行政事業單位檔案信息安全保密管理的創新研究

石洋 淮安區人民檢察院 江蘇淮安 223200

1 引言

隨著互聯網信息技術在事業單位工作當中的普及，檔案信息管理工作也逐漸已經實現了信息化管理，盡管在一定程度上提高了工作效率，不過另一方面也為檔案信息管理帶來了一系列不安全因素，比如網絡上的黑客和計算機病毒等，都給檔案信息安全保密工作帶來全新挑戰，需要相關工作人員認識到工作中發生的新變化，提高個人素質的同時做好保密管理工作。

2 信息化時代下行政事業單位檔案信息工作面臨的挑戰

2.1 事業單位的檔案管理工作缺少規范和標準化

就當前在單位內部從事檔案管理工作的現狀來看，熟悉單位檔案管理工作的人員對計算機技術的掌握能力較差，因為這類工作者都是單位老員工，年齡偏大，熟悉單位檔案管理業務但是對新型信息技術不夠了解；反之，年輕化一代剛剛進入事業單位參加工作的因為對工作不是很熟悉，但是其又因為從小接觸計算機，所以對計算機技術比較了解。導致綜合性管理人才匱乏，進而導致了事業單位內部對檔案進行查閱、管理和保密等方面都存在很多的漏洞，更是不能實現對檔案的信息化管理，進而無法實現對檔案信息的安全保密管理。這也需要有關部門能夠盡快的出臺一系列新的檔案信息化管理標準，開發出兼容性高、便于操作的“傻瓜式”管理軟件，逐步完成檔案管理的信息化。

2.2 對檔案管理的重要性認識不到位

檔案管理是日常管理工作中的重要組成部分，主要功能是為單位提供有關資料管理服務，不過隨著社會發展，目前檔案管理人員大多都存在著服務意識和保密觀念不強的問題，很多單位對檔案管理工作內容和工作性質也不夠了解，將管理文件工作思路和檔案管理混為一談，導致檔案管理工作陷入混亂。

2.3 檔案管理信息化水平不高

目前基層事業單位的檔案管理工作信息化應用程度普遍偏低，甚至有些沿用過去的管理經驗給檔案閱檔工作帶來不便，盡管我國在不少領域當中都已經實現高度信息化，不過因為檔案工作的特殊性，使得我國的檔案管理信息化水平和國外相比依然處于落后狀態，進而也造成了檔案管理軟件的選擇和單位的實際業務性質管理不相匹配，限制了檔案信息化的工作單位當中的實行。

3 構建行政事業單位檔案信息安全保密管理的創新思路

3.1 提高事業單位檔案管理工作者的檔案信息保密意識

即便實現了信息化管理，但是對檔案的查找與借閱依舊是以人為主體進行，檔案管理工作始終也是面向人而服務的，所以加強對檔案管理人員的培訓是進行檔案安全保密工作和實現信息化的重中之重，進行培訓工作時要加強對保密工作知識的滲透，不斷提高其工作責任感和使命感，建立一支素質過硬、政治合格的檔案管理隊伍，通過培訓讓檔案管理人員的安全保密意識增強，樹立事業單位檔案信息化的人才觀，將建設檔案隊伍和提高檔案管理人員的綜合素質提到單位工作日程上來，加強管理方式、內容的創新，注重量化考核，將檔案管理工作納入到目標管理考核當中，在各個業務部門確定兼職的檔案員實行專人負責，嚴格審核，建立糾錯機制，保證檔案的真實和完整。

3.2 不斷健全和完善檔案信息安全保密管理制度

針對目前國內行政事業單位的檔案管理工作缺乏創新性的問題，事業單位領導必須加強對檔案管理工作的重視，找出現存制度中存在的漏洞與缺陷，對現有制度予以完善，健全檔案管理和保密制度，制度建立以后還要安排專人負責后期制度的執行情況的監督。夯實事業單位檔案管理的制度基礎，讓每個人的工作都能夠有法可依，同時，單位檔案的保密有時間效益，對于絕密檔案和非絕密檔案的保密時間要做好區分，避免已經過了保密時間的檔案仍然浪費較多的人力、財力進行管理。

3.3 加快推進行政事業單位檔案管理信息化進程

行政事業單位要提高自身對檔案管理工作的憂患意識，深刻把我所在行業的市場發展趨勢和發展規律，加強在檔案管理信息化發展環境之下的對檔案安全保密的規律性研究，借助檔案管理技術和制度的創新保證檔案信息的安全性，讓單位自身所使用的檔案管理軟件能夠和自身所有的檔案信息文件特點相匹配，及時對檔案管理文件進行殺毒和軟件更新，設置好網絡防火墻和人員使用權限，不斷的適應現代化建設需要，減少單位信息化建設中存在的問題，提高檔案信息化進程。

4 結語

行政事業單位的檔案記載了單位的歷史發展進程和所取得的各項政治經濟或者單位主要業務成果，是單位各項記錄工作的核心。做好行政事業單位的檔案信息安全保密管理工作，不僅有利于提高單位的檔案管理水平，也有利于提高事業單位的現代化水平，提高綜合競爭力，為保證事業單位的檔案文件安全做出重要貢獻。