淺析當前高校干部人事檔案管理存在問題及對策

廖冰曲

摘 要：干部人事檔案是組織人事部門在對人員的考核管理中形成的檔案。其記載和反映個人經歷和德才表現，由單位整理并集中保存。主要記錄當事人個人經歷、政治立場、品德作風、業務能力、工作表現及工作實績等內容的文字資料，是組織了解選拔人才的重要信息源。筆者就當前高職院校干部人事檔案工作存在的問題展開并提出解決對策，以期更好地促進高校干部人事檔案管理工作。

關鍵詞：高校；人事檔案；管理問題；對策

1 當前高校人事檔案管理中存在的問題及成因

人事檔案在干部人事工作中起著重要的作用。當前，一些高校人事檔案還存在分散管理，有關個人存檔材料還分別由組織部、人事處、科研處、教務處、學生處等部門管理，已不能適應新時期人事工作的需要，主要表現在以下幾方面：

1.1 千人一面，缺乏個性

人事檔案是人個人信息的另一種表現，完整的記錄了人的各方面狀況，就像“閱卷如見人”。因此，做好人事檔案工作尤為重要，而現實工作中各高校人事檔案管理問題不斷，檔案管理效率低、利用率不高。資料信息不完整、空洞、虛假等，多集中于人的學歷、經歷、政治面貌記錄，缺少個人道德、業務能力、專業特長，特別是一些定性結論較多，定量分析少之又少。此外，檔案材料中對人的評價不夠客觀，多集中于人的優點闡述，揚長避短，語言評價官方，無法全面、客觀的展示每個人的實際狀態。

1.2 信息搜集范圍狹隘

人事部門一味的強調搜集管理層人員信息資料，而忽視了廣大教職工的材料收集，造成了領導干部的材料多，普通職工的材料少。在基層干部及職工檔案內只有表示身份畢業生登記表或錄用通知、晉升工資表、個人履歷表，很少有組織鑒定等面全反映其他狀態的信息。人事檔案資料搜集應是多方面的，全范圍的，而非局限于領導層面，每個職工都應有全面的記錄。不管職工在任何崗位，是否出眾，各校或單位都應作為寶貴的資源，還需要人事部門擴大搜集范圍，保證資料搜集完整。

1.3 檔案更新不及時

因為檔案信息隨著人的成長經歷變化而不斷增多，并非固定不變的。因此，檔案管理工作也包括檔案資料的更新，實時添加新內容，補充新材料。然而，由于存檔材料需要不同崗位的工作人員收集提供，而他們的檔案意識不強，對該歸檔的檔案材料沒有及時收集并提交檔案管理人員歸檔，造成現有檔案資料無法反映現在個人狀態，而停留于過去表現及狀態，對于當下工作崗位與進展沒有及時更新，如：年度考核登記表、工資晉升（變動）表、專業技術職務登記表等，以及當前所參與的學習活動、創造發明、科研成果等。在人事管理中，既要有過去的信息記錄也要有當下的個人狀態記錄。只有這樣，才能更加準確的做好人才評價，挖掘人才，選拔人才，做到人盡其才。

1.4 整理不規范

由于人事檔案較多、較為復雜，使得檔案整理具有一定困難性。對此，還需要管理人員仔細、認真，精準分類、編排有序、目錄清晰、裝訂整齊。把個人檔案歸檔成冊作為檔案管理工作有效性的前提條件，由于單位人員較多，人事檔案管理缺少專職人員，導致材料混雜、散亂。盡管部分檔案已經裝訂成冊，但是缺少分類整理從而影響檔案的使用與查詢。

1.5 人檔分離

隨著辦學規模的不斷擴大，編制內教師已遠遠不能滿足當前的教學需求，一些院校采用編外制聘用教師以實現教學目的，而在當前市場經濟條件下，受聘的編外人員流動性較大，在單位沒有專職人事檔案管理員或是存放庫房有限的情況下，他們的人事檔案往往是存放在當地的人才市場代為管理，出現人檔分離。

