淺談如何做好干部人事檔案管理工作

盧曉麗 山西交通控股集團有限公司運城北高速公路分公司 山西運城 044000

干部人事檔案是按照黨的干部管理政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內(nèi)容的文件材料。干部人事檔案全面、真實地記錄了干部的成長軌跡和發(fā)展歷程，是黨組織了解干部、考察干部、選拔干部和使用干部的重要依據(jù)支撐。這就要求檔案管理工作必須做到以實事為依據(jù)，如實、客觀的記錄干部的真實情況，經(jīng)得起歷史的檢驗。只有這樣才是對個人的負責、對組織的負責。因此，必須高度重視，結(jié)合當前的新形勢要求、新技術(shù)發(fā)展，切實認真做好干部檔案管理工作，不斷提高管理水平，為企業(yè)選人用人提供有力幫助。

一、當前干部人事檔案管理中存在的突出問題

1、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)薄弱。干部人事檔案工作是一項保密性很強的工作，只有很少的員工管理、很少的管理者查閱，因此在實際工作中，容易出現(xiàn)忽視的情況，也或多或少存在著重視不夠、投入不夠的問題。這也導致基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上較為薄弱，三室分開、“六防”設(shè)施沒有完全得到落實，執(zhí)行檔案管理制度不夠嚴格；在硬件投入上明顯不足，沒有專用的檔案室，沒有相應(yīng)的安全保護設(shè)施，檔案存放在人事部門的辦公室內(nèi)，沒有設(shè)立防盜門、滅火器等基本的安全設(shè)施，很大程度上制約了人事檔案保管安全，嚴格保密的要求。

2、制度落實有待加強。在干部人事檔案管理工作中，對檔案資料收集、內(nèi)容鑒別、歸檔管理、查閱流程以及人員調(diào)離后的轉(zhuǎn)接制度，都有著嚴格的要求，必須做到內(nèi)容真實、管理嚴格、全程保密。但是，一些單位沒有建立起干部檔案管理制度，所有工作只靠具體工作人員的責任心，干成什么樣就是什么樣。

3、未能配齊配強業(yè)務(wù)人員。很多單位沒有重視檔案管理人員的投入，有的單位管理人員設(shè)在人事組織部門，有的設(shè)置和行政檔案管理合二為一，沒有配備專職的檔案管理機構(gòu)和檔案管理人員，具體的工作人員都是兼職，在檔案工作上投入的精力明顯不夠。而且，這些兼職人員缺少必要的業(yè)務(wù)培訓，導致對檔案管理業(yè)務(wù)不熟不精，造成檔案審核中出現(xiàn)的問題較多。

4、個別單位檔案卷宗質(zhì)量不高。卷宗質(zhì)量的高低決定著干部檔案管理的質(zhì)量。有的單位對干部檔案管理不到位，卷宗內(nèi)容參差不齊。有的內(nèi)容缺項，該記錄的沒有記錄、該入檔的沒有入檔；有的信息不準，記錄缺失或者是遺漏，甚至個別單位還存在著故意篡改的情況；有的在干部檔案材料的收集歸檔過程中，沒有按規(guī)定收集歸檔；有的單位填寫內(nèi)容不規(guī)范，填寫的主要信息與檔案其它材料記載不一致，無批準機關(guān)的文號、日期、無正反面打印等情況。還有存在檔案材料缺失的問題，缺少評審材料、獎勵材料、入黨材料、考察材料、學習材料等情況。

二、新時期加強干部人事檔案管理工作的思考

1、不斷提高認識。人事檔案管理是人力資源管理工作的重要組成部分，是一項政策性、專業(yè)性、連續(xù)性和保密性很強的工作。企業(yè)各級領(lǐng)導要高度重視，定期聽取有關(guān)情況匯報，給予必要的關(guān)注和支持，建立部門聯(lián)動協(xié)作工作機制，確保檔案資料的準確性和完整性。在崗位設(shè)置、人員配備上予以優(yōu)先考慮，選調(diào)政治素質(zhì)好，責任心強，有一定業(yè)務(wù)技能的黨員從事人事檔案管理工作，并通過定期、不定期的政治、業(yè)務(wù)培訓，不斷提高他們的業(yè)務(wù)工作能力。

2、確保必要投入。要按照“人事檔案三級管理標準”要求，積極加大投入，確保人事檔案保管與保護的硬件設(shè)備建設(shè)經(jīng)費。檔案管理室、閱檔室、檔案管理人員辦公室做到“三室”分開；建立完善了庫房“六防”設(shè)備（即：防盜門窗、空調(diào)、電腦、滅火器、溫濕度計、防腐防蟲物品）；破損無鎖及木質(zhì)檔案柜要及時更換鐵質(zhì)檔案柜，確保人事檔案保管安全，嚴格保密，為進一步做好此項工作奠定堅實的物質(zhì)基礎(chǔ)。

