科研生產企業科技檔案收集歸檔管理問題與完善對策

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摘要：本文分析了科研生產企業科技檔案收集歸檔管理工作的現狀及存在問題，提出了通過提高歸檔意識、細化管理制度、完善激勵機制等途徑，建立一種有效促進知識經驗的總結提煉，強化項目總結歸檔，確保科研項目科技檔案“應歸盡歸”的收集歸檔管理模式。

關鍵詞：知識工程企業檔案收集歸檔管理模式

一、引言

智慧院所建設是在國防科工局智慧軍工建設大環境下提出的，智慧院所的基礎是數據與知識，一般將智慧院所分為數字化階段、信息化階段、基于知識創新階段，自我學習知識創新自適應階段四個階段。科研生產企業科技檔案是科研生產企業在科研生產以及各項管理活動中直接原始形成的記錄，是科研生產企業自主知識積累、技術沉淀的重要載體。近年來，航空科研生產企業通過數字檔案館建設將傳統紙質檔案實體管理轉變為數字檔案信息數據管理模式，并建立了一系列檔案基礎數據庫及專題數據庫，基本解決了智慧院所建設在數字化、信息化階段的數據產生、信息關聯以及基本生產過程文檔的產生和管理等問題。但是如何將檔案數據庫轉變為檔案知識庫，如何將科研過程中科研人員的方法和經驗更好地歸納、總結、提煉并轉換為知識，這就需要檔案人員從項目收集歸檔管理模式研究、探索和實踐。

二、科技檔案收集歸檔存在問題及原因

知識的挖掘、提煉與服務需建立在“海量”信息數據資源的基礎之上。科研生產企業科技檔案蘊含著企業多年科研工作經驗和智慧，是最具特色的核心知識資源，但是檔案資源的匱乏成為了制約檔案知識管理工程開展的瓶頸。大量的科研項目任務完成后未能及時總結歸檔，導致科研生產企業知識資產重要組成部分的科技檔案資料大量流失。造成此類現象的主要原因在于以下幾個方面。

（一）歸檔意識薄弱

科研項目的實施與文件材料的編寫一直處于“兩張皮”的狀態，文檔一直是用起來重要，干起來可以不要。大部分科研人員在項目實施工作中一切以科研任務進度為主，只有執行任務必須使用的文件才會編寫，如筆者單位影響任務實施的大綱、方案、試飛任務單及地面試驗任務單等文件較全，但是很少形成任務過程記錄性和過程處理文件，如飛行過程日志、測試過程記錄、數據處理過程等。這就造成了項目完成了，文件材料沒有全部形成，在歸檔階段缺少過程性的文件材料。究其原因主要在于，部分科研人員缺乏歸檔的意識，在項目實施中未能有意識進行文件編寫與積累。

（二）制度更新不及時

科技檔案管理相關規定明確了傳統的型號、產品、預研、技改等上級下達任務項目的文件材料如何歸檔以及歸檔范圍，但是近年來隨著管理方式的改變，出現了民機預研、工信部預研、型號三出、技術創新、管理創新、新產品基金等項目，此類項目雖然在項目管理流程中明確了歸檔環節，但是這些項目對文件材料歸檔缺少明確的約束，也沒有及時更新相關制度，明確提出此類項目的具體歸檔范圍及工作要求，從而導致了歸檔不規范甚至項目不歸檔的現象。制度更新不及時，承擔此類項目的科研人員普遍不知道此類項目需要歸檔，并且因為缺乏相關責任追究制度，導致現行檔案工作相關管理規定也得不到有效執行。

（三）歸檔機制不健全

歸檔計劃的制訂執行隨意性較大，沒有形成制度化、規范化的長效機制，一般科研人員有“需求”則申報計劃，沒有“需求”則不歸檔，歸檔計劃流于形式，缺乏相應考核機制。同時，對于歸檔工作缺乏相應的激勵措施，某些科研人員認真負責，項目文件材料歸檔質量高、數量大，卻沒有得到獎勵，部分人員不歸檔也未受到相應處罰，導致了科研人員歸檔積極性不高的問題。

