事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題分析

張茂芬

摘 要：人事檔案中記錄著一個(gè)人成長(zhǎng)的主要經(jīng)歷、政治面貌、思想品德等個(gè)人的具體情況，在個(gè)人的學(xué)習(xí)和工作中起著參考、依據(jù)的作用，在個(gè)人升學(xué)、升職、職稱評(píng)定、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)等過(guò)程都要用到人事檔案。人事檔案管理也是對(duì)人事檔案中的各類資料進(jìn)行有序地收集、整理以及保管等各項(xiàng)工作，為每個(gè)人提供一份完整真實(shí)具有參考價(jià)值的個(gè)人檔案資料。事業(yè)單位人事檔案管理工作進(jìn)行的好壞與否，不僅對(duì)個(gè)人自身的發(fā)展具有重要的影響，還對(duì)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的正常運(yùn)行以及長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重要的影響。我國(guó)事業(yè)單位目前檔案管理的總體情況并不樂(lè)觀，在其發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)了各種各樣的問(wèn)題，嚴(yán)重阻礙了人事檔案管理工作的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；問(wèn)題；對(duì)策

隨著中國(guó)近年來(lái)社會(huì)主義各項(xiàng)事業(yè)的深入改革與快速發(fā)展，陳舊的人事管理制度與干部選拔制度不但已經(jīng)不能滿足發(fā)展的需求，相反地，成為了制約事業(yè)單位發(fā)展的重要因素之一。人事檔案是在人事管理活動(dòng)中形成的，是個(gè)人經(jīng)歷、生活學(xué)歷、人際關(guān)系、德能才干，業(yè)務(wù)能力、工作情況以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始記錄，也是個(gè)人參與社會(huì)方方面面活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反映。

1 事業(yè)單位人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題

1.1 對(duì)于人事檔案管理工作重視度不高

人事檔案管理工作是事業(yè)單位中一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作。因此，個(gè)別人認(rèn)為，檔案管理不容易取得明顯的成績(jī)，更加不容易引人注意。長(zhǎng)期以來(lái)，在這種觀念下，一些單位領(lǐng)導(dǎo)常常就這樣忽視人事檔案管理工作，個(gè)別事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)干部更加認(rèn)為人事檔案工作就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)和分類保管的事務(wù)性工作。未把人事檔案管理工作納入到議事日程，認(rèn)為只要不丟失，不泄密，可以應(yīng)付突擊檢查就行，完全可以不安排專職人員參與管理，于是，人事檔案管理工作長(zhǎng)期處于這樣一種被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)下，難以發(fā)揮其原本的作用，為事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開(kāi)展乃至進(jìn)一步的改革和發(fā)展提供高質(zhì)量的服務(wù)。

1.2 人事檔案管理制度落后，檔案管理人員專業(yè)水平偏低

人事檔案管理是一項(xiàng)繁雜瑣碎但連續(xù)性極強(qiáng)的工作，若不能保證及時(shí)和足夠的人力投入，就會(huì)導(dǎo)致人事檔案管理的質(zhì)量大打折扣。事業(yè)單位的人員編制極其有限，分配到管理部門(mén)的編制一般較少，這就造成了很多事業(yè)單位的檔案管理工作由人事部門(mén)的人員兼任的情況。這種情況看似有利于人事檔案的收集，因?yàn)樵S多人事檔案的形成和傳送都要經(jīng)過(guò)人事部門(mén)，如職工的履歷表、職稱評(píng)審材料、干部任免考核材料等。但正是由于這些人員都是非專業(yè)性的，對(duì)檔案收集和管理意識(shí)淡薄，致使許多應(yīng)該歸入檔案的材料都沒(méi)有及時(shí)歸檔，造成許多檔案材料的缺失。同時(shí)，隨著聘用制度的推行，人員的流動(dòng)性增強(qiáng)，檔案管理人員調(diào)換頻繁，也不利于檔案管理水平的提高。

1.3 檔案信息化程度低，流動(dòng)人員檔案處理不及時(shí)

在信息化社會(huì)發(fā)展進(jìn)程中，人事單位的檔案管理工作手段單一，對(duì)信息化的高科技設(shè)備和技術(shù)利用率低，很多重要檔案只用紙質(zhì)記錄，傳輸困難，不方便使用者進(jìn)行外借和查閱。另外，許多事業(yè)單位都存在“棄檔”人員，也就是“人檔分離”，進(jìn)而造成許多檔案變?yōu)椤八罊n”，雖然有關(guān)部門(mén)已經(jīng)出臺(tái)了一系列解決流動(dòng)人員“死檔”的政策辦法，但仍未能完全解決這類問(wèn)題，由此產(chǎn)生的隱患依然存在。因此，必須深化改革，將信息化建設(shè)發(fā)展到人事檔案管理工作中去，為人事檔案管理提供現(xiàn)代化手段。

