基于新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式的改革初探

摘 要：檔案管理工作是事業(yè)單位運行管理的重要基礎(chǔ)，其具體的管理與服務模式應更好的適應當前新形勢的發(fā)展要求。本文分析了新形勢下事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)存問題，從信息化改革、重要性認識、健全管理制度、優(yōu)化業(yè)務流程以及完善人才培養(yǎng)等方面，針對事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式改革提出相應優(yōu)化措施，以供借鑒。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化

在事業(yè)單位的日常運行中，檔案管理不僅承擔著記錄單位活動與服務過程的基礎(chǔ)任務，更為事業(yè)單位的決策與經(jīng)營提供著重要依據(jù)。實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的有效創(chuàng)新、通過改革優(yōu)化服務模式，不僅有助于緩解人力資源部門的工作負擔，也能夠提高其服務職能的履行

效果。

1 基于新形勢下事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)存問題

如今仍有許多事業(yè)單位在檔案管理上處于被動狀態(tài)，在日常檔案的收集、整理與存檔等過程中存在嚴重的滯后性，并未意識到對檔案資料搜集的及時性要求，忽視了檔案管理工作的重要性。同時，還缺乏完備的檔案監(jiān)管機制，在檔案收集過程中時常缺乏及時到位的跟蹤監(jiān)督，進一步造成檔案資料的零散、混亂與遲滯性等問題出現(xiàn)。雖然如今很多事業(yè)單位已經(jīng)引進了信息化的電子檔案管理模式，但其實際的利用率與查詢效率仍保持在較低水平。由于電子檔案屬于新型檔案管理模式，原有的檔案管理人員缺乏專業(yè)培訓，無法對其進行及時的了解與掌握，導致在實際運用的過程中存在不熟練等問題，進而導致事業(yè)單位檔案管理的技術(shù)水平處于落后狀態(tài)。

如今許多事業(yè)單位缺乏負責檔案管理的專業(yè)人才，通常由其他部門人員兼職進行管理。而兼職人員既要忙于其本職工作，又缺乏專業(yè)技能的掌握，從而忽視了檔案管理的相應工作，影響工作質(zhì)量，導致檔案工作效果難以立竿見影，常被其他工作擠掉[1]。

2 事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式改革的優(yōu)化措施

2.1 推動檔案管理信息化改革

要想切實順應新形勢對于檔案管理所提出的要求，要應用靈活化手段進行規(guī)范建設，推動檔案管理朝向信息化方向發(fā)展。首先，應利用數(shù)字化技術(shù)建設檔案管理模式，如數(shù)字加密技術(shù)、身份認證技術(shù)以及掃描技術(shù)等，將原有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，提高檔案信息資料的整合力度與更新速度，有利于事業(yè)單位重要資料的及時補充，也可作為無形財產(chǎn)為事業(yè)單位創(chuàng)造更高的社會效益。其次，應利用自動化技術(shù)進行檔案管理，借助數(shù)碼掃描識別、OCR文字識別以及電子標簽等技術(shù)為檔案管理提供便捷，不僅可實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的自動收集、整理、篩選，還能夠利用關(guān)鍵詞進行自動檢索與提取，實現(xiàn)檔案信息的批量處理，提高檔案處理效率。再次是體系化建設，突破傳統(tǒng)檔案單一的管理模式，將檔案文檔、部門銜接以及內(nèi)部流程等內(nèi)容進行一體化設計，借助數(shù)據(jù)集成、數(shù)據(jù)融合等技術(shù)，進一步提升數(shù)據(jù)信息的通用性。最后是增添檔案管理的互動性，傳統(tǒng)檔案管理呈現(xiàn)單向性模式，檔案信息之間只建立唯一的對應關(guān)系，而應用信息化檔案管理系統(tǒng)可以有效提升檔案管理的互動性，不僅有助于提升檔案服務質(zhì)量，還能夠使得檔案管理系統(tǒng)得以優(yōu)化。

2.2 深化檔案管理重要性認識

在事業(yè)單位日常經(jīng)營各項業(yè)務的過程中，檔案管理工作承擔著必不可少的基礎(chǔ)作用，有助于保證事業(yè)單位的長效運轉(zhuǎn)、提升工作效率。因此要提高單位管理人員對于檔案管理重要性的認識，明確檔案管理所承擔的對單位各項工作與職工日常活動進行記錄的功能，便于隨時將單位領(lǐng)導、內(nèi)部職工以及各項工作流程實際狀況進行記錄，起到對工作行為的監(jiān)督作用，也有助于對于后續(xù)的決策實施、工作評價以及改進措施的發(fā)布等貢獻重要的評估依據(jù)。因此，事業(yè)單位應對檔案管理人員進行監(jiān)督與教育，定期舉辦專業(yè)的業(yè)務學習與知識培訓，立足于單位內(nèi)部檔案管理現(xiàn)狀，深入分析如今檔案管理所面臨的新形勢，吸收先進事業(yè)單位的優(yōu)秀檔案管理經(jīng)驗，從而不斷提升單位內(nèi)部的檔案管理工作水平，增強檔案管理人員的責任意識與使命感，推動檔案管理朝向規(guī)范化方向發(fā)展。

