高校檔案服務工作的創(chuàng)新途徑分析

李春梅

摘 要：高校檔案涉及的內(nèi)容較多，對于高校檔案服務工作進行創(chuàng)新具有較強的系統(tǒng)性和復雜性，因此在高校檔案工作中，需要融入新型服務理念，全面提高檔案服務水平，積極推動高校檔案服務工作的健康有序開展。

關鍵詞：高校；檔案服務；信息化建設；檔案利用制度；大數(shù)據(jù)

1 加強檔案信息化建設，統(tǒng)一信息和數(shù)據(jù)

當前有高校檔案加快了信息化建設的進程，這是高校檔案服務質量得以提高的關鍵所在。近年來高校招生人數(shù)不斷增加，教職工數(shù)量相應也淡民增多，信息呈現(xiàn)出快速發(fā)展的態(tài)勢，這也對高校檔案工作帶來了較大的挑戰(zhàn)。為了全面提高檔案管理水平，則要借助于信息化手段，加快推動檔案服務的創(chuàng)新發(fā)展。在當前高校我檔案工作中，需要建立高校檔案信息管理系統(tǒng)，并構建完善的檔案信息化系統(tǒng)標準，積極推動高校檔案信息化建設與高校教育信息化保持同步，實現(xiàn)檔案信息的科學歸類、整理和檢索，構建完善的高校檔案信息化重審體系，整個各類信息，實現(xiàn)高校檔案信息的統(tǒng)一管理。另外，建立檔案信據(jù)庫，及時對檔案信息進行更新，這樣可以更便利于進行檔案信息檢索。針對于檔案信息安全積極采取有安全防護措施，通過設置系統(tǒng)操作應用權限或是加密保護等方式實現(xiàn)對檔案信息的安全管理。

2 重視檔案管理，全面提升檔案服務工作的水平

由于檔案管理工作的質量直接關系到高校各項工作的有序開展，因此在高校發(fā)展過程中，需要重視檔案管理，以此來全面提高檔案服務水平。對于高校管理者，不僅要重視檔案管理工作，同時還要加大投入力度，進一步建立健全高校檔案信息化管理系統(tǒng)，加快推動高校檔案的信息化和數(shù)字化發(fā)展，為高校檔案服務質量的提高奠定良好的基礎。同時，高校檔案管理人員也要注重自身的專業(yè)素質的提升，并在日常工作中重視自身的學習和培訓，掌握現(xiàn)代化技術，熟悉對檔案信息化進行操作，從而為檔案利用者提供高效、優(yōu)質的檔案信息。在高校檔案服務創(chuàng)新發(fā)展過程中，需要檔案管理人員要樹立良好的服務意識，并認識到檔案工作與其他工作之間的緊密聯(lián)系，通過提高自身的專業(yè)水平來使檔案工作與各部門的工作實現(xiàn)有效銜接。即通過做好檔案服務工作，積極為高校其他工作的開展提供重要的信息支持，積極參與信息統(tǒng)計和分析工作。通過為檔案需求者提供檔案信息的便捷查找，全面提高高校檔案服務效率，構建檔案信息化網(wǎng)絡，加快推動檔案信息的共享，方便調查高校內(nèi)部各部門對檔案信息的合理使用。

3 規(guī)范檔案管理利用制度

在當前高校檔案服務工作中，需要進一步規(guī)范檔案管理利用制度，簡化檔案服務流程，提高檔案檢索和查詢的效率，全面提高檔案服務水平，從而為檔案利用者提供更多的便利條件。在具體建立健全檔案管理利用制度過程中，還要打破傳統(tǒng)體制的束縛，將檔案科學管理與服務有效結合，簡化檔案利用過程中的流程。即在確保檔案信息安全的基礎上，盡可能的去掉檔案利用過程中一些多余的步驟，這樣檔案利用者能夠快速高效的查詢到自己所需要的檔案信息，有利于檔案服務工作效率的全面提高。

