大學化學工程學院

一、時代飛速發展，高校行政人員面臨的挑戰

當今社會對人才的渴求、對知識的重視達到了前所未有的高度。高等教育改革不斷深化，綜合實力不斷提高，科研成果不斷涌現，教學方式推陳出新，學生素質越來越好，在這種時代背景之下，作為高校及院系的管理層和決策層，就肩負著尤其艱巨的任務和責任。

高校領導大多數都是“雙肩挑”，不但要擔任教學、科研任務，指導研究生、撰寫論文，同時還有繁重的領導工作：參加會議，頻繁出差，處理各種緊急情況，應付各類檢查等等。行政人員就需要成為領導的得力助手，具備協調、溝通、參謀、后勤保障等重要職能。使領導將精力投入到決策、規劃、部署等關鍵環節，行政人員認真貫徹、落實，使各項任務和指令能夠高效、順暢地執行。綜上情形，對于在高校中從事管理、服務等的行政工作人員來講，將迎來不小的挑戰，勢必對他們的工作效能提出更高的要求。

(一)評估、審核、認證等任務的頻繁來襲對行政人員提出了新要求

隨著高等教育改革的深入，國家對高校教學質量的重視程度逐年提高，不同高校、不同學科常常需要面臨眾多“考試”：本科教學評估、學位點認證、教學水平驗收、重點學科建設、“雙一流”建設等等，這些工作往往少不了行政人員的身影，他們需要協助學院專家組提供數據、整理資料，為專家組提供各類支撐性素材，以便撰寫報告、迎接檢查。

(二)高學歷、培訓進修證書，甚至海外留學經歷等成為上崗的必備條件

高校是培養高素質人才的地方，勢必要求高校教育工作者也應具備較高的學歷，過去，本科生就可以參與行政工作，現在至少是碩士研究生，甚至是博士生才能入職。有的高校在要求行政人員具有高學歷的同時，還要求新進教師必須完成實用辦公技能、英語交際能力、教育心理學等方面的培訓和進修，才能上崗就業。個別國際學院、涉外崗位，還要求有海外留學經歷。上述等等這些都表明，現代高校行政人員與過去已發生了很大的變化，無論是知識水平、個人素質、閱歷見識都比過去上了一個臺階。

(三)教育改革、學科建設、專業調整迫使行政人員應有較強的適應能力

高校行政是院系的綜合管理部門，為學院領導、專家組制定學院發展規劃、實施教學運行以及培養學生能力起著輔助、協調和后勤保障的作用。教育改革的全面實施、學科領域的不斷擴寬、專業設置的更新換代，成為近年來高校面臨的挑戰與考驗。相應就要求行政人員既要有合理的理論知識結構又要具備豐富的實踐經驗和較強的適應能力。

二、高校行政人員的現狀

(一)服務意識、責任意識逐年提高

對于高校行政人員，服務意識和責任意識是工作基礎。與過去“大鍋飯”的情況不同，現在，只要工作不盡心、責任心不強、態度不友善都會面臨投訴、扣績效，甚至下崗。高校不斷完善的各項管理和考核制度使得行政人員的崗位意識已有了較大的提高，愛崗敬業已成為常態，整體素質和工作能力提升明顯。

(二)工作更加規范、更加科學

高校管理的不斷深化，內部控制、各種審計、巡察工作的實施，從內到外都在對高校的管理提出新標準和新要求，制度不斷完善、意識不斷加強、工作不斷深入，必將要求行政人員工作應更加規范更加科學，才能將工作真正貫徹落實。

(三)工作繁重程度并未減輕

高校改革不但包含了對學科、專業的改革，也涵蓋了對人員配置、酬金體系的改革，行政人員的工作量實際是在不斷增加的，許多高校對行政人員的編制數量有著嚴格的規定，每個人的工作任務逐漸增加，不再有過去那種“清閑”的情況發生了，行政人員的壓力也變得越來越大。

