行政事業單位檔案管理的創新思路

鞠正寶

摘 要：作為行政事業單位內部管理工作中的一個重要組成部分，其能夠在開展檔案管理工作的過程中發揮重要作用，如人事部署、事務安排以及管理、決策等，且能夠充分反映行政事業單位的發展歷程。但由于之前行政事業單位檔案管理工作中存在管理制度完善性缺乏、人員素質不足、管理經費不足等問題，故有待進一步的研究予以解決。由此本文針對行政事業單位檔案管理工作中存在的問題進行分析，提出了建立起有效的行政事業單位檔案管理的創新思路，繼而有效發揮行政事業單位檔案管理工作的真正價值。

關鍵詞：行政事業單位；檔案管理；創新思路

行政事業單位的變革與發展過程中，建立起科學且合理有效的管理制度已經成為了必然選擇，同本單位的自身發展實際相結合以明確發展方向，由此可見，加強對于檔案管理能夠為行政事業單位的相關工作的順利有序進行提供保障。采用科學的方案管理行政事業單位的檔案，能夠為檔案的真實性提供保障。伴隨信息時代化這一新形勢，我國行政事業單位檔案管理工作中的問題逐漸暴露出來，針對目前行政事業單位檔案管理工作中存在的問題進行分析，本文提出了建立起有效的檔案管理策略以解決問題。

1 行政事業單位檔案管理工作中的問題

1.1 管理制度缺乏完善性

當前多數行政事業單位還是以傳統模式展開檔案管理工作，受傳統模式呆板性以及員工未接受專業培訓等因素的影響，出現管理人員崗位職責不清、崗位內容不明等情況[1]。由于上崗人員未接受專業的檔案管理知識培訓，存在檔案管理方面的業務尚不清楚、收集和整理檔案的專業意識不足等現象，此類現象嚴重制約著檔案管理的水平。

1.2 檔案管理人員素質不足

檔案管理是一項比較系統的工作，其對工作人員的專業知識和專業素質提出了較高的要求，即要求工作人員必須具有耐心細致的工作素質以及專業的管理知識[1]。行政事業單位檔案管理工作經長時間的發展，其人員具有一定的穩定性，但是在新時代背景下，檔案管理工作的內容出現了一定程度的變化。傳統檔案管理工作的模式以及方法難以同新形勢下的工作要求向符合，尤其是在當前信息技術得到顯著發展的大環境中。部分檔案管理人員在信息化和數字化方面的意識較為薄弱，亟需進一步的提升。此外，檔案管理工作較為復雜，其對工作人員的工作態度以及工作專業素質提高了較高的要求，但受到檔案管理工作多比較枯燥乏味，容易出現工作積極性不高以及檔案管理工作中存在諸多操作不規范的情況，進而對檔案管理工作的效率形成較大影響。此外，部分檔案管理人員從事工作主要是通過向其他人學習的方式進行，此類人員多缺乏專業知識，且并不熟悉檔案歸檔的操作流程以及操作規范，進而導致在檔案分類以及檔案保管劃分方面出現差錯。

1.3 檔案管理經費不足

受到傳統理念的影響，目前，多數事業單位并未將工作重心置于業務之中，其中部分檔案管理模塊被諸多事業單位忽視，如社保檔案等，工作人員認為檔案管理工作并不能夠直接為事業單位創造經濟效益。受到這一錯誤理念的嚴重影響，事業單位并未在檔案管理工作中投入大量的人力以及物力，進而導致檔案管理工作由于人手和物資不足出現工作效率低下的現象。多數單位對于檔案管理工作不重視的態度導致在進行經費預算的時候，并未考慮充足的運算，這一情況的存在，導致了檔案信息化管理建設開展的過程中缺少了必要的經費支持。此外，檔案管理人員存在工資不高的情況，薪酬較低對于工作人員的工作積極性造成了嚴重影響。單位內檔案管理工作經費來源具有單一性，因而加劇了社保檔案管理經費不足的境況。

