提高醫院檔案管理工作效率的途徑分析

陳路 梁山縣人民醫院 山東梁山 272600

一、當前醫院檔案管理工作所出現的問題

隨著現代化信息的發展，隨之也越來越重視對醫院檔案的管理，盡管如此，作為醫院管理的一個基礎工程，醫院檔案工作仍無法得到完善其原因主要表現在：

1、管理制度缺乏全面性，管理體系缺乏完整性，信息資源缺乏統一性。目前大部分醫院針對這一問題做出了一系列的改革整頓，為此制定了較為全面科學的醫院管理制度和對各級各類工作人員進行明確的職責分工，加強對他們進行檔案管理的考核，使得管理體系能夠有個全面的系統性。由于管理制度沒法得到落實和明確，沒辦法把有價值的文件材料很好的利用起來，造成檔案收集效率低下，信息資源泄露等情況的發生。信息管理與檔案管理嚴重對不上號，失去了檔案管理工作的相關意義，滿足不了時代發展的需求，不利于高效的把檔案管理利用起來。

2、檔案的有關管理意識不強，檔案利用率低下。在切實工作當中，相當一部分管理工作人員，甚至領導干部，缺乏落實對檔案的重視程度，“重經營、輕檔案”的意識還很強把利益放在了第一位而認識不到檔案工作在醫院管理中的重要意義，由于對檔案重視程度不夠，使得檔案信息資源開發得不到很好的精深支撐，這是造成檔案利用率不高的關鍵因素。

3、檔案管理人員素質偏低。目前從事醫院檔案管理的人員在專業素質、理論水平、文化程度等方面的專業程度還遠遠不夠，表現為人員分配不合理，流動性較大，檔案管理人員大多是一人多崗的而專業的檔案管理人員也少之又少，正因為這樣所以使得專業知識老化落伍，知識面也受到了局限性，知識結構也無法得到合理的分配，學歷無法滿足社會對人才的所需，在思想觀念和管理水平上更成了相互對立的局面，難以滿足時代發展的需求，難以適應新形勢下的檔案事業的深遠發展。

4、檔案開發利用率及其低下。之所以這樣是因為檔案系統長期受到封閉或半封閉環境的影響，許多檔案工作者仍然停留在傳統管理的觀念上止步不前，即使檔案收集了、管理了，卻沒有很好的把他們利用起來，使得檔案信息的開發和利用無法得到權衡，所以造成了醫院檔案開發利用工作變得十分的被動。

5、檔案工作資源投入不足，管理水平無法滿足于信息技術時代的需求。雖然計算機及網絡技術在醫院管理工作中被廣泛運用，但是運用計算機及網絡技術管理檔案的卻少之又少，大多數都還停留在傳統檔案的收集利用和開發當中，這樣一來使得效率變得極其的低下。

二、有利于提高醫院檔案管理工作效率的方法

檔案管理創新是提高其效率的有效途徑。現如今我國社會正處于信息技術時代，有些行業的老舊工作方式和規章制度已經無法滿足于當今時代發展的需求，國家又陸續出臺了新的改革方案我更齊全的配套政策，在這樣的大背景下，信息技術在社會的作用顯得極為重要，這不僅是新的挑戰還是個很好的機遇。為了更好地利用醫院檔案，讓醫院在飛速發展的社會中更好的發展，這就需要醫院檔案管理工作敞開大門來走向創新。

（1）提高檔案管理者的意識

需要醫院的各級領導首先要從自己做起，時刻更新自己的管理理念做到與時俱進，對檔案工作要有個新的認識，改變傳統檔案管理模式的看法，只有領導大力支持醫院檔案管理的創新，以及刻苦學習的檔案管理人員，并且給他們提供相應的物質獎勵激發他們創新的意識，才能盡快盡早地完成創新的艱巨任務。

（2）提升管理人員專業的素質

檔案管理員是檔案管理的領導者。因此檔案管理人員不僅要掌握專業知識，同時也要熟悉計算機技能，盡可能地學習多方面的知識與技能，更好地適應檔案管理的的發展趨勢。需要他們優化管理檔案的每個環節，做到重重把關。醫院定時的對管理人員進行相關一系列的考核培訓，或者多舉行院內學習、對外交流等活動來提升管理員的能力，同時還要在思想觀念方面，做做一定的改革，做到愛崗敬業，認真嚴謹對待工作，養成良好的習慣，以此來讓他們管理工作的應付上變得得心應手。

（3）檔案管理實現數字化

首先，大大地簡化了工作流程，使得工作效率大幅度的提升。數字化檔案管理大多采用現代化技術等，數字化的檔案信息取代了傳統紙質的資源、相比傳統的人工整理、登記，節省了大量的人力、物力以及財力。其次，數字化的儲存模式可以讓資源得到及時的開發利用、有效的達到資源共享，不但能夠有效的滿足了內部信息交流的需要，而且還接收各方面的資源。靈活、直觀性強的數字化管理讓我們方便快捷地查詢檔案的相關記錄情況、及時地提取想要的信息。不僅提高了管理人員的工作效率，還大大提高了搜索引擎的準確率。

（4）完善相關的標準、法規與政策

近年來，醫療技術的飛速發展，在一定程度上使得檔案管理水平和方式有了一定的提高，傳統的管理體制隨著時代的發展也開始逐漸的不能滿足于社會的需求，為了在管理體制和實際檔案管理上得到協調的發展，我們需要與時俱進地完善相關的管理體系。統一的標準能讓我們的檔案管理更好地開展，還能促進標準化與信息化工作達成共識。相關的制度、法規與法律為檔案工作的開展提供了重要的法律依據，有利于工作人員更好地開發與利用檔案的信息資源。當檔案管理方面有問題出現時，我們還可以根據此相關制度法規來對此進行處理。

三、總結

總而言之，我們只有完善一系列的管理制度、不斷提高管理者的自身素質和檔案的管理質量、采用現代化信息技術，使檔案管理工作能夠順利的開展進行，更好更快地利用檔案資料利用起來，提高醫院檔案管理的效率，為醫院的發展帶來更大的效益，更好的滿足與百姓的需求。