淺談從傳統紙質歸檔到電子歸檔的研究

劉柳

摘 要：互聯網時代背景下，我國各事業單位已基本實現無紙化辦公，采用電子文件來進行存檔。那么，如何協調紙質歸檔與電子歸檔關系，如何有效管理電子檔案，將是各事業單位需要解決的問題。基于此，本文針對傳統紙質歸檔到電子歸檔的變化展開了進一步研究。

關鍵詞：紙質歸檔 電子歸檔 歸檔管理

前言：傳統紙質歸檔方式存放時間一般較長，而電子歸檔具有占用空間小、便于傳播，而且使用時間久等優勢，很多人認為紙質歸檔似乎沒有存在必要。但是，無紙化辦公過程中會產生數量巨大的電子文件，對檔案管理工作提出更高要求。因此，對于傳統紙質歸檔與電子歸檔的研究具有現實意義。

一、傳統紙質歸檔與電子歸檔的區別

（一）管理方式存在差異

事業單位在進行紙質文件歸檔時，首先由文書處理部門對已處理完畢的文件進行處理，將其中具有價值的文件按照一定分類進行收集，并移交給檔案部門。通常檔案部門會每年歸檔整理一次。在進行電子歸檔過程中，借助計算機可以實現任意角度的分類，無需經過分類和組卷過程。電子檔案的接收過程較為復雜，通常需要向檔案部門移交光盤、軟盤或是磁帶，還可以通過檔案部門規定的網絡地址，實現網絡的歸檔與提交。要求檔案部門配備專門的格式轉換設備便于對不同格式電子文件的識讀與歸檔。借助計算機自動化系統，可以根據需要對文件進行分類、組合，構建數據庫。

（二）檔案的載體不同

傳統紙質歸檔所采用的載體為實體，就是將相關數據記錄在紙質文件上，然后進行存檔，穩定性較好。而且紙質文件文字帶有個人字跡特征，在書寫墨跡上因時間不同還會有新舊差別，因此很難被改造或是偽造。電子歸檔是將文件內的相關數據直接輸入電腦中，存儲到磁盤、光盤上，方便攜帶。借助計算機能夠實現多種形式的信息處理與分析，根據使用者的需求對信息進行打印、復制、分類、統計等操作[1]。

（三）數據保存安全性不同

紙質文件實現了存儲載體與數據的融合，因此只需將紙質保存完好，不被損壞就能保持數據的安全。紙質文件對于保存環境有一定要求，如環境應保持干燥和適宜溫度。電子文件的存儲載體與數據是相互分離的，因而文件內數據信息極易被修改或盜取，嚴重的還會面臨被銷毀的威脅。此外，如果出現計算機病毒，還會使電子文件受到影響。

（四）文檔保存壽命不同

通常情況下，紙質文件的保存壽命長，如果將高溫、化學反應等外界因素排除，紙質文件甚至能夠保存上千年。而電子文件由于儲存在光盤或是磁盤上，一旦文檔受到磁場影響，將會導致退磁、消磁的發生，進而造成文件丟失。由于電子文件易于保存和傳播，可以通過備份來防止文件發生丟失情況。

二、傳統紙質歸檔與電子歸檔的有效融合

（一）做好紙質歸檔向電子歸檔的轉換工作

當前，對于具有法律效力及憑證作用的文件依舊采用紙質歸檔方式。因計算機與信息技術還存在不足之處，電子文件極易被修改。因此，具有重要價值的電子文件也應轉化為紙質文件進行存檔，提高數據的安全性。基于此，應實現紙質歸檔與電子歸檔雙向并行。也就是說，針對同一歸檔內容采用紙介質與磁盤、光盤等介質分別歸檔的方式，強化文件的安全系數。檔案部門應在電子文件的目錄處備注相應的紙質文件的檔號和存儲位置，反之亦然。

（二）對歸檔電子文件進行技術處理、

電子歸檔已經成為各事業單位普遍使用的一種辦公形式，要求檔案管理人員參與到文件工作的各領域，對電子文件的接受、處理及保存工作進行有效指導。全面了解信息組合的過程，從而確保電子文件所存儲的原始信息的真實性。例如通過技術處理將已經歸檔電子文件屬性改為“只讀”，這樣就不會被隨意更改，有效提升電子文件的可靠性和真實性。

（三）仔細鑒別所要歸檔的文件

隨著事業單位辦公領域自動化的進一步應用，產生了大量形式多樣的紙質文件、電子文件。要求檔案管理人員在歸檔前必須做到認真鑒別，否則將相同的歸檔文件采用多種形式進行歸檔，不僅增加檔案管理人員的工作量，還會增加一定的管理成本。對于電子文件的鑒別與紙質文件鑒定標準相同，需要對文件的保存價值進行準確的預測和判斷。在進行電子文件歸檔時，檔案部門應協助文件形成部門，針對文件的內容、價值進行鑒別，在此基礎上檢查內容和載體，作出最后的取舍。明確硬件、軟件環境，根據電子文件價值來設定具體的保管期限[2]。

（四）合理采用紙質檔案管理標準

由于傳統紙質歸檔方式歷經了漫長的發展時期，已經具備完整的管理標準。但是在進行電子歸檔與管理的過程中，很多管理標準并不適用。因此應充分考慮電子歸檔的特殊性，合理采用紙質檔案管理中適用于電子歸檔的管理標準，避免具有長期保存價值的電子文件在歸檔過程中出現損壞。此外，還應積極借鑒當前國際上的標準及外國先進的檔案管理經驗，從而制定出符合我國實際情況電子檔案管理標準，適應時代發展需求。

總結：從傳統紙質歸檔到電子歸檔的變化，是時代發展進步的表現。但兩種歸檔方式各具優勢，應在廣泛應用電子歸檔方式的同時，與紙質歸檔互相結合，確保文件的安全性。進一步加強對電子歸檔方式的研究，使其更加科學化、規范化。

參考文獻：

[1] 賴秀琴.芻議企業電子文件的歸檔方式及實現條件[J].辦公自動化，2018，23（08）：60-62.

[2] 劉偉珍.檔案歸檔管理和利用方式之研究[J].城建檔案，2017（08）：63-64.