淺議新時代高校檔案管理信息化建設

梁文輝

摘 要：新時代高校檔案管理信息化建設已經成了檔案管理工作適應社會發展和高校建設的必然趨勢，目前信息社會已經把高校的檔案事業推向一個新階段。本文結合高校檔案工作的特殊情況，對高校檔案信息化建設的主要內容、發展現狀和若干策略進行較系統的論述。

關鍵字：高校檔案；檔案管理；信息化建設；策略

黨的十八大以來，檔案信息已是一種公共性的資源，其價值已被社會和人們所公認。但是，信息技術和信息產業高速發展的今天，我國的信息化管理工作處于滯后狀態，對于信息資源的利用和開發工作還處于初始階段，而高校作為培養人才、科學研究以及社會服務的重要中心，更應該重視和運用檔案信息資源，以提高檔案信息資源的利用率，更好的為社會和學校服務。

1 高校檔案管理信息化建設的主要內容

高校檔案管理信息化的建設是一個復雜的系統工程，其中包括應用系統和基礎設施建設、標準規范確定、安全保密體系和檔案信息資源建設等四個方面。

1.1 應用系統和基礎設施建設

應用系統和基礎設施建設包含硬件建設和軟件系統建設這兩個方面。硬件專指基礎設施的建設，在這方面，要注意三個方面。第一是高校在建設數字化校園時，要系統規劃、同步建設檔案網站或數字檔案館、文檔數據中心的硬件設施。第二是歸檔的電子文件和數據計算機設備的歸檔，他們的安全狀態應當比其他設備高。第三是其他單位在進行建設或完善計算機網絡系統時，與備份和存儲的電子文件相關硬件設備應該是單位的局域網建設的重點。

1.2 標準規范確定

標準規范確定應遵循《電子公文歸檔管理暫行方法》、《檔案法》等相關精神及技術標準，制定出一套符合實際、完善的措施和方法，規范以及指導全校檔案信息化的建設、管理、運行和維護工作，保證高效檔案管理信息化的建設有規可依、有章可循，確保高校的檔案管理建設朝標準化、制度化和規范化發展。

1.3 安全保密體系建設

安全保密體系建設包含對電子文件的歸檔進行監督、指導，確保歸檔的電子文件完整、真實、有效；對電腦檔案管理系統要加強管理，保證數據的安全；對于內部檔案館電子文件和存儲的數據庫數據，其局域網要保證與一切外網進行物理性隔離，對數據的加密要加強、控制訪問、來訪進行身份認證和用密匙進行管理等手段，保證網絡傳輸安全等內容。

2 高校檔案管理信息化的發展現狀

2.1 高校檔案館信息化建設的觀念落后

高校檔案信息的管理時代的要求，對高校信息的現代化建設起著巨大作用，可有效地將高校信息資源進行合理管理及分配，所以高校檔案信息工作的內容和方式應當不斷進行創新，不斷發展。但是在現實中，很多高校領導對檔案信息建設工作不重視，沒有認清檔案信息的管理在高校建設中的地位和重大作用。甚至一些檔案管理員思想和觀念及其落后，完全沒有創新意識，只知安于現狀，固守傳統和落后的觀念，不謀發展，不敢進行創新的實踐，導致檔案管理信息化的停滯不前。從總體上，處于決策地位的管理層人員對檔案信息管理長期抱以不重視的態度，缺乏深刻的思想認識，甚至認為檔案管理工作只是一項附帶的工作，忽視了其在高校發展中的作用，因而在行動上表現的是一種安于現狀的態度。

2.2 管理的措施有待完善

很大一部分高校由于建設的基金不足，高校檔案的管理工作一直沒有得到實質性的進展，這一現象是普遍的。在高校擴建、擴招的形勢下，很多高校將資金用于硬件基礎設施的建設上，忽視了檔案信息的投入和管理。因此，目前我國在對檔案管理方面依然是手工操作的實施方式，信息化基礎設備和建設都很缺乏，導致信息資源的利用很有限，最后只能導致我國信息化的緩慢發展。