(四)不創新就會被替代

新時代高校行政工作要求我們能熟練掌握網絡、新媒體、辦公自動化、外語等技能，不能主動學習、不懂靈活運用，不會思考創新，就必將落伍甚至被淘汰。與年輕行政人員相比，年齡稍大的人員雖然有著比較豐富的經驗、良好的工作態度，但新技術、新方法的出現，也對他們敲響了警鐘，需要隨時虛心學習新知識，將之內化為自己的技能，才能不致被淘汰、被替換。

三、全方位提升高校行政人員工作效能

(一)加強職業培訓，加深對工作內容的認知

許多高校在行政人員入職時均會安排新員工培訓，在這個時候，大家往往對工作還只是模糊的認識，而培訓的內容也是比較常規而寬泛的，無法兼顧到每一個人的具體崗位，例如：學校及院系概況、崗位職責、教育心理學、實用辦公技能、人力資源管理等等。由于此時，行政人員才入職，對工作還不夠了解。但是隨著時間的推移，在實際工作中逐漸積累起了一定的工作經驗后，就需要更實用、更有效的培訓和指導，持續性的培訓和學習就顯得尤為重要。高校可以引入專業的職業培訓體系，分模塊、分階段、分崗位，每學期安排不同形式的培訓，學習內容也應更加專業、更加全面。經費的投入也應加大，不只在本校學，還可以安排走訪兄弟高校，甚至走出國門，向國外同行學習。行政人員應抓住難得的學習機會，轉變意識，跟上時代的步伐，努力掌握技能，加深對工作內容的認知，以便更高效地完成工作。

(二)發揮科技優勢，充分運用網絡、媒體

電腦技術和網絡的普及，給我們的工作帶來了很大的便利，過去通知一件事情，要一個一個地打電話，會消耗大量的時間。現在，郵件、QQ、微信的廣泛運用使得信息傳遞更加便捷，極大提高了工作效率。傳遞信息是行政人員的一個重要工作內容，同時，編制表格、匯總數據、撰寫報告等文字工作，以及組織申報、完成審批、形成結果等流程管理工作也是主要工作內容。如果在開展上述常規工作的同時，善于思考、勤于創新，開發并運用一些電腦軟件、小程序、新媒體，不斷會進一步提高效率，更能收獲意外的驚喜。

(三)績效管理與效能考核能激發人的潛能

國家和社會對高校有著各種評價體系，高校對院系也有著各類考核指標，院系要發展就要激發人的潛力，發揮人的特長。行政人員也常常要面臨被考核、被評價，無論在學期末或在年底，撰寫總結、述職匯報已成為日常工作的一部分。科學、全面、客觀的績效管理與評價考核體系能較大程度地鼓勵行政人員，讓他們能夠審視自己所完成的工作，看到自己的不足，同時，也能促使同事之間互相學習、互相交流，使大家更加愛崗敬業，努力提供更加專業的服務，激發出工作的熱情。

(四)職業規劃和職業關懷能提供源源不斷的力量

行政工作是輔助性的，與科研、教學崗位不同，不會出科研成果、教學榮譽，只是基層單位一個“小螺絲釘”，正是由于這種特殊性，往往容易使人缺乏成就感，覺得不受重視，都是“為他人做嫁衣”，進而產生工作懈怠感。學校和院系應專門研究并制定行政人員的職業規劃，結合“職員制”體系，給與行政人員關心和鼓勵，在政治待遇和生活待遇都應予以考慮，解除行政人員的后顧之憂，使他們能安于奉獻、樂于付出，在本職崗位上做出更大成績。

綜上，高校院系行政人員是學院的橋梁和紐帶，承擔著對上接受學校、學院各部門工作指令，對下溝通、協調各系、各辦公室具體實施，完成各項具體任務，為全院師生提供優質、專業的服務。高校行政人員工作效能的提高需要多方面的共同努力：工作人員本人、院校和社會缺一不可，只有多方面、多層次、多渠道齊抓共管，共同發力，才能使高校院系行政工作步入一個嶄新的局面。