關于工會檔案管理存在的若干問題探討

吳靈愛

摘 要：檔案管理是工會職能能夠充分體現的重要保障，然而當下對于工會檔案管理缺乏足夠的重視，工會檔案管理機制存在欠缺，造成工會檔案管理無法將效用進行充分的發揮。而且由于時代的發展，工會在檔案管理與應用上都出現一些新的特征，同時相關的活動也在日益豐富，產生了前所未有的新局面。然而這種趨勢的發展也對我國工會工作的管理應用提出新的標準要求。因此新形勢下，我國工會組織必須要逐步的推動與完善民生，通過工會檔案管理不斷的強化組織建設與自身建設，最終為我國社會穩定做出貢獻。

關鍵詞：工會；檔案管理；問題探討

1 當下我國工會檔案管理具體職能

工會檔案主要就是為工會工作進行服務的同時，盡可能的在從事保障職工權益與各項活動當中，直接形成具有保存價值的文字或者是圖標等各式各樣的載體所形成的文采資料。同時工會檔案管理工作在工會當中也占據著十分重要的地位，不僅是能夠對工會日常工作進行詳盡的記錄，同時也能夠為工會后續工作提供更多借鑒資料，其最終形成的資料也是整個工會組織的寶貴財富。

工會檔案管理中具體職能主要如下，首先就是需要及時的將上級下達的有關檔案業務工作進行認真的落實，同時將相關工作內容進行完成；其次就是將國家有關檔案工作的某些法令、政策以及不同的要求進行貫徹落實，必須要根據相關順序與流程進行梳理。同時還需要根據各個工會當中的實際情況制定出相關的管理政策與機制，不斷的強化工會管理的規范性與標準化程度，最終提升整個工會的管理

水準。

工會當中相關的負責人對資料進行搜集、整理、分類、鑒定，同時再進行深入的統計分析與管理，從而能夠整理出相關的工會數據資料，將整個職工的檔案做到盡善盡美。然而在對相關檔案資料進行整理的時候，也存在不同的要求，需要根據國家保密法的規定，不能隨意向外界人員透露干部職工的資料信息，同時工會組織還需要做好相應的檔案保密級別工作，對檔案資料進行運用時一定要合理、合規。同時應該結合本工會檔案編制出相應的檢索工具，能夠更加高效、便捷的搜索相關檔案資料。

2 工會檔案管理工作存在的主要問題

2.1 相關部門對工會檔案管理工作缺乏認識

目前我國社會經濟正處于飛速發展的時代，各個企業主要目的就是發展自身經濟實力，而工會的領導層將會將目標定在對經濟的發展，但是對于工會的作用并沒有做出具體的評判，更多的是將工會組織的活動作為交際活動，并沒有重視工作其他工作，甚至覺得其他絕大多數活動都是工作的工作，并沒有進行檔案的記錄，甚至對工會檔案記錄工作都不是特別關心。多數管理層都認為工會檔案在整個工會的未來發展中并沒有特別的作用。正是因為對檔案工作的不重視，致使工會全年對工會檔案工作安排極為隨意，缺乏詳盡的計劃，對于檔案管理工作研究比較少，使得工會檔案管理工作遭遇的問題無法得到解決，使得資金、硬件上都有極大的欠缺。

2.2 工會檔案管理機制不健全

目前諸多工會在檔案管理方面缺乏健全的機制，致使許多工會資料在搬遷、整理環節有所丟失，對于工會來說檔案的丟失就是意味著財產的丟失。正是因為多數工會由于缺少健全的檔案管理機制，在工會人員借閱與保存的環節中將許多寶貴檔案造成遺失。缺乏嚴格的機制約束工會管理人員的工作行為，致使管理人員對檔案管理工作極其輕視，缺乏該有的認真負責，最終給工會檔案帶來極大的損失。同時在檔案管理過程中，分類是個極為重要的流程，其將不同種類檔案根據不同分類熟悉怒，能夠提升檢索檔案的效率，此外也能夠有利于檔案的整理工作。機制的不健全不僅僅是對管理工作的不方便，同時也是極易引發檔案的丟失，從而對工會的后續工作帶來極大的負面