3、定期檢查和業(yè)務(wù)培訓相結(jié)合，不斷提高管理水平。在自查整改的基礎(chǔ)上，定期對業(yè)務(wù)工作檢查指導也尤為必要，對檢查出的人事檔案保管硬件設(shè)備不足、檔案材料收集與鑒別不及時、檔案歸檔整理不規(guī)范、“三齡兩歷”等信息前后不一致、檔案利用與轉(zhuǎn)遞方面存在制度執(zhí)行不嚴的現(xiàn)象等方面的問題有針對性地下達書面整改通知，要求限期進行整改，并跟蹤落實。同時，根據(jù)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，有針對性地進行業(yè)務(wù)培訓，通過工作研討，強化實務(wù)操作，為規(guī)范整理人事檔案提供標準，增強檔案管理意識，解決業(yè)務(wù)上存在的問題，提高檔案管理人的業(yè)務(wù)技能，切實促進企業(yè)人事檔案管理工作的有效開展。

4、健全制度，規(guī)范程序。建章立制是做好一切工作的前提條件。做好干部人事檔案管理工作，就必須不斷建立健全干部檔案規(guī)章制度，做到有章可循，有據(jù)可依，為檔案規(guī)范運作提供制度保證。在制度完善的基礎(chǔ)上，要強化日常管理工作，健全工作流程，規(guī)定工作手續(xù)，從辦理干部調(diào)入方面入手，堅持先審核材料，再辦理相關(guān)手續(xù)，確保干部人事檔案工作的有序可控，維護干部檔案的完整和安全。

三、建立干部人事檔案審核的長效機制

發(fā)揮檔案審核工作在檔案管理工作中的主體作用，定期審核檔案，把審核能力提高作為一項業(yè)務(wù)基本功來抓，積極推動審核工作與日常管理的有機結(jié)合，變查漏補缺的應(yīng)急處理為管理的優(yōu)化創(chuàng)新。增強檔案管理行為的內(nèi)在驅(qū)動力和工作主動性，研究解決制約檔案建設(shè)的突出問題，通過審核，實現(xiàn)管理素質(zhì)和管理方式的優(yōu)化升級。

1、建立標準化管理長效機制。干部人事檔案管理工作是一項久久為功的工作，需要長期抓、抓長期。因此要建立干部人事檔案審核制度，并且形成長效機制、長期工作，確保干部認識檔案管理工作全面受控。要從建章立制上下功夫，在干部人事檔案管理的管理制度、工作流程、崗位職責等的修訂時，建立審核標準，確保各個工作都在體制要求之內(nèi)。要堅持以結(jié)果為導向，從材料規(guī)范作為出發(fā)地點，逆向梳理檔案管理合格流程的工作，諸如，在歸檔過程中做到內(nèi)容規(guī)范、整理規(guī)范、裝訂規(guī)范、送檔規(guī)范；在借閱過程中，做到轉(zhuǎn)遞規(guī)范、手續(xù)規(guī)范、查借閱規(guī)范等，形成標準化的工作流程，提高干部人事檔案整體質(zhì)量。

2、建立創(chuàng)新長效機制。通過檔案審核工作方案的試運行，確立符合本單位實際的干部人事檔案審核工作方案，體現(xiàn)方案制訂的科學性和針對性；在補充完善過程中，打破以卷為單位集中補充的程式化操作流程，采取同類材料集中補制、同類問題集中處理的歸類補充方法，保證審核的工作進度。在審核工作全程，要堅持不斷總結(jié)工作經(jīng)驗，研究、探討、解決新問題，一邊整改，一邊反思?！耙詫徍舜俑倪M，以改進促提升”，以追求“標本兼治”為主旨，一方面完善“送檔”工作機制，一方面明確“索檔”工作職責，建立歸檔材料層層把關(guān)制度，實現(xiàn)干部人事檔案管理水平質(zhì)的飛躍。

3、建立監(jiān)督管理長效機制。干部人事檔案審核工作是檔案管理一項長期、持久，立足現(xiàn)實，著眼長遠的戰(zhàn)略工程。在干部人事審核工作中，根據(jù)不同階段的工作重點，認真落實有關(guān)規(guī)定，將干部人事檔案審核工作的管理性要求和監(jiān)督檢查要求傳達到各個層面管理主體。各主體干部人事檔案協(xié)調(diào)小組各司其職，逐級上報檔案管理基本情況報告、檔案審核工作自查報告、檔案整改工作方案、檔案審核工作情況匯報。協(xié)調(diào)小組負責綜合的督導、檢查下一級協(xié)調(diào)小組的運作，保證干部人事檔案審核要求的貫徹實施，政令暢通。

4、建立協(xié)同發(fā)展長效機制。要始終堅持把同步推進、協(xié)同發(fā)展作為做好檔案審核工作的重要抓手。各管理主體要在審核中進一步明確檔案管理工作方面應(yīng)履行的職責，在人力資源投入、先進設(shè)備運用、科學檔案管理等層面給予應(yīng)該的保證；通過集中培訓、集中作業(yè)、集中研討，取得思想認識一致，審核標準統(tǒng)一，整理裝訂標準化的可喜成果，改變長期以來企業(yè)管理水平不平衡的局面，促進企業(yè)整體管理水平的提升。

因此，要從管理意識、管理模式、管理制度、管理手段、管理人員等加強干部人事檔案管理工作，不斷提高人事檔案工作質(zhì)量和服務(wù)水平。