計量技術機構電子文件檔案管理系統設計與實現

文·王娜

隨著計算機技術和互聯網應用的普及與發展，檔案已不再僅僅以單一的紙質形式存在，通過電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數字格式的電子文件應運而生，產生了大量的電子檔案。[1]同時，檔案信息量的迅猛增長，傳統檔案管理手段已無法滿足檔案信息的存儲、查詢需求，對計量技術機構電子文件檔案資料管理來說，這一需求更為強烈。隨著計量技術機構信息化建設步伐加快，如何利用信息化技術手段開發機構電子文件檔案管理系統，實現電子文件檔案規范、科學化管理，保證計量數據資料信息的準確性和完整性，實現計量技術機構信息資源數據共享，達到數字化計量的目標，具有重要的現實意義。本文將結合計量技術機構電子文件檔案資料特點，對電子文件檔案管理系統的設計與實現進行詳細分析和研究。

一、電子文件檔案管理系統設計的需求分析

計量技術機構電子文件檔案管理系統是以文件生命周期理論、文件連續體理論為基礎，基于互聯網技術，全程通過計算機來實現對電子文件的收集積累、數據管理、長久保存和有效利用為一體的在線檔案數據資料管理系統。

計量技術機構電子文件檔案主要分五類，包括質量體系檔案（技術檔案、業務檔案、與質量體系相關的技術人員檔案、儀器設備檔案）、干部人事檔案、財務檔案、科研檔案和其他檔案等。[2]本文參照GB/T 18894-2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》[3]、ISO 15489《文件管理國家標準》[4]等文件規定，結合對省、市級計量技術機構檔案管理工作的調查研究，將電子文件檔案管理系統的功能需求分為以下五部分：

（一）收集錄入。實現檔案資料網絡信息化，提供資料數據錄入、轉化和收集整理，不僅可以錄入紙質檔案，而且可以收集傳統文件數字化形成的電子文件，主要類型有：掃描文件、圖像、圖形文件、視頻文件、音頻文件、通用軟件產生的文件、數據庫文件等，還可以通過網絡將處于流轉狀態的電子文件與辦公自動化OA系統等進行聯結，實現批量電子文件直接流轉入需歸檔的檔案數據庫中。[5]由于計算機網絡的便捷性，電子文件應可以根據需要隨時收集，并且對于電子文件檔案收集人員來說，要保證所收集資料數據的完整性和安全性。

（二）整編歸檔。整編歸檔的目的是便于電子文件檔案的保管、維護和檢索，而其中的基礎和關鍵技術就是要實現檔案的分類編目功能。系統在設計的過程中，依據國家檔案分類標準及計量領域相關管理辦法的規定，按照檔案的不同特點，如來源、內容、載體、保管期限、保管機構等進行分類處理，確定立卷方案，明確立卷規則，通過計算機輔助功能或人工方式完成檔案編目，實現檔案的整編歸檔。在整編歸檔的過程中，檔案管理人員需要憑借本人在計量技術機構工作的經驗和技能，通過查看電子文件檔案數據或內容，對待歸檔的文件進行技術鑒定，根據需要適時進行檔案整編歸檔工作。

（三）鑒定銷毀。通過在整編歸檔功能中所實現的對不同類型的電子文件檔案保管期限的設置，系統可以自動鑒定檢索出過期檔案，檔案管理人員再參照國家關于檔案鑒定銷毀的有關規定，通過系統辦理審批后，銷毀檔案，其中屬于保密范圍的歸檔電子文件數據，必須確保從系統中徹底清除，并且無法通過操作系統的恢復技術進行恢復；不屬于保密范圍的，實現邏輯刪除即可。此外，系統在做銷毀處理的同時，要保存被銷毀電子文件檔案數據的銷毀日志，以備查詢、備案。

（四）查找檢索。電子文件檔案的最大價值體現在用戶的使用上，而要實現這一價值最有效的手段就是便捷、高效的查找與檢索功能。此功能應用的前提是，依據文件管理相關規定，設置用戶可查詢范圍、檢索結果顯示范圍和可瀏覽形式等權限。其次，應支持多形式、多途徑的檢索方式，同時可以實現網絡化檢索，大大提高工作速度和效率，滿足大型跨地區計量技術機構異地查詢、利用電子文件檔案的需求。最后，可以根據用戶的權限，直觀、靈活地顯示檢索結果。