4 建設數(shù)字化、網(wǎng)絡化平臺

高校檔案工作中要加快館藏目錄數(shù)字化、館藏目錄查詢系統(tǒng)、各類全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫的建設步伐，為檔案網(wǎng)絡利用提供方便。同時要擴大文本、視頻、聲頻等數(shù)字信息的收集范圍，及時對電子文件進行歸檔，通過建設各類數(shù)據(jù)庫，打牢檔案利用和服務的科技應用基礎。此外，高校檔案服務工作還要運用多種查詢方式，轉變以往查閱加目錄式的單一服務模式，要建立磁卡閱讀區(qū)、紙質檔案閱讀區(qū)、微檔案閱讀區(qū)、聲像檔案閱讀區(qū)等機讀目錄，建立兼有傳輸、檢索和利用功能的一體化服務。

5 挖掘用戶潛在需求

只有全面滿足檔案使用者的需求，才能有效促進高校檔案服務水平的提高， 而檔案使用者的需求除了現(xiàn)下的需求還有潛在的需求，對用戶的潛在需求進行挖掘，可以有效促進高校檔案的可持續(xù)發(fā)展。檔案用戶由于文化層次、興趣以及職業(yè)等各個方面的不同，對于檔案利用的需求和頻率也呈現(xiàn)出一定的差異性。根據(jù)使用者對于檔案的利用頻率，可以將其分為尚未利用型、偶爾利用型以及經(jīng)常利用型。對于偶爾利用型，高校檔案管理人員可以采取試探性的營銷策略。譬如，在檔案網(wǎng)上創(chuàng)建專題數(shù)據(jù)庫，采取對多種檔案主體服務進行開發(fā)的方式對檔案用戶進行試探，在此基礎上將該類型用戶的潛在需求有效激發(fā)出來。對于經(jīng)常利用型是用戶，高校檔案管理人員可以通過Web使用模式挖掘技術分類技術對潛在的用戶進行發(fā)掘，在此基礎上采取聚類分析的方式進行分析，并且通過對該類用戶進行登記，包括用戶興趣、學歷和職業(yè)等，對用戶利用檔案的趨勢和動機加以了解，在此基礎上將特征相同的用戶群有效劃分出來，對其潛在的需求進行深入挖掘，并在此基礎上針對這類用戶提供個性化的定制服務或者開展特定的宣傳策略。

6 利用大數(shù)據(jù)開展有針對性地智能服務

高校檔案的智能服務城朵根據(jù)不同用戶群體的需求，積極采取多種形式的服務方式來對檔案用戶提供及時、準確的檔案信息，為檔案用戶提供專屬性服務。特別是基于大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作的最終目的即是提供檔案的利用，因此要注意在確保歸檔電子文件法律效力的基礎上，積極向用戶提供利用服務。同時檔案部門還要與網(wǎng)絡時代辦公的需要相適應，充分的利用技術管理手段來將各類檔案資源轉變?yōu)橛脩舯阌诶玫男畔?，使學生師生在任何地方和任何時間內(nèi)通過登錄學校檔案網(wǎng)頁，利用注冊的用戶名和密碼即能夠獲取到自己所需要的檔案信息。同時，高校也可以將一些開放的檔案信息全文數(shù)字化后上傳到網(wǎng)上，從而供檔案利用者使用。學校檔案部門還要針對于檔案利用者網(wǎng)絡行為數(shù)據(jù)進行分析，從而為檔案利用者提供更具針對性的檔案信息服務。

另外，當前高校檔案服務工作中，可以基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下來拓展檔案服務方式，推動檔案服務方式的多樣化發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案服務方式就是檔案室進行查詢，在當前信息技術的支撐下，檔案利用者可以通過電話、郵件或者是實時咨詢的方式進行檔案信息的查閱。并且網(wǎng)絡的發(fā)展可以進行遠程的信息查詢。學校檔案管理部門也可以利用信息化技術來為用戶提供廣泛性和個性化的服務，利用互聯(lián)網(wǎng)公布檔案的信息以及新聞事件等廣泛性的信息，也可以根據(jù)用戶的個性化的需求，推送一些比較具有針對性的信息。

7 結束語

高校檔案服務工作的創(chuàng)新發(fā)展不僅需要檔案管理人員樹立良好的服務意識，同時還要基于檔案利用者角度來進行換位思維，從而對工作方式方法進行不斷創(chuàng)新，落實好高校檔案服務機制，全面提高高校檔案的服務水平，為高校檔案工作的有序開展奠定良好的基礎。

參考文獻

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