基于RPA的財務共享服務中心財務報告生成優化研究

程 平 陶思穎 朱波峰

1.重慶理工大學會計學院 2.重慶理工大學云會計大數據智能研究所 3.浪潮通用軟件有限公司

一、引言

近年來，隨著大數據、云計算、人工智能等新興信息技術的迅猛發展和推廣，財務行業不斷革新與變化，為了節約企業成本創造規模效益，財務共享服務中心模式應運而生，其財務報告生成面臨新的挑戰。財務報告是企業向財務會計報告使用者提供與企業財務狀況、經營成果和現金流量等有關的會計信息，它反映了企業總體的經營情況，也是企業進行財務分析與管理決策的重要依據。傳統的財務報告大多靠人工完成，容易產生編制時間較長、信息反映不及時、財務數據不充分以及人為掩蓋導致財務報告不真實等問題。本文以ABC集團財務共享服務中心為例，引入機器人流程自動化（RPA）。RPA也可稱為數字化勞動力，是一種智能化軟件，通過模擬并增強人類與計算機的交互過程，實現工作流程中的自動化。因此RPA可以針對企業中的財務管理要求自動生成財務報告，對不同產品或服務提供財務分析，輔助制定財務政策和經營政策等多方面的智能化生成流程，有效解決了目前人工操作繁瑣、效率不足、出錯率高等問題。

財務報告是全面反映企業經營水平的關鍵文件，也是企業制定戰略決策的重要依據。近年來，RPA技術在財務共享服務中心的應用引起了實務界和學術界的廣泛關注。丘創[1]認為為了降低財務報告的出錯率，應充分運用系統平臺的信息共享與預警糾錯功能，改善財務報告頻繁出錯的情況。程平和萬家盛[2]深入分析了財務共享服務中心云平臺對企業財務建設的影響，并提出了企業在構建財務共享服務中心時需要關注的問題。孫逸和董志強[3]分析了RPA在企業管理中的應用，指出RPA幾乎覆蓋了財務運營管理的方方面面，實現了財務運營的智能化。Lacity等[4]探討了如何將RPA部署到共享服務組織中，并通過案例研究，證實了RPA可以專注于重復性、標準化的任務、流程和它擅長的子流程，從而省出人力來完成更有價值、更適合人工的任務。

綜觀上述文獻研究，目前關于RPA在財務共享服務中心的應用主要以業務流程為主，而有關RPA結合生成智能財務報告的流程優化與實施還較少。鑒于此，本文以ABC集團財務共享服務中心為研究對象，通過實地調研ABC集團財務共享服務中心的運行模式，分析了其財務報告生成流程的現狀及存在的問題，通過RPA技術對財務報告自動生成流程進行優化與改進，更好地幫助企業明確流程規則，實現財務運營管理智能化。

二、ABC集團財務共享服務中心財務報告生成流程的現狀及問題分析

（一）財務報告生成流程現狀

ABC集團是一家以信息化為特征，以現代商貿為核心，集地產開發、金融投資、物流運輸、文化旅游四大板塊于一體的大型現代化企業集團。下屬獨資、合資、控股企業超過223家，全球員工數10萬人，其中海外員工3萬人。財務報告作為最重要的會計信息之一，經過該集團多年的探索與實踐，對財務報告的編制流程、結構、內容、指標以及周期等做出了詳細規定。

ABC集團財務共享服務中心建立的財務報告生成系統主要包括文件管理、格式管理、數據處理、報表分析、報表輸出、報表管理、預算編制、風險控制等環節[5]。目前，對于分子公司傳遞個別報表到總公司的環節還是以紙質媒介流轉的方式進行，數據處理、報表輸出和報表管理等環節已基本實現了信息化。在財務報告生成流程中，個別財務報表生成包括獲取基礎數據、編制財務報告及附表、負責人審核財務報告及附表；合并報表生成包括收集單體報表及調整項、編制合并報表、各級責任人審核合并報表；管理報表生成包括收集基礎數據、編制管理報表、各級責任人審核管理報表等步驟。