2.3 一些檔案工作人員的素質有待提高

目前形勢下，很多高校已經擁有了檔案建設信息化系列操作的條件，比如資金。但是相關的專業人員卻相當缺乏，這使得高校檔案管理建設步履維艱。一支綜合素質優秀、團隊結構合理，可以科學高效完成工作的檔案管理隊伍，是高校檔案信息化建設的奢侈條件。對于檔案管理的工作人員來說，他們不僅僅要求掌握最先進的檔案管理操作技術，還要求對檔案管理具有專業性的認識。

3 實現高校檔案信息化建設的幾項措施

實現高校檔案管理信息化建設毫無疑問地成為了高校檔案工作的一場意義非凡的革命，將成為現代檔案取代傳統檔案的一個重要標志。加快高校檔案信息化建設的具體實施措施和途徑可以從下面幾點著手

3.1 檔案管理的規范化、標準化建設

檔案管理的規范化、標準化建設是實現資源共享的不可忽視的前提和基本條件。檔案的標準化是指通過制定、貫徹各種規范和標準，來使得分工協作和技術有一種科學統一的默契，也就是達到科學標準的要求，從而保證了檔案工作的有機結合，相應地在檔案管理工作中顯現出最佳效果。各高校應協調組織，選用一些科技含量高的技術應用軟件和一批高素質的專業人才來建立標準的數據庫，并監督保證實行的是一套安全保密、互聯互通、資源共享的檔案管理方案，最后應將部分標準規范上升到法律、法規當中，做到有法可依。

3.2 檔案資源要信息化

檔案作為珍貴信息資源的一種，收集并進行管理的目的就是為了學習、開發和利用，檔案信息化建設的目的之一是實現檔案資源的共享，而高校檔案承擔了很大一部分責任。檔案資源信息化將成為高校各項檔案工作中的重要技術支撐和管理平臺，其中主要包括：（1）檔案信息資源的建設，也就是通過網絡化和數字化的技術手段，建立起標準化、規范化的內容數據庫和目錄數據庫。（2）檔案基礎平臺建設，這包括檔案的網絡建設、管理系統的應用兩方面。

3.3 檔案信息數字化

數字化的檔案克服了一些傳統檔案存在的缺點，從而節省了大量的財力、人力和物力，這對其他資源來說是一種保護。數字化的檔案可以大量進行復制，也比紙質版的檔案安全。檔案信息數字化的普及將實現真正意義上的信息資源共享。

3.4 檔案信息網絡的安全化

高校檔案信息的網絡化雖然利處很多，但是也存在很多問題，其中最突出的就是信息的安全問題。（1）由于工作人員的操作失誤、設備故障等引起的檔案信息的損毀和遺失。（2）網絡信息保密問題不可忽視，因此高校要嚴格制定檔案信息安全保密制度，提高從業人員的信息安全防范技能和保密意識。另外應科學引進科學使用的保密技術，對網絡信息盜竊行為及時采取相應措施，同時做好備份工作。

3.5 高校檔案管理工作隊伍的通才化

工作人員是檔案工作的主體，檔案工作人員的綜合素質將極大地影響檔案工作的成效。因此，高校在這方面要嚴格建立和完善檔案工作人員的培訓和入崗制度，更新其專業知識結構，提升他們的業務水平。另外要引進與計算機專業相關的技術型人才，使之成為復合型的檔案管理人員，這樣才能適應現代檔案事業的發展，實現高校檔案管理的信息化和現代化。

總之，高校檔案管理的信息化建設是提高高等學校檔案管理水平的需要，也是完善文件管理制度的需要，高校的相關領導必須高度重視起來，切實加強信息資源的建設，全面實現信息資源的共享，為高校以及社會提供豐富且優質的信息資源服務。

參考文獻

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