在線文件管理技巧

在線創建新文件

成功完成了SharePoint Server 2013與Office Web Apps 2013的連接之后，接下來我們可以來試試直接在文檔庫中，來添加一份Office文件，并且直接在與Office Web Apps Server集成的網站上來進行編輯。

請在文檔庫的左上角中點擊“新文件”超連接繼續。接著會開啟“創建新的文件”頁面，請輸入一個新文件文件的名稱，點擊“確定”。以PowerPoint簡報文件為例，可以先選取所要使用的主題，其中不同的主題項目，還可以進一步選取不同的樣式。

接下來便可以進行簡報內容的設計了。在此可以像我們在使用單機版的PowerPoint 2013一樣，來快速插入選定的SmartArt，然后進行樣式的預覽與選擇以及編輯文字內容。

完成在線Office文件的內容編輯之后如何保存呢？系統將會提示我們，對于云端的Office應用程序是沒有提供“存儲”按鈕的，因為它將會在我們編輯內容的過程中自動進行保存。

接下來我們可以把頁面切換到“信息”頁面，在此您可以決定是否要使用本地計算機中的PowerPoint程序來開啟此文件，畢竟仍有一些更多的功能，需要在單機的Office應用程序中才能夠使用。在“打印”頁面中，可以允許我們點擊“打印至 PDF”，也就是將目前的Word文件文件轉存成一份PDF文件。

在“共享”頁面中，則可以選擇是否要讓此文件，來與他人共享或是取得內嵌信息。其中取得內嵌信息的目的地，便是為了將此文件的預覽畫面，可以嵌入在SharePoint網站的任一頁面中來進行顯示。

針對與其他用戶共享的設置，在此您可以直接輸入準備邀請的人員名稱，輸入過程中，系統會自動快速識別。接著，再從下拉選單中選取所要賦予給這些人員的權限，目前有“可以編輯”與“可以查看”兩種。點擊“共享”。

此外，當我們在Office Web Apps的連接中閱讀文件時，以Word文件為例還可以在“編輯文件”的下拉選單中，來決定要使用單機的Word還是Word Web App來進行內容編輯。

圖2 完成PPT文檔內嵌

當我們選擇以單機的Word來進行文件編輯時，這時SharePoint便會自動開啟系統信息提示，在此您可以選擇關閉目前的Word Web App，或是繼續在Word Web App中編輯。

將Office文件內嵌于網站中

在前面有關Office Web App文件的編輯示范中，我們有提到可以通過“共享”頁面，來取得文件的內嵌信息。其實這項操作需求，也同樣可以在Office文件預覽頁面中，通過功能選單中的“內嵌信息”點擊來取得。開啟一個PowerPoint文件內嵌信息頁面后，您可以將它先復制，過一會兒再將它嵌入到選定的網頁內容中。

請開啟任一SharePoint網頁并進入到“編輯”模式，然后點擊位于“插入”功能列中的“視頻和音頻→內嵌”繼續。緊接著，請將前面所復制的內嵌信息，粘貼到內嵌程序碼的區域中。粘貼之后，將可以立即看到預覽畫面，確認無誤之后點擊“插入”即可。

如圖2所示，便是在一個小組網站的頁面中，所放置的一個PowerPoint文件內嵌信息，在這個預覽頁面中，我們可以進行文件的翻頁、全屏幕顯示、打印成PDF等操作。

在線共同編輯Office文件

實際上在線共同編輯功能，早在前一版SharePoint Server 2010就已提供了，不過當時還無法在網站上進行共同編輯，僅能夠使用單機Office應用程序的方式，在多人在線開啟文件時來進行共同編輯。

當我們由Microsoft Word Web App開啟多人編輯中的Word文件后，便可以從頁面右下方的狀態欄之中，看到目前正在進行編輯的人員名單。而當多位人員在進行共同編輯一份文件時，這時候如果有某一個段落或表格的內容正被另一位人員修改中，在鼠標光標移過時將會出現正在編輯人員的提示信息。此外，如果該區域的內容已經被更新，也會出現“有可用的更新，請保存您的文件以重新整理此區域”的提示信息。

請注意，關于多人共同編輯Office文件的用戶連接，其連接方式可以是從Office Web Apps或是單機版本的Office應用程序來完成。

當發生多人共同修改了文件中某一區域的內容時，如果任一方人員進行保存，將會出現提示信息，來告知我們的變更已發生沖突，請點擊“解決沖突”按鈕繼續。在“解決沖突”的頁面中，您可以選擇“保留其他作者的變更”或是“保留我的變更”。確認后點擊“送出”即可。

善用在線查看器功能

Office Web Apps Server 2013中所提供的在線查看器程序，可以讓用戶通過網頁瀏覽器的連接，來查看存儲在企業網頁服務器（URL）或文件共享文檔夾（UNC）中的 Word、Excel、PowerPoint三種文件。查看不同的Office文件內容時，Word文件中的格式與版面配置會被保留，而Excel中的數據可提供篩選和排序功能，PowerPoint簡報也可以播放所設置的動畫。

圖3 閱讀PPT文件

注意，在線查看器程序并不能對開啟的Office文件進行編輯，也不能開啟任何需要驗證身份的文件。

想要使用這項在線查看器程序功能，首先必須在Office Web Apps Server 2013主機上，開啟Windows PowerShell命令界面，然后執行命令Set-OfficeWebAppsFarm-OpenFromUrlEnabled:$true，來完成此功能的啟用。

成功啟用了在線查看器功能之后，請開啟瀏覽器并輸入連接網址（http://OfficeWebAppsServername/op/generate.aspx），來開啟網頁程序頁面。在此首先您可以在第一個字段中，以URL或UNC表示方式來輸入文件的地址。完成輸入之后再點擊“Create Link”按鈕，便會產生開啟此文件的網址與內嵌信息，在下方的兩個字段中。針對所產生的網址部分，您可以點擊“This this link”來進行開啟測試。

當我們所要開啟的文件大于Office Web Apps Server 2013所支持的大小時，將會出現“文件太大”的錯誤信息。如圖3所示，是成功經由在線查看器所開啟的PowerPoint文件，在此的操作方式，和我們在SharePoint Server 2013所連接開啟的操作方式是雷同的。

您也可以嘗試通過在線查看器，來開啟Excel電子表格，查看內容的呈現是否正常。關于Office Web Apps Server 2013對于Office文件大小的相關限制，您可以通過Set-OfficeWebAppsFarm命 令與相關參數來進行修改。以Excel工作表的大小限制來說，您可以通過執行Set-OfficeWebAppsFarm-ExcelWorkbookSizeMax 20，來限制其大小值。