信息化檔案館服務功能的開發(fā)利用探討

崔銘

（中國海洋石油渤海有限公司天津濱海高新區(qū)服務分公司，天津 300450）

信息化檔案館即實體檔案館的信息化形態(tài)，是當代檔案館建設(shè)的必然發(fā)展方向。檔案館的本質(zhì)就是保存與使用信息的場所，隨著數(shù)字化技術(shù)的不斷升級，檔案館走向了信息化的道路，更多地采用聯(lián)機網(wǎng)絡(luò)的方式儲存檔案，但是與之相關(guān)的服務功能還未得到充分開發(fā)利用。本文正以此為關(guān)注點，探討與信息化檔案館服務功能開發(fā)利用有關(guān)的問題，以期使檔案館的價值得到更好的發(fā)揮。

1 加強信息化檔案館服務功能開發(fā)利用的意義

1.1 提高信息使用效率

信息化檔案館是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構(gòu)成的信息體。館內(nèi)所集成的信息包含重要的存史資料、豐富的用戶信息，是原生的、獨有的、不可替代的信息資源，能夠為使用者提供有益的參考和借鑒。信息化檔案館的共享性能夠使這些信息得到更好的使用。以信息化企業(yè)檔案館為例，它能夠集成與企業(yè)發(fā)展有關(guān)的一系列關(guān)鍵信息，以分類的形式加以保存，在營銷、管理、交流、決策等方面可以起到關(guān)鍵作用。企業(yè)的檔案資源庫可基于內(nèi)部局域網(wǎng)平臺構(gòu)建一個大規(guī)模的信息共享庫，形成一個開放式的資源存取空間，并實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自由傳輸，為企業(yè)各部門提供準確的信息參考。企業(yè)的生產(chǎn)管理者可根據(jù)企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展需要解讀與利用相關(guān)數(shù)據(jù)，從而能夠?qū)n案館的信息價值轉(zhuǎn)換為經(jīng)濟價值與社會價值。

1.2 建立現(xiàn)代服務形態(tài)

為促進檔案館自身的發(fā)展，當代的檔案館應努力向現(xiàn)代服務形態(tài)轉(zhuǎn)變，其中開發(fā)利用信息服務能夠產(chǎn)生重要作用。傳統(tǒng)的檔案館中，信息載體與內(nèi)容都較為單一，用戶只能通過人工模式實現(xiàn)檢索，服務形態(tài)較為陳舊。在傳統(tǒng)的服務形態(tài)中，用戶在尋找、定位信息的過程中花費大量時間，不僅影響了用戶的信息使用體驗，也對檔案館的發(fā)展形成抑制。通過開發(fā)信息化檔案館服務功能，可以實現(xiàn)智能化檢索，為用戶提供種類豐富、時間覆蓋全面的資源數(shù)據(jù)，使得服務形態(tài)發(fā)生深刻的變化?？梢哉f，開發(fā)利用信息服務是促進檔案館向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的必由之路，在這個過程中，檔案館得以在經(jīng)濟社會發(fā)展中起到更加積極的能動作用。

2 提高信息化檔案館服務功能開發(fā)利用水平的策略

有鑒于信息服務的重要意義，當代檔案館可以從以下四方面著手加強服務功能的開發(fā)利用，從理念和行動上促進檔案管理的發(fā)展與進步。

2.1 服務理念對接時代需要

中國人民大學信息資源管理學院的徐擁軍博士認為，過去的檔案管理單位在履行職能的過程中將自身工作的便捷性置于第一位，未能充分關(guān)注使用者的真實要求。隨著社會的進步，檔案館應趁信息化變革的契機轉(zhuǎn)變服務理念，讓檔案館服務切實成為知識服務，實現(xiàn)服務導向的管理創(chuàng)新。

在這一理念下，檔案部門的檔案管理與展示應當以用戶需要為牽引，處處體現(xiàn)服務用戶的目的。筆者認為，信息化檔案館的網(wǎng)絡(luò)體系必須要充分考慮到終端使用的便捷性，在實際工作中不斷調(diào)整思路，完成從客觀審視業(yè)務流程到合理改進工作制度的整體性轉(zhuǎn)變。檔案服務不能以推測、預設(shè)甚至是想像用戶的需要為基礎(chǔ)，而必須要以通過調(diào)查研究獲得的數(shù)據(jù)為前提，使檔案館的信息搜尋、組織、分析與重組能力不斷進步，成為使用者的可靠資料來源。