分子公司編制財務報告的流程主要是結算當期所有費用和損益，做出相應的財務處理，經財務經理審批并簽字確認后得出試算平衡表，再經過會計調整后進行復核，最后由總經理審批后將財務報告寄送給財務共享服務中心[6]。然后財務共享服務中心進行合并報告的編制，大致流程包括制定合并財務報告編制方案、統一會計政策及會計期間、歸集整理合并抵銷基礎事項和數據、審核簽章等環節，具體流程如圖1所示。

（二）ABC集團財務共享服務中心中財務報告生成流程現狀分析

ABC集團財務共享服務中心盡管從分子公司和母公司的各個層面加強了財務報告的準確性和實用性，并使用了大數據、云計算等信息技術將報表的輸出和管理嵌入到財務共享服務中心，但其中仍存在人工操作繁雜、財務報告受標準化模式禁錮、沒有進行實質性的財務分析，缺乏預測性的財務報告等問題，因此在財務報告質量不高的基礎上難以進行財務決策和經營決策。

1.大量人工堆砌，造成業務處理效率不高及數據錯誤率難以降低

ABC集團財務共享服務中心盡管上線了財務核算系統和合并財務報表系統，但在財務報告的生成流程中大部分還是人工在進行操作，而該集團產生的業務和財務數據又是巨大的，因此編制財務報告過程中的工作量多且繁瑣，難以避免地會出現財務人員疏忽大意的情況，直接或間接導致了財務數據的致命錯誤，由此可能會給企業帶來慘重損失以及不可逆的嚴重后果。還有一種情況是，財務人員為獲取利益，故意掩蓋財務數據和經營狀況，將直接影響財務報告的真實性和完整性，甚至可能成為虛假報告；或是故意修改客觀數據，導致財務報告失去信息價值，甚至誤導管理者做出錯誤的決策而由此帶來經濟損失。

2.財務報告受標準化模式禁錮，無法滿足不同信息使用者的需求與偏好

目前，ABC集團財務共享服務中心使用的是統一的、標準的財務報告模式，因此對不同的會計信息使用者來說，該集團提供的財務報告格式相同，內容也基本一致，根本無法滿足不同會計信息使用者日益增長的需求。盡管統一標準的財務報告有降低成本、簡化工作內容、適用范圍更廣等優點，能滿足不同信息使用者的共同信息需求，但其不足之處更為明顯。首先，圖標類、文字類、圖像和聲像類等信息結構的信息傳遞效果不同，而不同的會計信息使用者或同一信息使用者在不同途徑下，對信息結構的要求也不同。其次，標準化的模式可能會造成企業個性的抹殺，甚至可能導致企業無法進行更有效的財務分析，進而影響企業未來的發展戰略。最后，由于現代信息技術的快速發展和應用，傳統的標準化財務報告已難以適應社會環境的變化，因此改變財務報告模式，提供多維度的財務分析和報告勢在必行。

3.財務報告編制過程中不同人員的參與，無法做到真正的協同

ABC集團是一家大型現代化企業，產生的數據是海量的，每個分子公司有不同的業務和流程，因此參與到財務報告編制過程中的人員是較多的，這就會產生不同參與人員無法做到真正協同的問題。例如，上市公司年報的生成過程：各分子公司提供用于編制年報的數據、資料——財務人員根據模板，整理年報初稿——初稿提交董事會審議——董事會成員回復意見——年報修改后再次提交——審議通過后遞交外部審計機構審核——最后向公眾公開。這個流程看似各個參與者各司其職，但事實是參與財務報告編制工作的不同人員不可能真正做到數據上的協同，也沒有系統的糾錯機制來防范錯誤的發生，導致財務數據出錯率高，無法生成高質量的財務報告。

