淺析高校聲像檔案管理模式創新

摘要：高校聲像檔案管理工作直接關系著學校管理、教學以及科研等相關資料的完整性與安全性，對高校教育管理具有重要意義。但是目前高校聲像檔案管理當中存在著諸多問題，管理人員管理意識薄弱，管理方式較為落后且缺乏完善的管理制度，對相應檔案資料的采集和保存也缺乏有效控制。為了保護高校聲像檔案以及原件的機密性和完整性，提升檔案資料利用率，有必要采取有效措施創新管理模式，改進高校聲像檔案的管理。

關鍵詞：高校聲像檔案；檔案管理；模式創新

隨著近年來科學技術的飛速發展，高校聲像檔案管理當中的聲像資料種類越來越多，除了傳統文書檔案之外，更多的是照片、錄音帶以及影像帶等為載體的多樣化聲像檔案。隨著高校聲像檔案種類以及數量的不斷增多，加強檔案管理工作顯得愈加重要。目前針對高校聲像檔案管理存在的較多問題，為了全面保護高校聲像檔案資料完整性和安全性，要積極采取各種創新管理策略，創新高校聲像檔案管理模式。

一、目前高校聲像檔案管理存在的問題

1、管理方式落后

目前我國高校聲像檔案管理主要的形式有三種，第一種是在相關活動結束之后，聲像記錄人員將聲像資料移交至檔案館，由檔案館對相應資料實現統一集中化管理；第二種是學校各個部門以及二級學院先進行各自學校和部門的聲像資料自我收集和管理，并將整合之后的聲像檔案資料按照一年一次的頻率移交至學校檔案館；第三種是相關聲像資料直接保存在記錄者手中，或者由學校各個部門進行自行保存和管理。目前我國高校針對聲像檔案資料，大部分都是處于分散管理狀態，基本上沒有建立聲像檔案管理系統，也難以對相關資料實現統一管理，高校聲像檔案管理也缺乏專門的管理人員。受到傳統檔案管理模式影響，大部分聲像檔案屬于分散保存狀態，大多資料難以及時歸檔，也沒有實現集中管理，直接導致高校聲像檔案存在不完整、不齊全等問題。

2、管理人員管理意識薄弱

受到傳統檔案管理模式的影響，高校檔案管理人員在實際檔案管理工作當中，過于看重對紙質檔案加以保存和管理，忽略了聲像檔案，甚至一些學校尚未針對聲像檔案實現統一化管理，這種管理意識和管理模式嚴重影響高校聲像檔案有效收集和保存。高校的聲像記錄人員在相關活動當中實現活動記錄之后，只是將相關資料應用到新聞報道當中，缺乏對相關資料的保存意識，也沒有將其及時保存到高校檔案館當中，將各種聲像資料私自處理，當聲像記錄儀器當中內存滿的時候就直接將歷史聲像資料刪除，導致很多聲像資料流失，即便目前已經是信息時代，人們對各種聲像資料的收集和歸檔意識還是非常薄弱。

3、缺乏完善的管理制度

國家以及學校在檔案管理相關制度建立當中，很少有關于聲像檔案管理的相關制度，即便學校在調整檔案管理制度的時候加入了聲像檔案管理條例，但是執行力非常有限，很多高校在進行檔案管理當中都沒有嚴格按照聲像檔案管理相關制度進行有效管理。甚至一些高校進行檔案管理只是為了應付上級檢查，在實際管理工作當中不夠重視高校聲像檔案管理工作，管理模式也較為落后，檔案服務過于被動，直接導致高校很多聲像檔案存在遺失問題，難以有效提升聲像檔案歸檔質量[1]。同時，我國高校聲像檔案管理由于制度不完善，導致聲像檔案需要進行多個程序才能實現歸檔和保管，高校聲像檔案要實現利用也需要走復雜的程序，直接導致聲像檔案歸檔率低，利用率也不高。

4、高校聲像檔案采集與保存困難

一方面，在進行聲像采集過程中，本應由專業人員進行活動相關聲像資料的采集和錄制，但由于目前大多高校在聲像采集過程中缺乏專業的工作人員，很多錄制聲像資料的工作者都是非專業人士，對于相關設備的使用以及錄制過程不夠專業[2]。同時，管理相關聲像檔案的工作人員也缺乏專業人士，在對相應聲像檔案進行收集和整理、保管當中缺乏專業素養，難以實現相關聲像檔案的全面收集與管理。另一方面，由于收集到的聲像資料基本上都是視頻格式或者音頻格式，在對相關檔案進行收集管理當中通常需要對資料進行數字化轉化，以數據形式對相應資料實現歸類和保存，但是大部分高校對于聲像資料儲存缺乏充足的存儲機制，在硬件配套設施欠缺的條件下，難以實現聲像檔案的有效歸檔和管理。

