簡述信息化環境下高校人事檔案管理的創新

宋美華 王瑞林

摘 要：隨著社會經濟和科學技術的不斷發展，高校人事檔案管理也不可避免的需要在信息化環境中進行創新，從而有效的確保管理的準確性和系統性，同時也可以提高人事檔案管理工作的效率與質量，使高校的人事檔案管理工作更加規范。

關鍵詞：信息化環境；高校；人事檔案管理；創新

當前正處于信息化時代，我國各領域的發展都離不開信息技術，而高校人事檔案管理亦是如此。人事檔案是高校人事信息的載體，信息化給高校人事檔案管理帶來了巨大的發展機遇，同時也帶來了巨大的挑戰，因此，加強高校人事檔案的管理是高校信息化管理的一項重要內容。高校的人才檔案信息都在人事檔案中，因此在高校發展的過程中人事檔案管理的作用不可忽視。高校要積極的將信息化技術引入到人事檔案管理中，全面的提高管理工作的效率和質量，提高人事檔案的管理水平，給高校的發展提供更好的服務。

1 信息化環境下高校人事檔案管理創新的意義

社會科學技術和計算機網絡技術的不斷發展，進一步推動了高校人事檔案信息化建設的進程。目前高校信息化人事檔案管理水平不斷提高，從而有效的提高管理工作的質量和效率。人事檔案信息化系統的建立不僅使檔案數據的儲存更加方便，還使檔案查詢、接收、傳輸更加方便，從而在高校院系檔案管理中實現了檔案管理資源的共享。因此，高校人事檔案管理信息化的建立具有重要意義。

1.1 為高校選人和用人提供參考和服務

高校人事檔案管理信息化的建立，有效的提高了人事檔案的管理水平，進而有效的實現了對人事檔案信息的開發和利用，并且在校園當中實現了檔案信息共享，在不同院系間調用人事檔案信息極為便捷，進而給高校的選人和用人提供參考，并且在領導決策的時候提供可靠的參考依據。人事檔案管理信息化的建立，有效的降低了管理人員的工作量，進一步確保檔案數據信息的準確性，給高校人事檔案管理水平的提高打下基礎[1]。

1.2 促進檔案信息的準確性和完整性

在高校傳統人事檔案管理工作中，因為檔案轉移的不及時和信息溝通的不順暢，可能導致人事檔案信息更新不及時，不能保證檔案數據的完整性。但是隨著人事檔案管理信息化和信息數據庫的建立，能夠及時的轉移并接受檔案，使得檔案信息能夠及時更新，從而使檔案信息的更加準確、完整。

1.3 提高人事檔案管理水平

當前紙質檔案仍然是最具唯一性、真實性的原始檔案憑證，但是在信息化環境下，紙質檔案的弊端越來越多。手工管理人事檔案的操作較為繁瑣，管理人員的勞動強度較大，檔案資源的利用效率較低。通過信息化管理的方式，能夠結合現代信息技術與人事檔案管理，將工作重心從檔案管理逐漸轉變為檔案信息資源的開發與利用，從被動管理的方式逐漸改變成為主動管理方式。通過先進的人事檔案信息化管理，能夠徹底改變檔案資源保存介質、形態、檢索以及開發利用，改進人事檔案管理的業務流程，提高人事檔案管理的服務質量與

效率。

2 信息化環境下高校人事檔案管理的創新策略

2.1 加強基礎設備的投入，豐富建設方式

首先，需要從領導的角度加強對檔案信息化建設的重視程度，將信息化設備投入納入財政預算的方案內，建立長期專項經費的計劃。逐步轉變手工操作的主要管理方式，不斷推進人事檔案管理系統的信息化，增加計算機、掃描儀、復印機、攝像以及微縮設備等，不斷開發人事檔案信息管理系統，構建人事檔案信息資源庫以及網絡共享平臺。選擇靈活的資金籌措方式，通過財政支持聯合自行籌備的方式完成。如果無法一次投入解決，可以選擇分批投入的方式，可以在法律法規支持下積極開發檔案資源，在提供社會性服務中選擇合理的費用，將綜合方式籌備的資金，加大信息化設備的建設力度。

2.2 健全管理制度，建立高素質管理隊伍

為了使高校人事檔案管理信息化更好的應用，要建立完善的管理制度體系，并且加強對管理人員的培養，使人事檔案管理隊伍的綜合素質得到提高。人事檔案管理工作比較特殊，所以在工作開展過程中必須要有相關法律法規的約束。國家頒布的《歸檔文件整理規則》是各個檔案管理部門都需要嚴格遵守的規章制度。只有這樣才能保證檔案管理工作更加規范，更加有章可循。人事檔案管理信息化對管理人員的要求越來越高，不僅要有較高水平的業務技能和政治素質，還要熟練掌握相關軟件的操作技能，從而更好的使用信息化的人事檔案

管理[2]。

2.3 有效保證人事檔案數據的安全

在高校人事檔案管理信息化不斷發展的過程中，數據信息的環境發生了變化，信息安全方面也存在一定的威脅。信息系統升級的過程中沒有較強的兼容性，可能導致信息數據無法識別，這樣會嚴重影響信息系統的正常安全使用。而連接外部網絡后，信息環境比較復雜，網絡病毒的感染風險較高。人事檔案信息系統在使用的過程中不僅要防止病毒的侵害，還要預防黑客的入侵，這兩方面一旦出現問題，信息數據極容易丟失。因此，在人事檔案信息系統中必須安裝防火墻和信息加密技術，同時殺毒軟件的版本與病毒庫要及時的更新，從而有效的保證檔案數據的安全性。除此之外，高校的人事檔案信息系統盡量避免與外部開放網絡連接，盡可能保證人事檔案數據信息的安全。

2.4 構建人事檔案網絡化管理體系

在高校人事檔案管理過程中，網路化管理體系是必然的選擇，也符合時代的發展需要。選擇網絡化管理體系，可以有效的實現檔案信息的共享，從而加強人事檔案信息資源的開發和利用。在實施網絡化管理體系建設中要注意安全防護，對于不同級別要有不同范圍的授權，在檔案查詢、修改以及輸入等方面加強管理控制，從而保護檔案信息的安全。此外，還要建立檔案資源數據庫，要規范名稱、應用等方面的信息[3]。在高校全校范圍內要實施人事檔案信息共享，學校當中的各個系之間可以進行快速的信息調用，在提高檔案資源的開發利用的同時，進一步服務高校管理的可持續發展。

3 結束語

在高校不斷發展的過程中，人事檔案的作用越來越重要。在當前信息化環境中，要加強對人事檔案信息化的建設，提高人事檔案管理信息化意識、健全管理制度、構建高素質管理隊伍、提高人事檔案數據的安全、構建網絡化管理體系，提高高校人事檔案的管理水平，保證人事檔案管理的效率與質量。

參考文獻

[1]曹卓瑜.信息化管理在高校人事檔案管理中的運用[J].山西檔案，2016，（6）：72-74.

[2]黃琳.高校人事檔案管理的規范創新與信息化建設[J].長春教育學院學報，2014，（16）：130-131.

[3]王春艷.信息化環境中的高校人事檔案管理探索[J].產業與科技論壇，2014，（20）：250-250，251.

作者簡介

宋美華（1987-），女，漢族，河北省廊坊市大城縣人，大學本科，助理館員，研究方向：人事檔案管理