影響。

2.3 檔案管理人員崗位不夠穩定

多數工會在檔案管理崗位的人員投入上是不夠的，由于管理層認為檔案管理更多的是閑置職位，因此并沒有將工會從業人員合理的安排到檔案管理人員中。只從目前的形勢來看，工會檔案管理崗位對于人才是存在極大的需求的。綜合現在工會各個方面的原因以及發展來說，檔案管理專業的人才的市場是得不到滿足的，而且由于從業者的工作崗位常常會因為工會其他工作從而隨意進行調用，然后又不調回原先工作崗位，從而就造成工會檔案管理崗位的不穩定。這對本來就十分欠缺的人才市場來說更不是什么好效益，而且工會在檔案管理工作人員的任用上也是通過兼任的形式，在檔案管理專業領域的技術上存在極大的欠缺，缺乏正規的培訓，直接致使兼職工作人員的檔案管理工作知識不精通，在管理環節當中，更多的是通過敷衍的工作態度完成檔案管理工作。

3 優化工會檔案管理工作的對策建議

3.1 嚴格落實檔案管理收集整理工作

因為檔案工作繁冗復雜，其工作形式也是比較繁雜的，日常的歸檔處理工作量也是較大的。因此工會檔案管理工作在進行時就需要在收集整理工會檔案時，將有文必檔與有文不歸兩者的內在關系切實處理好，才能夠使得工會檔案文件能夠搜集歸檔的更加明確，從而確保所有工會檔案資料的健全，避免丟失。整個環節需要重視以下內容。首先就是要運用互聯網提升檔案管理工作效率，結合工作機構體制特征，結合檔案材料制作的環節與特點構建起涵蓋面更廣的管理網絡體系，從而方便于檔案信息的交流協調，從而能夠通過上下之間的密切配合，從而形成檔案傳遞網絡，也是工會檔案收集整理工作的重要基礎。其次就是充分發揮出工會檔案管理工作的主觀能動性，要主動積極的對相關檔案進行高效率的整理，同時各部門的兼職檔案員要提升專業素養，一方面是能夠主動結合文件檔案生成時間進行相關搜集工作，將重要的能夠反映工會活動記錄進程的材料進行系統性整理。此外了就是強化與綜合檔案室的溝通，將相關信息進行反饋與收集，避免相關文件與資料遺漏。各個工作完成后，及時的將相關文件進行收集歸檔。

3.2 提升到檔案管理工作人員專業素質

工會檔案管理工作人員的專業素質關系到工會檔案管理工作的有序、高效展開。隨著信息時代的不斷發展，工會也需要跟隨時代發展的步伐，積極構建一支具備較高的專業化水平的檔案管理隊伍，確保檔案人員擁有較強的洞察能力、分析能力以及管理能力，不斷的提升工會檔案工作的管理效率。要為檔案人員提供充足的培訓學習條件與機會，從而將檔案管理工作人員的學習積極性進行充分的調動，及時的將相關知識與技術進行更新，提升自己的檔案工作處理能力與專業水平。另外，還應該加強檔案人員的政治思想與職業道德教育，重點提升其愛崗敬業、盡忠職守的工作態度。

3.3 構建檔案管理信息化發展機制

工會檔工會各項工作的開展，都需要嚴格落實規章制度，推進工作的規范化、程序化，養成嚴謹的工作作風。工會檔案工作主要分收集、整理、鑒定、保管、統計等工作環節。對于每一個環節，都應制訂相應的管理制度，如《檔案借閱利用制度》、《檔案人員崗位責任制》等，這樣才能保證檔案管理工作的順利進行。工會檔案工作制度的制訂要在結合實際情況的同時，體現合理性、科學性，以適應工會檔案管理的需要。同時隨著信息化發展，盡快將工會檔案管理工作進行信息化建設，構建工會內部網絡，能夠便于檔案的搜集、分類整理與查閱，更好的提升工會檔案工作效率。

4 結束語

綜上所述，工會檔案管理工作應該值得工會管理層重視，同時針對檔案管理工作的當中存在的問題積極的進行優化改進，從而提升整個工會工作的效率，能夠更好的為廣大工友服務。

參考文獻

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