檔案管理科學(xué)化分析

張忠

摘 要：社會(huì)主義建設(shè)新時(shí)期，事業(yè)單位擔(dān)負(fù)著服務(wù)民生的重要?dú)v史使命。事業(yè)單位檔案部門作為事業(yè)單位的重要組成部分，要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，服從于單位大局，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)明顯的質(zhì)量效益與社會(huì)效益。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；科學(xué)化

社會(huì)主義建設(shè)新時(shí)期，我國(guó)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，社會(huì)不斷進(jìn)步，這就要求事業(yè)單位承擔(dān)起更多的發(fā)展經(jīng)濟(jì)、服務(wù)民生的職責(zé)。為此，事業(yè)單位要順應(yīng)社會(huì)發(fā)展潮流，加快管理的科學(xué)化進(jìn)程。事業(yè)單位檔案部門作為事業(yè)單位的重要組成部分，要服從于單位大局，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)明顯的質(zhì)量效益與社會(huì)效益。

1 科學(xué)化在檔案管理中的重要性

當(dāng)今社會(huì)，人類已經(jīng)邁入了數(shù)字信息時(shí)代，社會(huì)現(xiàn)代化水平不斷發(fā)展，數(shù)字信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能滿足社會(huì)發(fā)展需要，必須充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)檔案的科學(xué)管理，只有這樣，才能促使現(xiàn)階段檔案管理工作效率的不斷提高，提升檔案管理信息化水平。所以是，檔案管理的科學(xué)化能夠使檔案管理部門提升工作的效率，加快信息的傳遞，更好地服務(wù)于民生，加快為事業(yè)單位發(fā)展；需要強(qiáng)調(diào)的是，檔案管理的科學(xué)化是檔案管理工作不斷發(fā)展的需要。雖然近年來我國(guó)檔案管理水平有了一定的提升，但檔案管理的科學(xué)化水平與國(guó)家的發(fā)展與人民群眾的需要還不能保持一致，這需要還需要相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)人員進(jìn)行不斷的探究。檔案管理工作具有一定的復(fù)雜性，必須對(duì)其進(jìn)行現(xiàn)代化的管理方法，使管理難度降低，提高檔案的利用效率，因此，促使檔案管理工作更具科學(xué)化，是檔案管理工作不斷發(fā)展的具體需要與發(fā)展方向；提高國(guó)家文化軟實(shí)力，符合科學(xué)發(fā)展的具體需要。檔案不論采用何種形式，都體現(xiàn)了國(guó)家的社會(huì)經(jīng)濟(jì)、政治以及國(guó)家的精神文化，檔案管理屬于我國(guó)文化建設(shè)的工作的重要組成部分。檔案管理科學(xué)化水平的不斷提高，在文化層面角度，對(duì)國(guó)家快速發(fā)展，促使國(guó)家文化軟實(shí)力不斷提高有著重要的意義。

2 檔案管理科學(xué)化解析

事業(yè)單位的檔案管理是一個(gè)綜合性工程，包含諸多流程，因此，其管理的科學(xué)化也是一個(gè)綜合性的系統(tǒng)工程，具體而言：

2.1 檢索與目錄管理的科學(xué)化

檔案檢索和目錄管理在檔案管理中有著舉足輕重的作用，它們是實(shí)施檔案管理的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，在檢索和目錄管理中，使用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)相關(guān)的目錄進(jìn)行系統(tǒng)的生成，從而大幅提高檔案的管理效率。檔案部門要積極引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，在使用的過程中，要使用專門的軟件進(jìn)行檔案管理。事業(yè)單位的檔案管理需要通過標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行記錄，將相關(guān)的信息記錄到檔案管理中，計(jì)算機(jī)能夠自動(dòng)的進(jìn)行識(shí)別，輸入后就可以顯示。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以最大限度的提高使用的效率，從而極大方便讀者和用戶信息檢索，在極短的時(shí)間內(nèi)就可以將需要的檔案信息檢索出來，這樣就減少了事業(yè)單位檔案管理的工作，縮短了時(shí)間。利用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)手段，可以充分的發(fā)揮事業(yè)單位工作人員的效率，增加檔案管理的深度和廣度。

