Word的郵件合并功能在高校教務管理工作中的應用

張艷 唐前軍

摘 要：郵件合并是Word提供的一項高級功能，是將一個主文檔與一個數據源結合起來，最終自動生成一系列的輸出文檔。將郵件合并功能應用到高校教務管理工作中，可以簡化管理流程，實現教務管理自動化。從而將教務管理人員從重復的工作事務中解脫出來，既提高了教務管理工作的效率，又保證教務工作的質量。本文以帶照片的準考證制作為例，詳細介紹了郵件合并功能的具體應用。

關鍵詞：郵件合并 主文檔 數據源 教務管理

中圖分類號：TP317.2 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）03（c）-0156-03

在日常工作中，經常會遇見這種情況：需要處理的文件的主要內容基本都是相同的，只是具體數據在發生變化。當需要填寫大量格式相同，且僅需要修改少量相關內容，文檔主體內容不變時，此時就可以運用Microsoft Word提供的郵件合并功能了，不僅操作簡單，而且還可以設置各種格式和打印效果等，可以滿足許多不同客戶各種具體的要求。特別是在高校教務管理中，批量制作期末成績通知書、各類證書、準考證、成績單等，利用郵件合并功能，既可高效的完成這些重復繁瑣的工作，又可簡化教務工作事務。

1 郵件合并的概念

Word的郵件合并可以理解為將一個主文檔與一個數據源（如：Excel、數據庫文件等）結合起來，最終生成一系列的輸出文檔。這里的主文檔就是Word文檔，數據源可以是Excel等數據庫文件。

2 郵件合并的步驟

第一步：創建主文檔。

制作Word文檔，包含文本、格式設置和任何其他始終保持相同的元素， 比如準考證中的對每個考生都不變的內容（考生須知、考試時間）等。

第二步：準備數據源。

數據源實際上是一個數據列表，其中包含了用戶希望合并到輸出文檔的數據。通常它保存了姓名、通訊地址、電子郵件地址、傳真號碼等數據字段。在高校學生教務管理中常常使用Excel表格來保存這些數據。

第三步：實現郵件合并。

實現郵件合并的步驟如圖1所示。

其中，合并域是使用一對書名號括起來的域名，域名對應于數據源中的字段名。書名號是合并域的特征符號，它不是從鍵盤上直接鍵入的，而是在插入域值時可自動生成。

第四步：保存合并文件。

合并郵件后將生成一個新文檔，在該文檔中，每頁中的可變信息均由數據源自動創建生成，將此文件保存即可完成郵件合并。

3 郵件合并制作學生準考證中的應用

3.1 創建主文檔

首先，創建一個Word 文檔，將此文檔并命名，如命名為“大學英語四級準考證.docx”，其主要內容如圖2所示。

3.2 創建數據源

創建一個Excel的數據表，并將其命名，如命名為“考生名單.xlsx”，并創建字段名：序號、準考證號、證件號碼、考生姓名、考試地點、考場號、座位號、學校名稱、院系名稱、照片等。最后將數據錄入到相應字段中，或者直接從相應的報名數據庫中導出該數據表，具體內容如圖3所示。

這里還得準備每個同學的照片，照片與數據源放置在相同文件夾下或單獨存放在指定的文件夾下。每個同學的照片按名字00001.jpg、00002.jpg、…、的順序依次命名。選中表格中的照片名，一一設置好每張照片的超級鏈接，如圖4所示。

3.3 將數據源合并到主文檔

（1）打開“大學英語四級準考證.docx”文檔，執行“郵件”→“開始郵件合并”→“郵件合并分步向導”→在右側任務窗格中選擇文檔類型為“信函”。

（2）單擊“下一步： 正在啟動文檔”→選擇開始文檔為“使用當前文檔”。

（3）單擊“下一步： 選取收件人”→選擇收件人為“現有列表”→單擊“瀏覽”→打開數據源文件“考生名單.xlsx”

（4）單擊“下一步： 撰寫信函”→單擊“插入合并域”， 在相應的位置分別插入合并域，如圖5所示。

（5）這里單獨說明一下插入照片的操作，具體步驟如下。

定位到照片欄，單擊“插入”→“文檔部件”→“域” →“IncludePicture”，在文件名或URL處輸入“照片”，然后單擊“確定”。其操作如圖6所示。

注意，此時系統將出現顯示信息“錯誤！未指定文件名”。這是正常現象，因為這里插入的變量名，故系統提示未插入某一文件名。當完成郵件合并時，這里的變量名將被具體的數據替換。右擊“錯誤！未指定文件名”或按alt+F9切換到源代碼編輯模式，如圖7所示。

選中“照片”文字，再單擊“郵件”→“插入合并域”→“照片”，建立關聯，如圖8所示。

最后再按alt+F9恢復原編輯狀態。此時如果照片框內沒有照片，提示“錯誤，沒找到指定文件名”，這是因為頁面沒有自動刷新造成的，可選中提示信息，按F9刷新，即可顯示第一人的照片。

（6）單擊“下一步：完成合并”，在彈出的列表中選擇“編輯單個文件”，在彈出的[合并到新文檔]對話框中，選擇“全部”，單擊“確定”按鈕，如圖9所示。

（7）這時會彈出一個叫“信函1”的Word文檔，在“信函1”中，將發現所有人的照片都是“01.jpg”。同樣的道理，這也是因為沒有刷新的緣故，按下Ctrl+A組合鍵全選，再按下F9 功能鍵，即可以看到所有照片都得到了更新，保存該文件（最好與主文檔和數據源文件放在一起）。由于“信函1”中已經包含了所有的合并好的信息，所以原來的主文檔可以另行保存，它與這個新生成的文檔已經沒有關聯了。

到此，數據表中的每一個考生的準考證就制作完成了，并且每一個考試證都是單獨的一頁，即有多少個考生就會生成多少頁的文檔。所以，打印后便可直接分發給每一個考生。

4 結語

在當前高校教務管理需要處理海量的數據的新形勢下，將郵件合并引入到文檔的批量處理中，只是教務管理在信息化、自動化方面的一個體現。高校教務管理工作只有改變傳統的教育思想、教育觀念、教育方式和管理模式，充分利用現代化的教育管理手段，不斷強化管理人員改革創新的意識，才能進一步走向現代化和科學化，才能開創教育信息化時代高校學生管理工作的新局面。因此在工作當中要有更新更好的工作理念，充分利用信息技術手段，更快更好的提高工作效率。

參考文獻

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