檔案管理信息化建設的必要性與策略探討

張滿意

河北秦皇島91404部隊 河北秦皇島 066000

如今，信息化技術在各個行業、領域當中都得到了廣泛、深入的滲透和應用，對社會帶來了巨大的影響和變革，在這樣的情況之下，我們的檔案管理工作也應當順應時代的發展趨勢，加強對信息化技術的合理應用，推進檔案管理信息化建設。

一、檔案管理信息化建設的必要性

檔案管理的主要工作內容，是對信息、數據、圖表、音像、文檔等資料，進行收集、整理、編撰、保管和開發，其意義不僅僅在于“保管”，更在于“利用”，既能實現對社會的記錄，又能夠為社會的建設、發展提供參考和依據[1]。因此，檔案管理工作是非常繁瑣的，涉及到的具體工作細節較多，而且一旦積累到一定的數量之后，管理起來便會顯得非常的困難，傳統以人工為主的檔案管理方式，不僅會給工作人員帶來很大的工作壓力，同時檔案管理的效率也非常低，在檔案的分析、挖掘與利用方面，更是會存在很大的阻礙，難以發揮出檔案管理的作用。

信息化技術具有諸多的優勢，例如其信息處理、運算速度快，智能化程度高，信息傳輸與共享能力強等等，將其應用到檔案管理工作中來，可以取代大部分的人工工作，減輕工作人員的壓力，同時大幅度提高檔案管理的效率，使檔案管理更加的規范化，更為重要的是，其能夠通過對檔案的分析與挖掘，輕松獲得更多有價值的信息內容，并實現快速的、大范圍的數據信息共享，提高檔案的利用率，更加全面的發揮出檔案管理的作用、意義。由此可見，在當前時代背景下，推進檔案管理信息化建設是尤為必要的。

二、檔案管理信息化建設的策略

（一）構建信息化的檔案管理平臺

檔案管理的信息化建設，首先是需要以信息化平臺為基礎，這是實現傳統紙質檔案管理向信息化檔案管理轉變的前提。為此，我們一方面需要根據檔案管理的實際需求，搭建好信息化硬件平臺，如配置性能優越的服務器、計算機、專用網絡以及掃描儀等設備，且其性能不僅要滿足當前的檔案管理工作需求，同時還需要有一定的富余，這樣才能夠便于今后的平臺升級[2]。另一方面，我們還需要涉及、開發好專用的檔案管理操作系統，系統要實現與其他各個相關工作崗位的對接，便于及時收集、獲得檔案所需的資料、信息、數據，同時系統的功能要健全、完備，能夠滿足當前檔案管理工作的各項標準、要求。最后還應當改善檔案管理信息化平臺的空間環境，注意防潮、防水、防火，防范物理性的安全隱患。

（二）健全檔案信息化管理制度

和傳統的檔案管理工作相比，信息化技術條件下的檔案管理會發生很大的改變，在這樣的情況下，我們的檔案管理制度也就應當隨之進行合理的調整，這樣才能為檔案管理信息化的推進提供有效的約束和指導，保證管理工作的規范性。應以我國的《檔案法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等為基本的參考，根據自身在檔案管理工作當中的實際情況，對管理制度進行細化和擴展，要在傳統管理制度的基礎上，突出信息化管理的相關特點、需求，嚴防工作當中可能出現的各種問題。而且需要構建健全的檔案管理工作責任體系，分層次、分崗位合理分配檔案信息化管理責、權，明確各個工作崗位的工作細則，如果在工作當中出現了問題、錯誤，則需要將責任追究、落實到具體的人頭，確保檔案管理信息化建設的規范、有序推進。尤其是在信息化的操作方面，必須要嚴防可能發生的安全隱患，根據工作內容和責任的安排，合理分配操作權限，所有的工作人員都只能通過自己的賬號、密碼登錄，不能交換、交叉使用，更不能隨意訪問外部網絡，在未經許可和安全檢測的情況下，不能隨意插用其他的可移動存儲設備[3]。

（三）實現檔案信息化共享

為了使檔案信息可以得到更多的利用，在信息化的技術條件下，我們還應當大力實現檔案信息化共享，這一點在檔案的信息化管理當中是非常重要的。在以往的檔案管理工作當中，如果要想對檔案進行異地調閱，過程是非常復雜的，用時也較長，等真正獲得檔案信息的時候，可能都已經過了最佳的檔案利用時機。而在前面已經提到，信息化技術具有非常強的信息傳輸和共享能力，所以我們可以借助于此，實現不同地域、不同單位、不同機構的檔案管理工作連接，或是建立統一的檔案資源共享服務器，將可以共享的檔案信息完全共享出來，允許授權的各方隨時進行檔案檢索，獲取檔案信息資源，從而實現檔案及時的、大范圍的、多層次的利用。

（四）對檔案信息進行深入的數據分析

除了實現檔案共享之外，為了更大化的發揮出檔案的價值，我們還應當利用信息化技術，對檔案信息進行深入的數據分析，從而挖掘出更多有價值的信息。例如，大數據技術具有對龐大、巨量數據的處理、計算、分析能力，可以幫助我們從有序或無序的數據當中，提取出各種有價值的信息，這些信息通常是通過人工觀察、計算、分析所難以得到的。所以，在檔案信息化管理的過程當中，我們應當積極加強對大數據技術的應用，通過大數據對大量的檔案資料進行數據分析，從中提取出更加具有價值的信息。

三、結語

在當前的時代背景下，我們的檔案管理工作必須要積極的尋求轉型，加強對信息化技術的應用，推進信息化建設，以提高檔案管理的效率和質量。除了上面所提到的幾點之外，我們還需要做好檔案管理信息化的安全防范、保衛工作，避免病毒、黑客的破壞，防止檔案信息丟失、泄露或是遭到篡改。