圖1 ABC集團財務共享服務中心財務報告生成流程

4.大數據應用技術不成熟，無法提供高質量信息及預測性財務報告

隨著資本市場的發展，不確定性信息日益泛濫，企業的管理者和信息決策者更關心的是企業未來的盈利能力、發展能力和營運能力等，并要求能提供前瞻性和預測性的財務信息。而ABC集團財務共享服務中心財務報告的生成流程主要集中在業務數據記錄和分析的初級階段，對財務報告的數據分析、決策、可視化以及語音識別方面的智能化處理流程尚未建設完全，且財務報告的供給是針對過去已經出現和發生過的會計信息，沒有對潛在的業務流程提供對決策者有用的預測信息，因此它無法反映企業未來的發展狀況和經營業績，如果企業不發生經濟活動或經濟活動尚未進行，企業就不會在財務報告中記錄并反饋。因此，企業的財務報告應具有預測性，才能為企業未來發展提供更好的決策支持。

三、基于RPA的財務共享服務中心財務報告生成優化與改進

針對ABC集團財務共享服務中心的財務報告生成流程現存的問題，本文基于RPA，主要從流程中的批量處理、智能財務報告與語音識別、全方位多元化財務分析、異常指標現象分析及預測分析等方面提出優化與改進措施。

機器人流程自動化（RPA）是一種使業務流程自動化的技術應用。根據機器人流程自動化和人工智能研究所的研究，通過使用機器人流程自動化工具，公司可以配置軟件或“機器人”來采集和解讀用于處理事務、操作數據、觸發響應和與其他數字系統進行通信的應用程序[7]。因此將RPA引入財務共享服務中心，可以取代財務流程中重復性的工作并且精確度遠高于人工；優化財務流程及標準，在降低成本的前提下提高工作質量；增強數據的質量與一致性，優化分析水平；幫助財務部門解放生產力，將重心轉移到高附加值工作等。因此，RPA技術可以進一步提高ABC集團財務共享服務中心的效率和準確性，與財務共享服務中心系統實現互相幫助。此外，對于該集團內部原有的系統之間差異化問題，RPA也能發揮一定的協調作用。在財務報告生成流程方面，RPA技術也能基本解決目前存在的問題。基于RPA的財務共享服務中心財務報告生成優化與改進如圖2所示。

（一）RPA完成批量任務自動處理，提高效率和準確性

RPA流程自動化適用于執行基于指定規則的任務，以模擬人工鍵盤、鼠標操作方式執行大量重復性的操作，且提供客戶端運行工具及移動端管理工具。操作人員可在手機或PC端通過語音、面部識別、手機掃碼與文字調用等方式，調用腳本，驅動系統功能執行，例如可語音調用機器人，給出類似“生成XX組織XX月XX表”的命令，機器人會把報表數據通過Excel的形式進行反饋，這些數據主要是基于財務總賬核算的一些報表，根據預置有固定格式的財務分析報告模板，自動把數據計算出來，通過對數據進行核對，保證數據準確性。在自動發起報告生成任務過程中，執行任務可視化。在后臺可通過任務平臺監控任務執行進度、執行情況等[8]。所以，只要在系統后臺預置好財務報告的模板，RPA就能讓基礎業務數據自動生成有用的財務信息，以其輕量、高效、快速、便宜、精確的特質完成之前的人工操作，財務報告生成流程中大量重復性、定義清晰、有固定邏輯而少有意外情況的工作都可以由RPA來完成，并且利用其數據共享和自動糾錯的功能，能從本質上改善財務報告人工干預和頻頻出錯這一局面。