二、高校聲像檔案管理創新的意義

1、保護檔案原件并加強利用

在聲像檔案管理當中，具有多種以錄音帶、照片、錄像帶、影片以及底片等材料作為載體的聲像資料，在進行聲像資料保存過程中需要對各種類型且數量巨大的載體進行保存，難度較大。實現高校聲像檔案管理模式的創新，一方面可以對檔案原件加強保存，另一方面可以利用各種數字化技術對相關資料進行轉化，實現更加全面有效的保存，并方便使用[3]。尤其是高校歷史當中較為珍貴的各種影像資料，要建設聲像記錄管理系統，并不斷優化和改善存儲環境，利用云技術將各種歷史珍貴資料上傳至云平臺當中，確保其得到有效保存，并能更加方便的利用[4]。

2、保護檔案機密性和完整性

檔案資料最重要的性質就是完整性和機密性，實現創新高校聲像檔案管理模式，能夠全面提升聲像檔案的完整度，并利用現代信息技術加強對相關資料的加密處理，提升其機密管理性。近年來，國家對檔案管理機密性越來越重視，但是不可避免還是會由于人為疏忽導致紙質檔案流失。由視頻、圖像以及聲頻等組成的聲像檔案，不僅促使檔案完整性全面提高，還可以借助現代先進全息影像技術對相關歷史場景進行重現。在創新管理高校聲像檔案過程中，還會借助各種現代技術對檔案實現加密管理，提升檔案整體機密性。目前，借助先進信息技術，通過數據形式將聲像檔案在輸入和輸出過程中實現全面轉化，更容易實現檔案加密。

三、創新高校聲像檔案管理的措施

1、強化聲像檔案工作人員自身管理意識

建立高校聲像檔案管理創新模式，首先要求聲像檔案管理人員提升自身管理意識，以觀念指導行動。高校全體師生需要加強關注聲像檔案管理模式，在全面了解之下提升聲像資料歸檔意識，提升資料完整性。同時，檔案工作人員要在轉變管理意識之下，提升聲像檔案利用服務綜合質量和利用率，樹立高校聲像檔案利用服務的觀念。在高校聲像檔案利用率不斷提高過程中，檔案管理人員將更加深刻的認識到高校聲像檔案管理工作的重要意義，在實際管理工作當中更加重視聲像檔案收集和管理。

2、建立完善的聲像檔案管理制度

要實現高校聲像檔案管理模式創新，還需要建立完善的聲像檔案管理制度，通過制度的硬性約束提升檔案管理效率。高校要結合學校自身情況，對聲像檔案相關管理制度進行完善制定，并貫徹落實，在制度實施過程中及時根據落實情況進行不斷的調整和規范。首先，高校制度制定部門要深入到學校基層，對實際工作進行全面了解，并對學校師生進行意見收集，全面制定符合實際情況的聲像檔案管理制度。其次，在相關制度建立之后，可以先針對學校某一部門進行試點試行，根據試行情況對制度加以調整和優化。最后，學校要針對高校聲像檔案管理加強管理和監督，建立專門的監督小組對檔案管理部門相關工作加以監督，并進行考核制度的同步制定，確保其貫徹落實聲像檔案管理制度。

3、借助信息技術完善聲像檔案數據庫的建立

隨著科學技術的進步，高校的聲像檔案管理在進行模式創新過程中也要積極利用現代科學技術，要加快聲像數據庫的建立，將更多先進技術融入到聲像數據庫建立當中，可以將云計算等各種現代服務終端融入到數據庫當中，提升整個數據庫的安全性[5]。同時，要對管理模式進行全面調整，通過線上、線下兩種重要模式對聲像檔案進行具體的存檔、調檔等操作，實現在線瀏覽和在線檢索。為了提升數據完整度，還要積極將各部門以及二級學院相關聲像檔案資料全面整合到數據庫當中，不僅提升資料完整性，還能在同一平臺中實現資料的集中化管理，促使資源共享，提高資源利用率[6]。

高校聲像檔案管理不僅是對各種聲像資料的保存，還是各種歷史活動的真實見證，相關聲像檔案在實現有效管理當中還能加以利用，要保護高校聲像檔案完整性和嚴密性，就必須積極創新高校聲像檔案管理模式。高校相關管理部門要全面提升高校聲像檔案管理意識，在高度責任感意識下積極學習聲像檔案管理知識，借助各種現代化信息技術實現創新管理，促使高校聲像檔案更加完整，并不斷提升利用率。

參考文獻：

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[2]劉巖，趙楠.基于“互聯網+”思維的應用型高校學生檔案管理創新的路徑[J].職業技術教育，2017，38（14）：13-15.

[3]張倩.區塊鏈技術對高校檔案信息管理方式創新的可行性探究[J].檔案與建設，2017（12）：21-24.

[4]劉永，趙旺，任妍.跨界融合模式創新驅動檔案信息化建設探討——以智慧城市檔案管理云平臺體系建設為例[J].檔案管理，2017（3）：4-9.

[5]田偉，韓海濤.大數據時代檔案館服務創新研究——基于天津高校檔案數據變化[J].檔案與建設，2016（3）：17-20.

[6]陳曉媛.信息化背景下高校檔案利用模式的發展與創新[J].山西檔案，2016（5）：47-49.

作者簡介：周丹（1981.05）漢族，女，湖南湘陰，研究生，湖南工學院講師。