2.3 健全檔案管理機制與制度

要想切實推進檔案管理的有效創(chuàng)新、優(yōu)化服務質(zhì)量，必須要將各項制度予以完善，維護單位內(nèi)部員工的合法利益，以科學發(fā)展觀為依托轉(zhuǎn)變舊有管理理念，針對制度所作出的每一項要求都予以系統(tǒng)嚴格的落實，建立符合新形勢需要的檔案管理制度。在制定的過程中還要注意應具備靈活機動的特征，依據(jù)實際工作的發(fā)展軌跡進行實時的調(diào)整與革新，更好的適應現(xiàn)實工作需求[2]。同時，在健全檔案管理制度的過程中，要確保檔案管理人員切實履行工作職能，提高管理人員的工作積極性，實現(xiàn)各環(huán)節(jié)的精準覆蓋。尤其要注意的是要確保檔案管理的安全性，既要確保物理設備安全、系統(tǒng)平臺安全，更要注重檔案信息的安全性。因此應建立完善的安全管理機制與措施，將相關(guān)措施納入整體安全體系中，提高電子檔案與重要信息資料的安全性。以相關(guān)安全措施為前提保障，還應提高檔案信息的利用率，在符合相關(guān)程序要求的前提下，積極舉辦展覽、書刊出版等活動，提高檔案資源面向社會的服務職能。

2.4 優(yōu)化檔案管理業(yè)務流程

舊有的檔案管理業(yè)務流程已無法滿足當前新形勢的發(fā)展需要，因此業(yè)務流程的重組優(yōu)化已成為必不可少的工序。要以信息化技術(shù)作為切入點，將各個檔案管理業(yè)務流程進行針對性的客觀分析，切實尋求到工作中存在的典型問題，從而利用信息技術(shù)予以重新的整合與系統(tǒng)規(guī)劃，實現(xiàn)業(yè)務流程的升級。一方面，要優(yōu)化業(yè)務流程。要求事業(yè)單位的管理層發(fā)揮其自身職能，以既定的管理流程為依據(jù)，聯(lián)合檔案管理部門、人力資源等其他部門進行協(xié)作，針對日常工作內(nèi)容進行實時的跟進、整理，將其及時錄入到檔案管理信息系統(tǒng)中，并且進行編制與更新，定期維護數(shù)據(jù)庫，確保其正常運轉(zhuǎn)與服務。同時，還應切實分析檔案查閱者的實際需求，明確其所要查閱資料的具體內(nèi)容，建立針對性、目標明確的流程，提供精準化服務，從而最大限度滿足各個部門對于檔案的需求。另一方面，還應執(zhí)行標準化的業(yè)務流程，依照規(guī)定程序完成檔案管理工作，同時也依據(jù)實際工作效果判斷該流程的可行性與實用價值，明確權(quán)責劃分、重組流程結(jié)構(gòu)，從而實現(xiàn)可持續(xù)的長足發(fā)展理念。

2.5 完善專業(yè)素質(zhì)人才培養(yǎng)

歸根結(jié)底，專業(yè)人才是保障事業(yè)單位檔案管理實現(xiàn)改革與創(chuàng)新的主體力量，因此更需強化對檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的要求。首先要擴大人才引進的途徑，可與各大高校相關(guān)專業(yè)建立人才對接合作，按照“學以致用、重視實效”的基本原則培養(yǎng)更加適應崗位要求的專業(yè)人才[3]。確保檔案管理人才接受過專業(yè)的教育、具備與工作匹配的學歷與能力，從而在實際執(zhí)行工作的過程中能夠優(yōu)化檔案管理隊伍結(jié)構(gòu)，提升檔案管理人員的整體素質(zhì)與服務水平，提高檔案管理的效率。其次要加大對在崗人員的培訓力度，定期組織培訓與學習活動，考察檔案管理人員的實際工作能力，確保在崗管理人員能夠接受到最先進的理念與技術(shù)知識，提高綜合能力，促進檔案管理工作的科學高效運轉(zhuǎn)。最后還要推動檔案管理人員的溝通交流，定期舉辦經(jīng)驗交流會與座談會，要求檔案管理人員總結(jié)工作中遇到的實際問題，分享優(yōu)秀經(jīng)驗，促進在崗人員之間的充分溝通，加深彼此的工作聯(lián)系與情感關(guān)系，從而在各部門的溝通交流中提高檔案管理工作的水平。

3 結(jié)論

總而言之，面對新形勢，事業(yè)單位應緊緊圍繞當前時代的發(fā)展要求，創(chuàng)新檔案管理模式，推動管理服務改革，提升事業(yè)單位的工作效率。

參考文獻

[1]王玲玲.新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式的改革研究[J].辦公室業(yè)務，2015，（12）：74-75.

[2]王建春.新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式的改革研究[J].人力資源管理，2017，（09）：316-317.

[3]夏楓.新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式的改革研究[J].企業(yè)改革與管理，2015，（18）：20.

作者簡介

丁慧（1984-），女，上海人，本科，研究方向：檔案。