2.2 探索多元信息服務模式

2.2.1 信息集成服務模式

信息集成服務模式是信息化檔案館服務中最為主要的一種，對檔案館及其使用者都具有至關(guān)重要的意義。集成性信息服務模式將檔案館內(nèi)的各種要素資源進行整合，根據(jù)服務地區(qū)或單位的實際情況，做好各類資料的系統(tǒng)編研或?qū)I(yè)編研，使之以信息化的方式呈現(xiàn)。具體而言，資源是開展信息集成檔案服務的基礎(chǔ)條件，技術(shù)是提供服務的基本架構(gòu)，人對信息的選擇與組織則是提供內(nèi)容的最終保障。信息集成服務可為用戶構(gòu)建一個多元化的服務體系，將不同年代、不同類型、不同格式的檔案資源互相聯(lián)絡(luò)、有序呈現(xiàn)，得以突破許多傳統(tǒng)檔案管理工作中的難點，最終讓信息的使用者受益。

2.2.2 個性化信息服務模式

個性化是當前檔案館的重要發(fā)展趨勢，即所提供的服務要能夠滿足不用使用者的差異化要求。檔案館從無差別服務轉(zhuǎn)向個性化服務，體現(xiàn)了以人為本的前沿理念。個性化檔案服務提高了服務的針對性，是一種以使用者為中心的服務模式。按照這一服務模式，信息化檔案館要依據(jù)所構(gòu)建的網(wǎng)上平臺，依據(jù)用戶的區(qū)別性偏好提供服務。網(wǎng)上平臺的信息記錄與分析功能，可使用戶按照個人化的習慣選擇和使用服務。如果用戶預留信息推送路徑，還可主動向使用終端提供所需要的內(nèi)容，便于用戶查閱。通過這種途徑，不僅實現(xiàn)了信息內(nèi)容的個性化，也實現(xiàn)了服務途徑、服務方式的個性化，使信息化檔案館真正成為隨時調(diào)取的知識庫。

2.3 重視信息使用咨詢指導

應當指出，并非所有的使用者都能夠掌握信息化檔案館資源、設(shè)備以及服務項目的使用方法。因此，重視信息使用咨詢指導是提高信息化檔案服務效能的應有之義。檔案館要采取多元化的途徑，加強宣傳教育，讓使用者了解如何接觸和利用檔案館所提供的信息服務。具體的途徑可包括舉辦講座、開設(shè)短訓班或咨詢?nèi)藛T指導等方式，讓使用者掌握查找資源的方法。除現(xiàn)場宣傳教育外，也可向使用者發(fā)放手冊，提供詳細的說明圖示以供研讀。不論采用何種途徑，都要求檔案館管理者重視對接用戶，制訂相關(guān)的宣傳規(guī)劃，使盡可能多的用戶學習如何使用相關(guān)服務，提高檔案館信息服務使用意識，懂得如何調(diào)取、加工信息知識。

2.4 加強檔案管理隊伍建設(shè)

管理信息化檔案館對管理隊伍的素質(zhì)具有很高的要求。當代各行各業(yè)都在強調(diào)要促進人員專業(yè)化，檔案館也要開展人員專業(yè)化。信息化檔案館的工作人員不僅要有專業(yè)的檔案管理知識，還應當具有對檔案信息進行數(shù)字化處理的能力。檔案館管理隊伍的水平，與服務功能的開發(fā)利用水平具有直接的聯(lián)系。為加強檔案館工作隊伍建設(shè)，可從以下兩個方面入手。第一是嚴把人才招聘選用關(guān)，選擇學歷達標、經(jīng)驗充足以及觀念先進的人才擔任檔案館工作。第二是加強培訓，形成培訓定制，讓檔案館工作者在業(yè)務知識和操作技能等方面增長才干，并掌握信息化檔案館發(fā)展的最新趨向，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，填補能力短板。可邀請檔案管理方面的專家學者來館講課，充實工作人員的理論與實踐水平。

3 結(jié)語

信息化檔案館作為一種新型的檔案館，其功能的開發(fā)利用是一個系統(tǒng)復雜的長期工程。在這個過程中，需要領(lǐng)導部門重視，基層人員切實在技術(shù)上、服務上下工夫，也需要使用者加強信息使用意識。可以期待，隨著檔案館科學化程度的不斷提高，信息化檔案館將更多地發(fā)揮出有利于用戶與社會的信息服務功能。