2.2 庫(kù)房管護(hù)的科學(xué)化

庫(kù)房管護(hù)是檔案管理流程的重要一環(huán)，使用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行系統(tǒng)的采集和整理，從而達(dá)到高效化管理。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，事業(yè)單位檔案部門要根據(jù)自身實(shí)際摸索出屬于自身發(fā)展的新的檔案管護(hù)方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)庫(kù)房管理手段的更新。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用打破了傳統(tǒng)的理念，能夠進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控等功效，能夠?qū)照{(diào)設(shè)備、干燥、加濕等予以控制，從而控制庫(kù)房濕度、溫度、防盜報(bào)警以及火警報(bào)災(zāi)等。

2.3 輔助環(huán)節(jié)的科學(xué)化

事業(yè)單位檔案管理有著眾多的流程，包括檔案的收集、保管、整理、鑒定、利用、統(tǒng)計(jì)分析、銷毀等。這需要管理人員采用檔案管理相應(yīng)的軟件對(duì)檔案借閱以及歸還進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，使檔案工作者能夠及時(shí)對(duì)檔案存儲(chǔ)的實(shí)時(shí)信息進(jìn)行把握，一方面減少工作量，一方面大幅提升管理效益。

2.4 構(gòu)建科學(xué)化的互聯(lián)系統(tǒng)

事業(yè)單位檔案管理只有突破傳統(tǒng)，建立起科學(xué)化的互聯(lián)系統(tǒng)，才能夠滿足用戶需求。事業(yè)單位檔案部門要與上級(jí)部門和兄弟單位互聯(lián)互通，有利于對(duì)資源及時(shí)共享，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的最優(yōu)配置。

3 建構(gòu)檔案科學(xué)化管理的保障體系

事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)化是一個(gè)系統(tǒng)性的綜合工程，不是一蹴而就，需要建立起一套完整的保障體系。需要強(qiáng)調(diào)的是，雖然現(xiàn)代化的技術(shù)將計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于事業(yè)單位的檔案管理能夠在很大程度上節(jié)約工作時(shí)間，提高工作效率以及準(zhǔn)確率，但是，計(jì)算機(jī)管理也存在著一定的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，因此，需要加強(qiáng)技術(shù)性保障，具體說來，首先做好文檔分離。不少單位文檔工作在其通過文檔口時(shí)，將文件的前面兩個(gè)階段視作文件，而只將后面兩個(gè)階段視作檔案，而且管理標(biāo)準(zhǔn)也不統(tǒng)一，這樣使文檔運(yùn)動(dòng)各個(gè)階段相互獨(dú)立，致使文檔分離；其次，高度重視網(wǎng)絡(luò)安全。由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷升級(jí)，對(duì)檔案信息實(shí)施網(wǎng)絡(luò)管理時(shí)，其可靠性以及安全性問題越來越受到關(guān)注。而大部分檔案管理者又缺乏必要的計(jì)算機(jī)技術(shù)，如果只對(duì)電子文檔相應(yīng)的邏輯歸檔進(jìn)行了設(shè)計(jì)，而并未考慮到其物理歸檔，網(wǎng)絡(luò)一旦遭到破壞，檔案也會(huì)消失，設(shè)備利用率較低，復(fù)合型人才較為缺乏。檔案室對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行應(yīng)用時(shí)，功能單一，大部分僅用于文件打字或者檔案著錄，對(duì)財(cái)力、物力和人力無疑是一種浪費(fèi)。這就需要檔案部門做好文檔進(jìn)行一體化管理，真正解決文檔分離問題。

4 結(jié)語

事業(yè)單位要順應(yīng)社會(huì)發(fā)展潮流，加快管理的科學(xué)化進(jìn)程。事業(yè)單位檔案部門作為事業(yè)單位的重要組成部分，要服從于單位大局，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)明顯的質(zhì)量效益與社會(huì)效益。

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