探究提高機關事業單位檔案管理的信息化水平

王靜

摘要：由于我國人口眾多，在全球化進程加快的時代背景下，要想加強我國的綜合軟實力，機關事業單位的整體水平至關重要，而檔案管理能力是其很重要的一項組成部分，而我國當前機關事業單位檔案管理水平整體水平與發達國家還相距甚遠，因此基于這一情況，筆者結合當前我國事業單位檔案管理水平現狀，分析探討了如何提高我國機關事業單位的檔案管理水平。

關鍵詞：機關事業單位；檔案管理；信息化

1檔案信息化建設的內涵

檔案信息化建設是當前國家檔案行程機構順應時代潮流趨勢，將檔案整理統一規劃并利用現代化信息技術來進行統一管理，從而使得檔案管理在先進的信息技術幫助下更加科學合理，加快現代化信息檔案管理的腳步。也就是說將檔案信息的紙質版轉變為電子信息虛擬化模式，但是與此同時，檔案管理信息化的建設是一項長期的工作任務，短期內無法取得非常重大的成就，因此檔案管理相關的機構需要跟隨時代發展，與時俱進，將先進的信息技術設備和規范應用到檔案管理中，促進機關單位檔案管理信息化建設。

2信息技術在檔案管理中的應用

2.1提升檔案管理的工作質量

對于機構和公共機構而言，檔案管理工作的目標往往繁多而復雜，并且與組織的各個方面有關。如果人員工作離開的檔案信息僅依靠人力進行整理和分析，無疑檔案歸檔是一項巨大的工程。在檔案管理工作部門將符合新時代的科學技術應用到檔案管理工作之中去，檔案的管理和組織將會變得更加有效率，同時檔案管理有關部門的人力、物力、時間等都會最大限度的被節省。

2.2提升檔案保存的穩定性

紙質版文件在長期保存過程中極其不穩定，容易受外部環境的影響，而與之相比，電子版文件受外界影響因素較小，穩定性可使得其長期保存。在正常情況下，電子文件（如CD和移動硬盤）用于存儲電子文件，每個電子文件將備份2-3份。使電子文件存儲的安全性和穩定性顯著提高。

2.3提高傳遞檔案的效率與安全性

在傳輸過去的紙質文件時，通常需要大量的物理和人力，如果它不在原來的位置，很容易導致文件丟失。然而，利用科學技術保存的檔案利用互聯網這一介質不僅可以節省跨部門、跨地區甚至跨國家傳輸的時間和效率，同時也能在很大程度上保證文件傳輸的安全性。

2.4加強檔案文件信息的共享與交流

由于處理紙質檔案往往帶來諸多不便，導致政府機關各單位和部門之間文件共享和交流不足。使用現代信息管理技術也可以有效地彌補這一不足。自從使用信息管理技術以來，文件管理水平發生了重大變化，從以前的文件級逐步形成了系統的管理模式。不僅如此，信息技術還可以與各級政府和機構的部門密切聯系，為文件查詢提供更大的便利，進而提升文件使用效率和管理質量。

3信息時代的機構和機構信息管理創新

3.1將管理轉變為服務

在過去人們的理解中，認為記錄管理只是一項行政工作。然而，隨著時代的變遷和信息時代的到來，我們希望不會實現的信息傳遞和共享可以在幾秒鐘內完成。在這個時代背景下，人們對檔案資料的便利性要求逐漸提高，檔案管理部門應該從自身出發。順應時代潮流，摒棄傳統工作理念，將服務這一理念貫穿整個工作過程中。例如，通過信息技術的特點向服務對象提供更多樣化和完整的文件信息。并通過電子文件的特殊分類，方便用戶的查詢等。近年來，隨著信息化進程的逐步推進。人們對檔案管理信息的時間等各方面需求都越來越多，日益多樣化，在查詢和提取檔案時都更加要求高效，所以，檔案管理部門應該順應時代發展，結合社會大眾的需求，將檔案管理服務的質量盡快提升。

3.2積極轉變傳統檔案管理方式

鑒于實踐，在傳統機構的檔案管理中，由于需要面對大量無聊的紙質材料進行不同類別的登記和保管，這不僅耗費大量時間和精力，而且管理人員長期以來在這些任務中不可避免地會犯錯誤。結果，它將不可避免地導致機構中檔案管理的效率和質量的顯著降低。有鑒于此，這就要求絕大多數機構和機構應積極改變傳統的檔案管理方式。第一，各機關，事業單位應積極組織相關檔案管理人員學習，從思想上推及到行動，將科學信息技術在檔案管理工作中的應用的重要性有充分的認識。然后改變其傳統的檔案管理思想。第二，在改變管理人員的思想后，機構還必須根據所介紹的檔案管理方面的信息技術和設備制定相應的定期培訓計劃。這將為快速有效地改變他們的文件管理實踐奠定堅實的基礎。最后，在前期工作都做完之后，為了能讓培訓達到預期的效果，檔案管理相關部門要結合實際情況制定相關的績效考核制度，將基于培訓內容的獎懲結合起來。換句話說，檔案管理人員的個人表現和獎金與培訓評估的結果相關聯。相反，這一系列相關措施確保它會得到回報，這有助于確保文件管理實踐得到有效轉換。

3.3建立起完善的檔案信息數據庫

與傳統檔案管理不同，信息時代下機構檔案管理中的數據庫是其核心組成部分。這是因為檔案信息數據庫的建立不僅在很大程度上減少了文件存儲所需的空間和設備，而且在保證檔案存儲安全性的基礎下也同時可以將檔案信息數據庫的價值充分利用。所以，基于這種情況，檔案管理機構在檔案信息數據庫方面重視起來，將其完善。檔案管理工作的相關部門需要結合自己的相關實踐工作，建立數據庫目錄，能夠有效利用檔案信息數據庫。在創建的目錄中輸入相應的文件信息數據以建立完整的數據庫。由于目錄的準確性和科學性對建立的數據庫的質量有直接影響。因此要格外注意。為此，大多數政府機關和事業單位在建立檔案信息數據庫之前應該準確分析自己的檔案管理工作對象，然后建立科學合理的數據庫目錄。

3.4注重檔案管理工作者的綜合素質

在大數據時代背景下，檔案管理工作者的培訓格外注意，在培訓中完善檔案工作者的工作能力，提高他們的綜合素質。當前機關單位的工作者在實際檔案管理工作中存在一些不足，有些單位的檔案管理工作人員甚至對于如何操作計算機電腦都存在疑問，所以相關檔案管理部門想要取得長足進步，高素質，綜合能力完善的人才是必不可少的。所以檔案管理部門想要實現檔案管理信息化，機關事業單位在這類方面的培訓要加強并重視，提高檔案管理工作者的綜合素質，培養責任心。

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