（四）歸檔要求不細化

傳統的歸檔范圍及歸檔要求比較籠統，可操作性較差，一般而言只注重了全，而忽略了實際工作中的可執行性，沒有針對項目具體情況進行具體規定。例如在型號項目歸檔中，將所有型號研制過程中可能涉及的文件全部羅列出來，但是在實際實施工作中，型號項目一般還分為飛機、航電、測試改裝等專業課題，各專業形成的文件材料存在差別，傳統的歸檔范圍對科研人員缺乏實際指導意義。

三、完善科技檔案收集歸檔管理工作的對策

（一）以宣傳為導向，提高科研人員檔案意識

宣傳時可將科技檔案歸檔工作與知識工程、智慧院所相關聯，將科技檔案與知識、數據相聯系，通過各種渠道加強科技檔案重要性宣傳，在內部報刊、宣傳展板、互動答題以及園區網論壇、微信公眾號等多個媒體及渠道對檔案的重要性、檔案工作的使命性進行宣傳。通過與研究部門之間開展交流，進一步了解科研人員需求，普及歸檔基本知識，樹立文件形成積累意識，提高全員檔案意識。

（二）以制度為約束，完善項目歸檔具體要求

一方面，從科研項目管理頂層規劃入手，編寫《科研項目總結歸檔管理辦法》并以企業規章制度形式下發，明確相關任務主管部門以及任務承研單位等的職責，明確哪些項目必須歸檔，并且將項目總結歸檔納入項目日常管理、考核工作流程和相關人員崗位職責，要求各單位在年度工作計劃、考核內容及總結中明確項目歸檔工作內容，并作為項目總結驗收、申報成果、獎金發放、合同付款的前提條件之一，從制度上對項目歸檔進行約束。另一方面，根據各類任務項目的不同要求分別編制《歸檔指南》，將所有歸檔文件形成環節的梳理與科研任務工作流程相對應，明確什么情況下該形成什么文件，為科研人員提供清晰的歸檔流程、明確的歸檔要求。《歸檔指南》既具有指導意義又具備實際可操作性，既是科研人員的歸檔指導手冊，又是檔案管理人員的歸檔作業文件。

（三）以計劃為牽引，確保項目歸檔的完整性

歸檔計劃是項目歸檔工作開展的依據，傳統的歸檔計劃編制一直實行的是“自下而上”的申報模式，相關單位完成項目申報歸檔則納入歸檔計劃，不申報計劃則不進行歸檔，在這種模式下諸多項目為報成果而歸檔，部分項目不報成果則不進行歸檔，造成大量檔案信息資源的流失。為此，應建立“自上而下”的計劃下達與“自下而上”計劃申報相結合的歸檔計劃編制模式，以確保所有項目/課題完結后歸檔。具體做法是檔案部門與任務主管部門溝通，由任務主管部門梳理上一年度各類項目任務完成情況，將上一年度完成的所有項目納入歸檔計劃，形成計劃下達的歸檔模式，再由各單位進行申報補充，最終以正文文件的形式下發執行。

（四）以考核為保障，提高項目歸檔工作積極性

歸檔計劃編制方式的改變，從任務源頭保證了上一年度所有完成任務的課題都能夠納入計劃，增加了歸檔項目的數量。但是歸檔計劃能否有效地執行，項目承研單位是否能夠及時、積極主動完成歸檔直接影響著歸檔文件材料的齊全完整性。為此，應建立歸檔考核機制和項目歸檔激勵機制，一方面，將項目歸檔納入各單位量化考核標準，通過考核來促進歸檔項目數量的提升；另一方面，通過與相關主管部門溝通，對歸檔項目文件材料質量較高的工作人員給予一定的物質或精神獎勵，從而提高科研人員歸檔工作的積極性。

四、結語

本文以智慧院所、知識工程為背景，力求解決檔案的收集、知識的積累問題，通過研究與實踐，提出了以宣傳為導向，以制度為約束，以計劃為牽引，以考核為保障，以檢查為輔助的完善科研項目科技檔案收集歸檔工作完善對策，并在筆者單位進行了實踐，極大促進了科研項目科技檔案歸檔的數量，提高了項目歸檔文件的質量。

*本文系國家檔案局科技項目“科研生產企業檔案工作管理模式研究”（項目編號2014-R-12）階段性成果。

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作者單位：中國飛行試驗研究院