“大數(shù)據(jù)”時(shí)代的檔案管理新特點(diǎn)

李虎

近年來(lái)，隨著網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)快速發(fā)展，檔案管理工作也在面臨一場(chǎng)深刻變革。在當(dāng)前的時(shí)代背景之下，社會(huì)對(duì)于檔案管理工作提出了更高要求。經(jīng)過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)處理之后，不僅能夠提高管理者的工作效率，還能讓人們享受到更加便捷的服務(wù)，可以稱得上是一舉兩得。本文針對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)于檔案管理模式所造成的改變進(jìn)行探討，并提出了一些建議，希望能夠以此提高檔案管理者的工作水平，更好地服務(wù)工作。

新時(shí)期互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日益改變著人們的生活，在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，檔案管理建設(shè)顯得非常重要。要想提升檔案管理工作的質(zhì)量和水平，我們必須要強(qiáng)化信息資源的共享與交流功能，充分利用檔案信息的價(jià)值與作用，引進(jìn)專業(yè)性強(qiáng)的檔案管理人才，變革傳統(tǒng)的檔案管理方式，完善檔案管理機(jī)制，這樣才能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理的意義

在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間當(dāng)中，人們一直忽視了檔案管理工作的重要意義。而隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，數(shù)據(jù)成為了一筆寶貴的財(cái)富，檔案管理工作的重要性更加凸顯。

大數(shù)據(jù)檔案管理是時(shí)代的要求，也是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。而隨著智慧城市建設(shè)工作的普及，無(wú)形之中提高了對(duì)于檔案管理工作者的要求。筆者長(zhǎng)期在住房管理部門工作，“大數(shù)據(jù)”技術(shù)的興起對(duì)房管部門的工作帶來(lái)了顛覆性的改變。近年來(lái)，許多地方的房管部門堅(jiān)持以信息化建設(shè)為支撐，著力加強(qiáng)大數(shù)據(jù)技術(shù)和房產(chǎn)數(shù)據(jù)信息的融合應(yīng)用，推動(dòng)完成了房屋登記系統(tǒng)向房產(chǎn)交易、產(chǎn)權(quán)管理系統(tǒng)的升級(jí)改造和不動(dòng)產(chǎn)登記中間數(shù)據(jù)庫(kù)的搭建，實(shí)現(xiàn)了房屋交易數(shù)據(jù)和不動(dòng)產(chǎn)登記數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)交換，有效保障了個(gè)人住房信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)完整性。筆者所在城市房管部門運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，先后為市民政部門提供了城鄉(xiāng)低保對(duì)象、為審計(jì)部門和扶貧辦提供了精準(zhǔn)扶貧對(duì)象、為市紀(jì)檢部門提供了相關(guān)公職人員房屋權(quán)利人的住房信息查核服務(wù)，充分挖掘了房產(chǎn)數(shù)據(jù)信息的最大潛在價(jià)值，為職能部門提供了決策參考。

在傳統(tǒng)的檔案管理時(shí)代，各種信息、數(shù)據(jù)不能打通共享使用，不但加大檔案管理工作量，還造成大量資源的閑置和浪費(fèi)。未來(lái)，隨著檔案信息電子化采集工作的進(jìn)一步深入，電子檔案實(shí)現(xiàn)全覆蓋，無(wú)紙化、易備份，大大緩解了電子檔案積壓而造成的壓力，極大地節(jié)約了社會(huì)資源，提高了工作效率。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理的實(shí)際操作

只有對(duì)檔案信息進(jìn)行云儲(chǔ)存，才能保證數(shù)據(jù)的完整和安全。而一切云儲(chǔ)存工作的前提就是建立一個(gè)完善的數(shù)據(jù)平臺(tái)和相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施。只有這樣，才能夠在檔案進(jìn)入到系統(tǒng)中以后，便于各個(gè)部門對(duì)于檔案的使用，根據(jù)不同用戶的需要，制定服務(wù)方案。另外，還要完善建立異地災(zāi)備系統(tǒng)，防止不可抗力造成的數(shù)據(jù)滅失。

