關于機關單位檔案管理工作存在的問題和對策

邵蔚秋

摘 要：現階段，隨著我國信息技術的飛速發展，越來越多的部門和機構都實現了信息化數字化的管理，我國機關單位也不例外。而機關單位的檔案工作也在將信息化運用其中。這樣一來，我國機關單位的檔案管理工作就不斷地進行完善，使得機關單位的檔案工作更加規范化和信息化。利用信息技術對檔案實施管理，在一定程度上提高了檔案管理的水平。但是，信息化時代下機關單位的檔案工作還存在一定的問題需要解決。鑒于此，本文是對機關單位檔案管理工作存在的問題和對策進行研究和分析，僅供參考。

關鍵詞：新環境；機關單位；檔案管理；對策分析

隨著我國的經濟和科技的進一步發展，互聯網科技逐步地滲透到人們的生活當中去，數字化信息化的發展使得國家的許多領域在進行改革，我國的機關單位的檔案管理工作也在進行著改革。隨著改革的不斷深入，改革后的機關單位檔案管理對于利用信息技術實現資源的共享也提出了自己的要求。所以，基于現在這個信息化的時代背景，機關單位對檔案如何進行管理也成了一個深思的問題。

1 當前時代下機關單位檔案工作存在的問題

1）機關單位的檔案管理意識較為淡薄，觀念性不強，機關單位的檔案管理工作主要是信息化的管理，對于機關單位的實際工作沒有有效的幫助，而且不能夠直接的反映工作人員的所面臨的一些困難，檔案的管理只有在特殊的時期才會顯現出其存在的價值以及管理工作的重要性。所以，這樣的情況導致很多的機關單位對于檔案的管理工作不夠重視，而且在很大程度上缺乏必要的檔案管理工作的常識。

2）在當前這個信息化的大時代，雖然信息資源在實現共享，但是還有很多機關單位的檔案還是人為進行管理和操作的，這樣在一定程度上導致檔案工作的保密性較差。因為檔案的大部分操作都是由人工來完成的，而且在操作過程中難免會由于一些紕漏、操作不當又或者是操作流程不規范的原因帶來檔案信息的泄露。此外，即使是檔案管理工作操作流程比較規范，但是檔案的管理人員的自身綜合素質也不能夠得到有效地保障，難免會有一些自身素質較低的工作人員將別人的檔案信息故意或者無意地泄露出去，導致檔案的管理出現差錯。在另一方面，機關單位的人員流動性比較強，所以對于檔案的調動需求也比較大，一份檔案的經手人員和接觸人員都比較多，難免會出現一些紕漏。所以，采用傳統方法管理的機關單位檔案的保密性和安全性都比較差。

3）機關單位的檔案管理人員自身的專業素質和綜合水平不高，人員能力參差不齊，導致檔案管理工作會出現一定的紕漏。而且，有些人員根本沒有檔案管理的相關專業知識，只是靠托關系和走后門才進入機關單位檔案管理部門進行工作，這樣的現象在我國屢見不鮮。但是，這樣做的后果卻比較嚴重。機關單位聘用了這些沒有專業檔案管理知識的人來管理檔案，不僅不會提高檔案工作的效率，而且在有些時候還會給檔案管理帶來麻煩，妨礙檔案的管理工作順利開展。因為他們沒有檔案管理的知識，對于檔案的遷出、遷入、提、調等都不了解，根本無法勝任這樣技術性和專業知識性較強的工作。不僅不會提高工作效率，還會適得其反，給檔案管理工作帶來不便。

2 解決機關檔案管理工作中存在問題的相應對策

1）規范機關檔案管理工作

機關檔案很多都是政府公文、黨的相關政策等非常重要的文件，需要將其進行分類整理，并做好登記工作，機關檔案管理工作直接關系著檔案的安全性。機關檔案管理人員必須要按照《檔案法》的相關規定對檔案進行管理及存放，按照檔案管理標準來執行，建立并健全檔案管理制度，嚴禁機關檔案管理工作人員胡亂堆放檔案，必須要做好檔案的分類整理工作，并在檔案上清楚標明檔案內容，做好登記工作。

2）加強機關單位檔案管理工作的信息化建設

計算機技術及信息技術的應用給檔案管理工作帶來了極大的便利，機關單位檔案管理工作的信息化建設，可以極大提高檔案管理工作人員的工作效率，而且還可以將檔案的分類目錄存儲到計算機硬盤中，非常方便以后的查找及翻閱。另外，對于機關單位的重要檔案還可以制作成word等類型電子文檔存儲到計算機硬盤中，可以減少檔案丟失與破損現象的出現。機關單位應該緊跟時代發展的步伐，建設檔案管理信息化體系，購置計算機、打印機等檔案管理信息化所需要的儀器、設備，并制定出科學、合理的檔案管理制度及檔案工作標準，同時還要根據檔案的性質，制作檔案文件的電子檔進行保存，設計出專業的檔案管理軟件，實現檔案管理的分類歸檔，切實提高檔案管理工作的信息化、智能化，確保檔案保存的完整性及保密性。

3）提高機關單位檔案管理工作人員的綜合素質

機關單位要招收檔案學相關專業的人才進行檔案管理工作，應給檔案管理工作人員提供相應的學習資料，讓檔案管理工作人員能夠不斷充實自己的理論知識，同時還應該舉辦檔案管理工作培訓班，并邀請專業的檔案管理人才來開展講座，定期、不定期地對檔案管理工作人員進行檔案管理的相關培訓，讓檔案管理工作人員能夠深刻理解檔案管理工作的精髓，切實提高自身的綜合素質。另外，檔案管理工作人員還要認真學習計算機操作、信息化建設等相關專業知識，努力適應檔案的信息化管理模式。機關單位還可以制定相應的激勵政策，每季度或每個月定期舉辦檔案管理工作知識及能力競賽，讓全體檔案管理工作人員參加，制定檔案管理工作相關的法律法規、檔案學等理論知識及檔案管理實際業務應用能力的相關題目，讓單位的檔案管理工作人員來進行比賽，這樣可以充分調動檔案管理工作人員的工作積極性，也非常有助于提高檔案管理工作人員的綜合素質。

3 結束語

綜合上邊我們提到的新環境下機關單位檔案工作管理的研究以及機關單位在現階段檔案管理工作的現狀，同時也分析了檔案管理共做出現的一些問題。我們應該及時的對這些問題進行分析和解決，讓這些問題能夠在我們的努力下得到解決。針對新環境下機關單位檔案管理工作的問題所提出的解決措施，需要各個方面的綜合配合，不僅是領導要轉變自己對于檔案工作的觀念，而且，相關的檔案工作人員更應該提高自己的專業水平和綜合素質，不斷提高自己的競爭意識，做好自己的工作，使得機關單位的檔案管理工作更加規范化。

參考文獻

[1]陳子港.數字化檔案管理在民政系統檔案管理中的應用[J].辦公室業務，2017（24）：185-186.

[2]邱常宇.行政單位加強檔案管理的措施[J].現代職業教育，2017（35）：250.

[3]陳德華.機關檔案管理中的幾個問題及對策[J].檔案天地，2017（12）：46-47.

[4]周婷婷.基于推進機關檔案文化建設的研究[J].辦公室業務，2017（21）：67+69.

[5]李麗，趙航.信息化時代加強機關檔案管理的重要性及舉措[J].辦公室業務，2017（18）：96.