2 行政事業單位檔案管理的創新思路

2.1 建全規章制度

通過對行政事業單位檔案管理工作中的諸多問題進行分析，發現完善檔案管理制度，引進和培養人才、提高人員對于檔案管理工作的重視程度，已經成為開展行政事業單位檔案管理的關鍵所在[2]。面對不斷發展的電子信息技術，行政事業單位檔案管理工作出現了責任劃分不明、結構松散以及流程混亂等多方面的情況。為防止在檔案管理工作中出現上述現象并保障檔案管理工作能夠有序進行，建立并完善相應的規章制度具有重要的意義。完善制度建設工作，通過制定相應管理制度的方式實現照張辦事、依法建檔；明確責任機制，細化檔案的收集整理、保管移交以及存檔等工作流程；立卷歸檔常規化，依照統一管理的原則開展立卷工作，以防止出現重復交叉現象。

2.2 提高管理人員的專業素質

檔案管理工作人員作為檔案管理的主體，不僅需要具有較高的專業知識而且需要具備較高的專業技能，因此，行政事業單位需要采取多種方式提高檔案工作人員的專業素質[3]。在人才引進方面，聘用員工的過程中應盡量選擇具有能力強、學歷高或者具有豐富經驗的檔案管理人才，其主要目的在于優化行政事業單位的檔案管理隊伍。此外，在人才培養方面，行政事業單位可借助于開展崗位培訓的方式，不斷強化在職檔案管理人員的專業知識以及技能，進而真正實現有效推進檔案管理工作的目標。

2.3 加大檔案管理工作的資金投入

目前，諸多行政事業單位檔案管理工作的基礎設備依然處于較為落后的狀態之中，除此之外，檔案管理工作人員的薪酬待遇較低在一定程度上影響了人員工作積極性，因此加大行政事業單位檔案管理工作的資金投入具有重要意義[4]。這是因為，充足的資金能夠給行政事業單位檔案管理工作提供資金支持，以保障工程能夠長期處于穩定且安全的狀態之中。此外，加大資金投入，安裝防盜門窗等基礎設備，并將檔案室、辦公室以及檔案接待室進行分開，進而更高地為檔案資料的安全性提供保障。

2.4 創新檔案管理模式

新形勢下對于行政事業單位檔案管理工作提出了更高的要求，行政事業單位單位可以通過開展創新檔案管理工作模式的方式，滿足新形勢提出的檔案管理工作要求要求。以服務為中心開展檔案管理工作，能夠最大限度地發揮行政事業單位檔案管理的功能。為創新行政事業單位檔案管理工作模式，可以實施資格證制度或者年檢制度，以軟硬件具體標準為依據加強執法檢查工作。針對存在涂改或者偽造檔案材料等時間，依據《中華人民共和國保密法》和《檔案法》、知識產權等法律條文以及相關規章制度，可在觸犯或者違背上述法律法規的時候給予一定的懲罰[5]。

3 結束語

近年來，信息技術得到了快速的發展且傳播日益廣泛，因而以信息技術作為技術支撐的檔案管理系統被廣泛運用于行政事業單位的檔案管理工作中。行政事業單位檔案資料是各單位重要的無形資產，伴隨科學信息技術的不斷發展，事業單位檔案管理工作在得到發展的同時暴露出諸多問題，建設科學合理的檔案管理模式可以發揮重要作用。本文通過對行政事業單位檔案管理工作中存在的問題進行分析，發現其存在管理制度完善性缺乏、專業人員素質差以及管理經費不足等問題。針對目前存在的問題，文章提出從建全規章制度、提高管理人員的專業素質、加大檔案管理工作的資金投入、創新檔案管理模式四個方面解決問題。

參考文獻

[1]程江余.淺談事業單位檔案管理工作的優化方法[J].才智，2018（10）：208.

[2]于洪坤.事業單位檔案管理中存在的問題及對策[J].城建檔案，2018（05）：79-80.

[3]王丁潔.事業單位檔案管理的創新與改革初探[J].人力資源管理，2017（12）：313.

[4]徐亞謳.探析事業單位檔案管理的現狀及對策[J].才智，2017（34）：222.

[5]黃艷春.事業單位檔案管理的現狀及對策研究[J].辦公室業務，2017（23）：100.