除了云儲(chǔ)存，云服務(wù)工作也同樣不可忽視。只有做好了云服務(wù)工作，才能通過檔案信息對(duì)用戶進(jìn)行分析，從而提高檔案的使用率和價(jià)值性。國(guó)家可以通過建立云平臺(tái)的方式，來(lái)達(dá)到提供云服務(wù)的目的。通過云平臺(tái)，各地的檔案工作管理者可以調(diào)閱相應(yīng)的資料，通過其他的資料可以對(duì)現(xiàn)有的用戶相匹配，并根據(jù)其所提出的要求提供不同的服務(wù)。各地的方案館還應(yīng)該建立屬于自己的門戶網(wǎng)站，用戶足不出戶就可以查詢自己信息的準(zhǔn)確性，若有錯(cuò)誤，便于第一時(shí)間通知檔案管理工作人員進(jìn)行整改。除此之外，地方的檔案館也應(yīng)該給予用戶更大的權(quán)利，讓用戶擁有對(duì)于部分私密信息的自行修改權(quán)。

在對(duì)檔案進(jìn)行大數(shù)據(jù)管理的過程中，檔案館自身的數(shù)字化建設(shè)同樣重要。數(shù)字化建設(shè)的意義深遠(yuǎn)，不僅在服務(wù)層面，在用戶切身利益方面也有著重要的價(jià)值作用。檔案館在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的時(shí)候，要針對(duì)不同的用戶進(jìn)行分類，便于今后使用時(shí)的查詢。同時(shí)，各地檔案館也要對(duì)數(shù)字化建設(shè)提出一定的要求和規(guī)章制度，并嚴(yán)格執(zhí)行。只有這樣，才能保護(hù)用戶的私密信息，提高檔案的使用率。

為用戶提供更多、更好的服務(wù)是檔案管理工作的基本出發(fā)點(diǎn)。為了達(dá)成這一目標(biāo)，就需要檔案管理工作者對(duì)用戶的行為進(jìn)行分析，投其所好，為用戶提供更多的選擇。只有這樣，用戶才能在實(shí)際生活當(dāng)中感受到檔案管理工作的重要性和意義，同時(shí)也為檔案館的進(jìn)一步發(fā)展提供更多的可能性。

近年來(lái)，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)達(dá)和普及，越來(lái)越多的人開始選擇通過網(wǎng)絡(luò)來(lái)獲取信息。盡管這在一定程度上制約了檔案館的發(fā)展，但卻也是新的挑戰(zhàn)和動(dòng)力。針對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)普及的現(xiàn)狀，檔案館要從自身出發(fā)，除了做好日常工作以外，還要與其他的檔案館建立合作關(guān)系，采用信息共享等方式來(lái)提高用戶的體驗(yàn)和信賴度。為廣大人民群眾提供更加全面，更加具有針對(duì)性，更加便利的服務(wù)。

檔案管理工作除了要與時(shí)俱進(jìn)，緊跟大數(shù)據(jù)時(shí)代的步伐以外，還要從實(shí)際情況出發(fā)，根據(jù)絕大多數(shù)用戶的習(xí)慣，加強(qiáng)自身的檢索功能建設(shè)。通過對(duì)檔案館儲(chǔ)藏?cái)?shù)據(jù)的分類和歸納，將其劃分為不同的種類，不僅能夠提升檢索速度，也更有利于提高用戶的使用便捷性，直接提高用戶的使用體驗(yàn)。此外，用戶在查詢某一信息的時(shí)候，檔案館除了要通過其輸入的關(guān)鍵詞提供直接的信息外，還要將與該信息相關(guān)聯(lián)的部分信息一并提供給用戶。這是智能檢索的發(fā)展趨勢(shì)，也是檔案管理工作進(jìn)步的必經(jīng)之路。同時(shí)，用戶檔案信息的保密工作是檔案管理工作中的重點(diǎn)。只有不斷地加強(qiáng)對(duì)于保密工作的建設(shè)，才能避免檔案泄露，給用戶造成不必要的損失。

三、結(jié)語(yǔ)

我國(guó)檔案管理工作正在積極改革，不斷應(yīng)勢(shì)而動(dòng)、乘勢(shì)而為，加快轉(zhuǎn)型升級(jí)，逐步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。要逐步實(shí)現(xiàn)檔案部門與其他部門之間的互聯(lián)互通，逐步實(shí)現(xiàn)由政務(wù)信息的互通到業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的互通再到檔案數(shù)據(jù)的互通，最終實(shí)現(xiàn)對(duì)包括政務(wù)信息、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等在內(nèi)的各類電子文件的在線歸檔、在線移交接收、在線利用，徹底打破檔案部門“信息孤島”的狀態(tài)，進(jìn)一步推動(dòng)我國(guó)檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展。