鐵路企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)探究

鄒潔

摘 要：檔案是對(duì)歷史的真實(shí)記錄，具備社會(huì)性、價(jià)值性，管理檔案對(duì)企業(yè)而言至關(guān)重要。隨著科技持續(xù)進(jìn)步，鐵路建設(shè)高速發(fā)展，鐵路企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)變成鐵路建設(shè)的重要部分之一，下面就主要探究鐵路企業(yè)加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)策略，促進(jìn)檔案管理水平的提升。

關(guān)鍵詞：鐵路企業(yè)；檔案管理；信息化；建設(shè)策略

鐵路企業(yè)是組成交通事業(yè)的重要部分，是國(guó)民經(jīng)濟(jì)的關(guān)鍵性支撐，而檔案管理則是鐵路企業(yè)的重要內(nèi)容，影響鐵路事業(yè)的進(jìn)步與發(fā)展。鐵路企業(yè)檔案數(shù)據(jù)類型較多，且數(shù)量很大，工作較為復(fù)雜，怎樣提高檔案管理工作效率是擺在鐵路企業(yè)面前的重要課題。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)則有利于鐵路企業(yè)提高檔案管理效率與質(zhì)量，減少人員工作強(qiáng)度，預(yù)防檔案歸檔不及時(shí)，同時(shí)共享檔案信息資源，促進(jìn)檔案的利用，方便查找。在實(shí)際工作中，鐵路企業(yè)可嘗試采取以下策略加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)：

1 加快網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，形成檔案管理合力

對(duì)于當(dāng)下鐵路企業(yè)檔案管理模式比較落后的問(wèn)題，檔案部門(mén)及人員應(yīng)注意利用辦公局域網(wǎng)成立電子文件數(shù)據(jù)管理中心，對(duì)各個(gè)系統(tǒng)歸檔的電子文件進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，在鐵路系統(tǒng)中共享檔案電子文件信息資源。例如：鐵路檔案人員要通過(guò)檔案查詢網(wǎng)頁(yè)，快速建設(shè)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，組織相關(guān)人員瀏覽檔案數(shù)據(jù)、問(wèn)詢檔案信息，促使鐵路檔案管理信息系統(tǒng)能聯(lián)系企業(yè)所有職能科室與班子成員，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案信息資源管理、網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息資源利用服務(wù)、自動(dòng)化的檔案管理工作、法制化的檔案信息管理。檔案人員還要聚焦對(duì)鐵路企業(yè)重大的活動(dòng)、事件以及重要的會(huì)議、工作、人物等的檔案監(jiān)管工作，結(jié)合常規(guī)檔案和即時(shí)檔案，結(jié)合各方力量提高檔案管理信息化建設(shè)水平[1]。鐵路企業(yè)還可建立設(shè)計(jì)、施工等檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)，集合鐵路企業(yè)產(chǎn)品的研制以及開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)等信息；鐵路企業(yè)的檔案部門(mén)務(wù)必要全方位參與單位信息化建設(shè)，積極介入單位管理流程，加強(qiáng)監(jiān)控單位各類型文件材料的運(yùn)行，保證紙質(zhì)檔案和電子檔案保持一致，確保檔案數(shù)據(jù)信息真實(shí)有效。

2 加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，統(tǒng)一采集數(shù)據(jù)信息

檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)主要有歸檔電子文件、管理電子文件以及標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、管理、使用檔案信息資源等，要求鐵路企業(yè)檔案人員在著錄、標(biāo)引檔案信息時(shí)嚴(yán)格依據(jù)《檔案著錄規(guī)則》和相關(guān)法規(guī)；鐵路企業(yè)檔案管理要主動(dòng)參與國(guó)際質(zhì)量認(rèn)證的貫標(biāo)活動(dòng)，通過(guò)與信息化建設(shè)適應(yīng)的新標(biāo)準(zhǔn)、新規(guī)章，加快檔案管理信息化進(jìn)程。這主要體現(xiàn)在歸檔電子文件、對(duì)各類檔案進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理與檢索以及庫(kù)房管理等，促使鐵路企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)良性發(fā)展。例如：《中華人民共和國(guó)鐵道行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》TB/T 1588-85分類標(biāo)準(zhǔn)是鐵道部檔案管理在手工模式下的科學(xué)分類標(biāo)準(zhǔn)，便于手工管理、查找，但在當(dāng)今的網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代，這一標(biāo)準(zhǔn)顯得過(guò)于死板，若每個(gè)專業(yè)都編號(hào)排架，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，且查找難度大，應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況探索鐵路檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，即淡化整理，細(xì)化檢索。這種標(biāo)準(zhǔn)與原則便于生成和管理流水號(hào)，能確保檔案分類信息的完整性，通過(guò)流水號(hào)對(duì)檔案進(jìn)行查找和管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)一采集，提高檔案管理工作效率。