（二）RPA技術可根據使用者要求提供多維度的財務分析

在RPA的技術支持下，不同的會計信息使用者在確定需要的會計信息后，ABC集團財務共享服務中心的系統后臺可根據企業實際情況與特殊需求預先設置好報告模式，然后后臺業務系統發生單據，最終產生財務信息。語音或文字調用機器人發起財務報告生成任務，報告執行過程中是按照公式進行后端取數、計算，最后生成Word文檔，其中可以根據管理的需要和信息使用者的偏好，增加相關管理維度及不同的展示模式，如餅狀圖、樹狀圖等。因此除了自動生成財務報告外，RPA可根據工作需求，提供全方位多維度的財務分析和管理報告，如表1所示。例如定時進行資產負債分析、利潤分析、現金流量分析、EVA分析等多維度財務分析；日常經營中通過對預算執行的監控，在報告中分析預算與實際、實際與行業標桿值之間的差異；針對不同產品或服務，可提供邊際貢獻和毛利率分析；針對企業經營效率和財務狀況，通過杜邦分析體系，根據若干個不同財務指標的內在聯系，進行系統、綜合分析等。所以，RPA技術可按需生成多樣化的財務報告，能夠更加充分地表達財務信息，也更有利于信息使用者理解財務報告，輔助集團更好地制定財務決策和經營政策。

圖2 基于RPA的ABC集團財務共享服務中心財務報告生成流程

（三）RPA將數據集成到統一的數據查詢平臺，確保數據的一致性

RPA可通過語音或文字形式自動化完成財務分析報告的生成功能，將基礎數據統一到ABC財務共享服務中心平臺中，已無需人工操作，完美地解決了不同參與人員無法做到真正協同的問題。RPA不僅幫助ABC集團財務共享服務中心協同和自動化生成合并財務報表的主表，而且支持分子公司與不同職能部門協同生成定期財務報告的附注、摘要等，并確保財務報告披露信息的準確性、協同性和一致性。例如財務報告編制流程中的各個模塊的相關取數、憑證審核、記賬、計算以及與分子公司的數據銜接等環節，都可通過系統的智能化處理，系統間數據自動傳遞，跨越地理距離和時間的障礙，滿足多種稽核、自由查詢等過程，更及時地提供企業需要的財務信息，在保證財務數據一致性的同時，也減輕了財務人員的工作量，大大節省了財力物力。

（四）RPA可從多種角度對集團的財務數據進行收集分析，并做出預測

RPA技術應用到ABC集團財務共享服務中心后[9]，系統可根據給定的范圍和方法，利用財務歷史數據、業務數據、銷售數據、生產數據等不同來源的基礎數據，綜合不同變化因素，運用數據模型、數據算法以及數據挖掘技術對海量數據進行程序化整理、加工與分析，進而對公司未來的經營活動和財務狀況做出預測分析，得出預測性的財務報告[10]。例如，用數據庫中所有的歷史數據進行比對和分析，對成本、收入、費用、利潤、經營活動以及財務指標進行預測，并利用杜邦分析模型分析企業利潤與資產、負債和各要素之間的內在關系，也可分析社會趨勢對資金的影響以及通過對有形資產和潛在資產的程序化統計進行資產評估和預測。在調整某項指標時，系統能立即預測出對整體經營情況和財務盈利水平的影響并進行指標推演，也就是所謂的“牽一發而動全身”，進而更全面、科學地進行公司財務經營狀況的預測和分析。因此，RPA技術的應用，為企業合理配置資源、優化戰略決策、預測以及有效規劃未來經濟活動等方面提供了更多可能。

表1 多維度財務報告分析

四、結語

人工智能、云計算、大數據時代為財務共享服務中心的財務報告自動生成提供了技術支持和其他有利條件。本文基于RPA，以ABC集團財務共享服務中心財務報告自動生成流程為例，詳細分析了其財務報告生成及使用過程中存在的問題，并提出了優化與改進措施。這些措施較好地解決了人工操作的弊端，還能得到更高質量的智能財務報告，為企業管理者提供較為全面有利的決策支撐。因此，現代企業應充分利用信息化手段加強財務報告自動生成流程管理，進一步深化完善財務報告自動生成的流程設計及其規則，為財務共享服務中心模式探索新的發展方向。●