（五）統計打印。為了對機構電子文件檔案進行有效的監督和管理，系統應可以實現對檔案的收集、整編、歸檔、檢索利用、鑒定銷毀以及實體檔案存放等情況的統計，具有權限的檔案管理員可以采取固定或隨機的方式獲取統計報表，并根據需要進行打印，實時掌握機構電子文件檔案的有效運行情況。此外，機構的工作人員也可以根據實際業務需要，在有權獲知資料數據的前提下，自定義生成統計報表，有效提高檔案的利用價值。

二、電子文件檔案管理系統功能模塊及數據庫設計

（一）數據收集錄入模塊設計

該模塊可以使計量技術機構部門電子文件形成人員完成對各類檔案數據資料的錄入、上傳、修改、編輯等工作，并能完成電子文件檔案原件（紙質文件）與已收集電子文件未歸檔數據庫的批量掛接，最終將收集到的電子文件存入待歸檔數據庫。流程圖如圖1所示。

圖1 數據收集錄入模塊流程圖

（二）數據整編歸檔模塊設計

該模塊實現了對未歸檔所有電子文件檔案的分類、存儲和管理，方便了本機構工作人員的檢索、查詢和利用。檔案管理人員登錄系統，對本機構各部門提交的待歸檔的文件數據資料進行鑒定，確保各份電子文件的技術指標和職能要素均符合要求，審查合格的文件，根據編目規則進行整編歸檔，存入已歸檔數據庫。流程圖如圖2所示。

圖2 數據整編歸檔模塊流程圖

（三）檔案鑒定銷毀模塊設計

該模塊與數據整編歸檔模塊中的分類編目設計相對接，結合計量技術機構檔案資料的分屬類型，依據保管期限，自動檢索出待銷毀的檔案列表。此列表可以實現對不同類型的電子文件檔案的保管期限進行自定義、修改、維護等功能。具有鑒定銷毀權限的檔案管理人員根據檢索到的過期檔案，提出銷毀申請，經所涉及過期檔案資料的分管部門負責人鑒定，提交機構領導簽批；按照領導的批示，進行鑒定處理：需要銷毀的，直接清除至回收站；需要修改保管期限繼續存檔的，修改后返回歸檔數據庫。對于需要銷毀的檔案數據，根據保密范圍，選擇是否徹底刪除。最后查詢、記錄、打印鑒定銷毀檔案數據的全部日志記錄。流程圖如圖3所示。

（四）檔案查找檢索模塊設計

該模塊結合計量技術機構電子文件檔案的分屬部門及機構工作人員對各類檔案的需求，設置用戶查詢方式、輸出檢索結果的權限，對沒有權限的查詢方式不予支持，對不在用戶權限范圍內的檢索結果不予顯示，對無權限打印檔案資料的只能在線瀏覽。按照計量技術機構的工作特點，系統為用戶編制了大類（技術檔案、業務檔案、人員技術檔案、儀器設備檔案）、小類（大類細化）、文件編號、文件名稱、主題詞、分屬部門、歸檔時間等查詢條件。用戶可以通過簡單查詢、分類查詢、自定義查詢等多種方式進行查找和檢索，并且可以通過機構的OA辦公自動化系統、移動辦公系統，實現同一機構多地查詢、檢索的功能。[5]具有打印權限的用戶，可以設置結果顯示格式，選擇結果導出格式，完成下載；只具有瀏覽權限的用戶，只能實現在線查閱。流程圖如圖4所示。