3 加強(qiáng)安全性保障，規(guī)范鐵路檔案管理

鐵路企業(yè)檔案的社會(huì)性、價(jià)值性以及唯一性、原始性等決定著檔案信息安全管理也非常特殊，檔案部門(mén)不但要確保檔案信息內(nèi)容的完整、真實(shí)和有效、可讀、不被泄露或者是竊取，還要確保檔案文件的歷史痕跡和原貌，更關(guān)鍵的是持續(xù)地、長(zhǎng)期地、安全地保管檔案。例如：在鐵路企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中，檔案人員要建立評(píng)價(jià)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的工作體系，通過(guò)有效的方法與措施對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)測(cè)，提前建立完善的檔案管理安全防范體系，致力于維護(hù)鐵路檔案信息安全；建立檔案安全技術(shù)保障體系，提高信息管理系統(tǒng)的免疫力，強(qiáng)化保障鐵路檔案信息安全性的硬手段，同時(shí)采取生物識(shí)別身份認(rèn)證、防偷竊等措施，強(qiáng)化保障鐵路檔案信息安全性的軟手段；采取硬盤(pán)加密、數(shù)據(jù)加密、容災(zāi)備份等加密措施保障鐵路企業(yè)檔案信息在網(wǎng)絡(luò)中傳輸、在系統(tǒng)中存儲(chǔ)、在用戶訪問(wèn)等過(guò)程中的安全性、完整性、真實(shí)性。

鐵路企業(yè)還要注意保障檔案信息安全的持續(xù)性，要注意建立制度化、程序化的檔案管理信息化建設(shè)模式并加強(qiáng)落實(shí)[2]。鐵路企業(yè)檔案部門(mén)要建立網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)、應(yīng)用等的規(guī)范化制度，規(guī)范檔案管理信息化建設(shè)操作流程。例如：鐵路企業(yè)應(yīng)持續(xù)加強(qiáng)對(duì)施工單位編制檔案、保證檔案安全的培訓(xùn)，發(fā)放檔案編制模板，加入實(shí)作培訓(xùn)，現(xiàn)場(chǎng)示范，提高各鐵路施工單位對(duì)編制項(xiàng)目竣工資料的重視度，明確竣工資料的整編、移交等職責(zé)，加強(qiáng)竣工資料的編制能力，保證安全、全面地搜集竣工數(shù)據(jù)信息。鐵路企業(yè)還要基于自身特征，遵守開(kāi)放性、兼容性、系統(tǒng)性以及前瞻性等原則建立健全檔案管理信息化建設(shè)制度體系，將定義、鑒別、儲(chǔ)存、數(shù)據(jù)以及查閱等納入規(guī)范化范疇，保證鐵路檔案管理信息化建設(shè)的快速健康發(fā)展。

總之，在新時(shí)代，鐵路企業(yè)應(yīng)適應(yīng)發(fā)展形勢(shì)與發(fā)展需要，充分認(rèn)識(shí)檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)，在日常檔案管理工作中加快網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)及安全性保障，形成檔案管理信息化建設(shè)合力，統(tǒng)一采集檔案數(shù)據(jù)信息，促使鐵路檔案管理信息化建設(shè)不斷趨于規(guī)范化，提高檔案管理效率與質(zhì)量，為鐵路事業(yè)的發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。

參考文獻(xiàn)

[1]姚琳.鐵路檔案創(chuàng)新管理模式之探析[J].質(zhì)量探索，2016（06）：88+87.

[2]彭柳.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].城建檔案，2017（01）：17-18.