2 解決問題及對策

針對上述存在的人事檔案管理中存在問題，結合當前管理水平與實際，筆者認為可以從以下幾方面對干部人事檔案的內容、管理辦法、管理制度等進行改革與完善。

2.1 加強各級領導和廣大職工對人事檔案管理的意識

檔案管理工作問題重重的主要原因在于：各級領導和廣大職工并未認識到檔案管理的重要作用，沒有從思想意識上重視檔案管理。因此，加強各級領導和廣大職工對人事檔案的意識成為當務之急，也是協調檔案管理不足的有效方法，是提高檔案管理效率的直接手段。

檔案管理人員擴大宣傳范圍，及時向領導和教職工宣傳人事檔案的重要意義與影響，及時向領導反饋相關制度政策及方針，匯報人事檔案管理取得的成果與存在的困難存在問題。只有這樣，才能更好的提高領導干部對人事檔案管理的重要性認識，得到教職工的積極配合。

2.2 管理人員提高專業水平及綜合素養

人事檔案工作中，管理人員是其重要組成部分，是檔案的整理者、規劃者、管理者，具有決定性作用。因此，想要提高檔案管理效率首先就要從管理人員入手，提高其專業水平、綜合素養、業務能力。人事檔案人員必須與時俱進的創新思想，打破傳統被動服務理念，積極主動投入到人才政策與人事制度中，掌握組織人事部門實際需求進而為其提供詳細的、準確的、真實的人事檔案，提高服務水平。

2.3 做到人、檔共同“進行時”

關于檔案內容不及時更新與陳舊問題，組織人事部門需要在檔案資料內容中融入能夠反映當事人個性檔案的素材。首先，融入個人綜合素養的信息資料，例如：身體狀況、受教育程度、業務水平素養等，應側重反映當事人的個性、集體意識、合作精神、創新意識等。二是反映當事人工作政績的內容。對教師崗位而言，具體業務考績應制定不同的標準，以教師檔案為例應補充的材料包括：

1）教師登記表。應概括有教師所從事專業、畢業院校、學歷學位，學科及工作部門變動情況，出生年月、專業技術職務、行政職務變動情況，外語及計算機水平等可以展示教師專業方面的狀態。

2）教師教育教學情況。應概括有教師每學年所授課程門類、上課時數、任課班級、實驗實習內容、課外輔導、指導畢業生論文數、公開教學情況、聽課記錄、教學質量評估表、校外兼課記錄、班主任工作情況、編寫講義等能反映出教師的教育教學態度和水平以及教育教學工作的質量。

3）科學研究和學術活動。應概括有歷年來教師完成的科研項目名稱、項目來源、經費數量，論文著作、外出講學的講題、時間、地點等反映出教師的學術水平、學術地位和學術研究的歷史。

4）業務進修情況。教師脫產、函授學習的計劃，進修學校、指導教師、進修總結、進修課程和成績，教師評語和鑒定及所取得的學歷學位證書等反映教師繼續教育的情況材料。

5）獲獎和榮譽情況。包括教師在教學科研、管理活動中獲得的各種表揚獎勵的證書上、文件材料等。

在教師原有的人事檔案條件下應及時更新新的材料，做到人檔共同“進行時”，就能較全面地動態地反映教師的教學、科研水平，便于學校審核評價、科學化工作開展。同時，也能夠幫助教師正確決策，保證教師評價公平、公正，生成各校領導對教師評價的可恥性，形成良好的競爭氛圍。

人事檔案部門和人事管理部門應密切配合，互相銜接好相關工作，及時掌握人員錄用、調動、任免及職務變動信息，人員調動要堅持先調檔后調人，對調入的檔案，應認真審核干部的“三齡兩歷”等材料，對缺失的檔案材料應與原單位對接及時補缺完善，做到人檔相符。接收檔案應主動配合做好信息反饋，收到檔案后核查無誤及時填寫回執，加蓋公章予以確認。對委托管理的編外聘用人員檔案，應及時、定時做好材料的補充并轉移到托管部門存檔。