圖3 檔案鑒定銷毀模塊流程圖

圖4 檔案查找檢索模塊流程圖

（五）數據統計打印模塊設計

該模塊的數據統計打印功能分屬于機構專職檔案管理員和分屬部門負責人。系統為專職檔案管理員設置了固定統計模式和自定義統計模式，其中固定統計模式的報表，由檔案管理員自行根據需要編制常用模板，包括機構檔案基本情況統計表、電子文件檔案數據統計表、檔案年報（季報）等，只需輸入起止時間，便可自動生成打印，方便快捷；另一種就是自定義模式的報表，通過自定義字段：檔案類型（技術檔案、業務檔案、人員技術檔案、儀器設備檔案）、保管期限、份數、存檔地點、銷毀情況、檢索次數等等自動生成報表。對于分屬部門負責人來說，在權限允許前提下，根據實際業務需要，自定義字段，完成對本部門或本領域的技術、業務、人員、儀器設備的相關數據統計，并可以根據需要計算一定時期內數據的和、平均值、增長量（率）等。[6]統計報表的輸出形式多樣，除文字內容外，還可以生成圖表、圖形、圖例，并能通過不同色彩、圖標進行標注。流程圖如圖5所示。

圖5 數據統計打印模塊流程圖

（六）系統數據庫設計

數據庫設計的目標是通過建立層次結構分明、邏輯嚴謹而相對獨立的數據庫體系，實現合理、有效地數據存儲，滿足電子文件檔案管理收集、歸檔、借閱、檢索等需求，為用戶準確、快速地提供有用信息。其設計要遵循基本的幾項原則：能夠滿足數據存儲需求，數據要準確且便于管理與用戶訪問，具有良好的數據庫安全保障機制，數據冗余要合理，數據庫布局、整體性能要合理等。在需求分析的基礎上，數據庫的設計主要完成電子文件檔案數據表與字段的定義，一般采用漢字的首個拼音字母組合來表達其含義；對表的定義中，主要突出描述表的名稱與含義、字段名稱、字段類型、字段長度、是否允許為空值（允許空值）、缺省值等字段信息。系統設計的主要數據列表包括：系統用戶信息、錄入文件基本信息、歸檔文件有效信息目錄、文件待審批操作處理、歸檔文件目錄、技術屬性維護等。[7]數據模型是面向數據庫中的邏輯結構的，一個數據模型能夠向用戶提供一組數據。對于系統的安全應用設計，通常采用數據系統默認的規則進行處理。

三、電子文件檔案管理系統的實現

系統結構的構建主要包括三種模式：客戶端/服務器模式即C/S（Client/Server）結構、瀏覽器/服務器模式即B/S（Browser/Server）結構、 B/S與 C/S混合結構體系。計量技術機構內部通常采用局域網的形式實現計量檔案信息的管理，通過Internet網中動態網頁向有關管理部門、專業所（中心）傳輸資料信息，以此實現對計量信息的控制與共享。結合計量技術機構這一特點，根據對其電子文件檔案管理系統功能需求分析與模塊流程設計，該系統采用WWW技術與B/S、 C/S混合結構相結合的形式實施。具體地說就是檔案人員業務處理通過兩層結構將數據送入主服務器處理，而普通用戶檢索查詢則通過瀏覽器向WEB服務器發出請求，在主數據庫進行查詢，將查詢結果回傳給用戶。[5][7]實施結構圖如圖6所示。

使用電子文件檔案管理系統后，計量技術機構檔案管理部門和各業務部門人員有了良好的接口，使數據從各個相關部門直接流入檔案系統，由檔案系統將收集的數據加工整理后再次呈現給各部門，實現數據充分利用。[8]整個電子文件檔案管理系統的工作實施流程如圖7所示。

圖7 技術機構電子文件檔案管理系統的工作實施流程圖

四、 結語

電子文件檔案管理系統的設計與實現突破傳統檔案管理模式，將手工管理與計算機信息化系統管理有機結合，通過管理系統分類存儲大量資料、數據，解決了傳統檔案存儲占據較大空間，耗費大量人力、物力的問題，節約了檔案管理成本。通過設計檔案的收集、歸檔、鑒定、查詢、統計等模塊實現對計量技術機構檔案資料的統一、規范化管理，保證計量數據資料信息的準確性和完整性。系統的實現不僅使工作人員查找資料變得更加方便、快捷、高效，而且也有助于檔案資料及時跟蹤、收集、更新，提升了檔案管理工作效率。此外，檔案信息化系統的建立，實現了計量技術機構信息資源共享，工作人員使用數據資料也可以不受時間和空間的限制。