1.4 事業(yè)單位人事檔案資料收集整理不規(guī)范

事業(yè)單位人事檔案使用的材料沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)定，致使人事檔案材料大小參差不齊，而且形狀不規(guī)則、紙張破損、紙張折皺不平、材料卷角的沒(méi)有進(jìn)行相關(guān)技術(shù)的加工處理，導(dǎo)致人事檔案案卷大小不一，嚴(yán)重影響美觀。人事檔案的收集整理工作主要采用手工，嚴(yán)重影響到了工作效率。事業(yè)單位人事檔案主要是為了提供人事信息方面的服務(wù)，但是在事業(yè)單位內(nèi)部存在過(guò)于注重保密，而忽視人事信息利用的現(xiàn)象，使得人事檔案的使用價(jià)值慢慢削弱，不能發(fā)揮自身的存在

價(jià)值。

2 關(guān)于事業(yè)單位人事檔案管理工作中問(wèn)題的解決辦法

2.1 從領(lǐng)導(dǎo)抓起，提高對(duì)人事檔案管理工作重視程度

領(lǐng)導(dǎo)思想影響基層人員思想，從單位領(lǐng)導(dǎo)抓起，提高各事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于人事檔案管理工作的重視程度，嚴(yán)格要求檔案管理日程，把人事檔案管理放在單位干部隊(duì)伍建設(shè)的高度來(lái)對(duì)待，并將其納入到議事日程中去。各單位積極建立人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，頻繁地定期地對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行檢查，指導(dǎo)以及督促，做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決問(wèn)題。除此以外，積極建立人事檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)考核機(jī)制，對(duì)事業(yè)單位的人事檔案管理工作實(shí)行定性定量考核，分級(jí)分類指導(dǎo)，等級(jí)升降動(dòng)態(tài)管理，進(jìn)一步地推進(jìn)人事檔案管理工作制度化，規(guī)范化和科學(xué)化。建設(shè)收集人事檔案材料是人事檔案管理工作的基礎(chǔ)。隨著我國(guó)政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化與發(fā)展，人事制度的改革，考察以及考核等需要入檔的材料也在不斷增多，這就給人事檔案材料的收集帶來(lái)了新的要求。完善人事檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)，加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍的自身建設(shè)等，不失為提高事業(yè)單位對(duì)于人事檔案管理工作的重視程度的幾種良方。

2.2 培養(yǎng)高素質(zhì)人才隊(duì)伍，不斷提高檔案管理人員素質(zhì)

人事檔案理工作是一項(xiàng)政策性和業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的工作，隨著事業(yè)單位人事制度改革的不斷前進(jìn)和各項(xiàng)工作的不斷深入，人事檔案管理需要各種高素質(zhì)、高學(xué)歷的復(fù)合型人才。人事檔案部分必須建設(shè)一支具有較高管理水平和較高工作效率的檔案管理人才隊(duì)伍；培養(yǎng)一批具有較強(qiáng)實(shí)際操作能力的檔案技術(shù)能手。事業(yè)單位還需對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期定質(zhì)定量的專業(yè)培訓(xùn)，提高其專業(yè)技能和個(gè)人素質(zhì)。此外，檔案管理人員也須在檔案的管理工作中及時(shí)的總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)管理的技術(shù)和方法。

2.3 加深檔案管理體制改革，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)

人事檔案管理機(jī)構(gòu)整合檔案及其資源信息，使檔案及其信息資源真正得以保管和開(kāi)發(fā)，以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。各級(jí)部門(mén)應(yīng)從傳統(tǒng)的管理中跳脫出來(lái)，大力推動(dòng)人事檔案管理工作的順利進(jìn)行，這也適應(yīng)了市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下政府職能轉(zhuǎn)變的需要。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，是人事檔案管理與服務(wù)的迫切需要，是我國(guó)整個(gè)社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個(gè)具體組成部分，也是適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。

2.4 完善事業(yè)單位人事檔案管理的體制

事業(yè)單位應(yīng)將人事檔案的管理權(quán)統(tǒng)一由專門(mén)的部門(mén)進(jìn)行管理、指揮，實(shí)行“人檔分離”的工作思路，集中對(duì)人事檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔。事業(yè)單位可以成立人事檔案管理中心，對(duì)于事業(yè)單位人員的變動(dòng)集中進(jìn)行整改。人事檔案管理中心的主要職能就是提供人事信息的服務(wù)，不帶有任何的盈利性質(zhì)。人事檔案管理中心需要將人事檔案信息的價(jià)值與功能發(fā)揮到最大，以獨(dú)立的職能部門(mén)向事業(yè)單位提供專業(yè)化的服務(wù)，增強(qiáng)自身的社會(huì)公信力。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位的人事檔案管理工作是一項(xiàng)綜合性強(qiáng)、專業(yè)技術(shù)要求非常高的基礎(chǔ)性管理工作，想做好檔案管理工作，要從各個(gè)方面加以改進(jìn)，進(jìn)而推動(dòng)我國(guó)的人事檔案管理工作的順利開(kāi)展。本文針對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理中存在的各類問(wèn)題，提出了有針對(duì)性的整改措施，對(duì)于從事檔案管理的工作人員具有一定的啟示，進(jìn)而做好自身的檔案管理工作，促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作的健康發(fā)展。

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