淺談如何提高檔案信息化的開發(fā)與利用

劉軼男

摘 要：在信息化時代，提高檔案信息化開發(fā)與利用一直是各個企業(yè)與部門的熱門話題。隨著時代的不斷發(fā)展和進步，人類從原始的竹板檔案，布料檔案，紙質檔案過渡到如今的數(shù)字化檔案。只有在信息化時代做好檔案管理工作的創(chuàng)新與合理開發(fā)，才能夠最大程度的體現(xiàn)檔案的價值，這也是檔案管理信息化變革的意義所在。本文提高檔案信息化的開發(fā)與利用提出一些個人建議。

關鍵詞：檔案信息化 檔案開發(fā) 檔案利用

在數(shù)字化，信息化時代下，文件管理正在變得越來越便捷和智能。可以說檔案存儲管理面臨著重要的轉型與變革。做好檔案信息化的合理開發(fā)能夠有效地方便人們的檔案錄入、保存和利用。檔案是國家的重要資源和寶貴財富，所以說，在檔案信息化的同時，做好保密和存儲也是開發(fā)的重點難點所在。

一、目前檔案信息化建設工作面對的大環(huán)境

隨著我國信息技術的不斷發(fā)展和進步，信息化建設在人們的生活與工作之中發(fā)揮了十分重要的作用。在檔案管理過程中，不難發(fā)現(xiàn)過去的紙質檔案存在著保存困難，更改費事費力的現(xiàn)狀。使用最先進的信息化技術進行檔案信息化的開發(fā)與利用能夠大大的方便檔案管理人員的日常工作，提升檔案調(diào)動和管理的便捷性。隨著電子載體和檔案信息數(shù)量的劇增，檔案信息化開發(fā)是必然也是必須的。在未來，檔案的信息化存儲除了有書面資料的存儲，還會融入視頻或者是音頻的存儲，檔案內(nèi)容將更加豐富多元，檔案信息化建設工作將迎來一個高速發(fā)展的時代，其發(fā)展空間也是巨大的。

二、檔案信息化的利用優(yōu)勢

將檔案進行信息化存儲和開發(fā)有利于檔案的保護和調(diào)動。以往檔案的調(diào)動和查詢手續(xù)十分繁瑣且困難，但是，將檔案進行信息化后，在后期調(diào)動檔案時就只需要在電腦上自己操作申請，進行身份認證就可以了。這就是檔案信息化管理給人們帶來的便捷之處。另外，將檔案進行信息化存儲和保存的安全性是遠遠高于傳統(tǒng)檔案管理存儲。以往的紙質書籍檔案存儲且不說容易受到環(huán)境的影響，例如潮濕，洪澇，就連最基本的保存年限都是未知的。很多紙質檔案會因為沒有保養(yǎng)而產(chǎn)生泛黃，報廢等現(xiàn)象，這樣就容易導致社會資源的隕滅。

三、檔案信息化開發(fā)與利用的幾點建議

想要進行檔案信息化開發(fā)與利用必須要有幾點前提基礎，否則即使完成了開發(fā)工作，在后期也需要不斷地進行體制更改，甚至需要進行重新建設，容易造成資源浪費。筆者就檔案信息化開發(fā)與利用提出幾點個人建議。

2.1 加強檔案開發(fā)信息化人才建設

檔案的信息化開發(fā)與利用離不開專業(yè)化人才的支持與設計。由于檔案管理方式，管理系統(tǒng)發(fā)生了改變，這就需要檔案管理人員和開發(fā)人員提高自身的信息化素質，適應新時代下檔案管理工作的新要求。從業(yè)者不僅需要具備檔案管理的相關專業(yè)知識，還需要對信息技術有一定的了解。這種復合型人才的培養(yǎng)可以通過加強專業(yè)技術培訓、開展區(qū)域檔案信息化交流活動等形式進行，讓每一個檔案管理工作者融入到信息化環(huán)境之中。只有基礎人才建設到位了，在系統(tǒng)的開發(fā)和利用方面才能夠有一個堅硬的基石。

2.2 加強檔案信息化管理制度建設

信息化基礎上的檔案管理工作與傳統(tǒng)檔案管理有著很大的區(qū)別，建立一套科學合理的檔案信息化管理制度對于檔案信息化管理工作是十分必要的。要讓每一個人分配到具體的權限。防止檔案泄露等現(xiàn)象的發(fā)生。目前我國很多私人信息得不到安全保障，甚至在移動或者電信營業(yè)廳中的客戶電話號碼有時候都會存在泄露現(xiàn)象。因此，一定要加強檔案信息化管理的制度建設，追責到個人。信息化時代下，檔案管理需要集中統(tǒng)一管理。不能像以往一樣分散各個地區(qū)進行管理。要加強集中管理力度，建設一個系統(tǒng)，避免重復建設造成的浪費，提升中央系統(tǒng)的軟硬件能力。可以將各個地區(qū)的檔案資源上傳到統(tǒng)一檔案資料庫之中，如果有需要時再從資料庫之中進行調(diào)閱查詢。這樣更加方便了檔案的管理，也減少了人力、物力、財力的

浪費。

2.3 做好信息化檔案建設的安全存儲工作

信息化檔案與傳統(tǒng)檔案的存儲安全工作大不相同。以往的傳統(tǒng)檔案可能就是鎖在保險庫之中。但是，新型的信息化存儲檔案是存儲在云盤之上。或者是利用存儲介質進行存儲。無論是與網(wǎng)絡連接的云存儲還是不與網(wǎng)絡連接的介質存儲，都需要定期的進行檢查和維護。網(wǎng)絡存儲的優(yōu)點是能夠長久保存并且調(diào)動方便，但是缺點是容易遭到黑客襲擊，造成信息泄露、介質存的優(yōu)點是不容易被盜取，存儲體積小，存儲量大，但是依舊調(diào)動不方便，且介質對于環(huán)境的要求相對較高，介質存在著一定的報廢風險。因此，筆者建議可以將檔案進行劃分，將不重要的類別存儲到網(wǎng)絡數(shù)據(jù)之上，將機密數(shù)據(jù)進行多份介質存儲。這樣既可以防止機密泄露，又能夠最大限度的保證資源的存儲安全。

2.4 建設檔案信息數(shù)據(jù)庫，促進資源共享

檔案信息化建設的最大優(yōu)勢在于其共享的便捷性，不受時間和空間的限制。進行檔案信息化開發(fā)的時候，可以建設檔案中心數(shù)據(jù)庫，將所有地方的檔案信息匯總于中心數(shù)據(jù)庫之中。地區(qū)需要使用其余地區(qū)的檔案進行調(diào)動的時候可以直接向中央數(shù)據(jù)庫申請，這樣能夠促進地區(qū)間的資源共享。對于企業(yè)數(shù)據(jù)同樣也可以建設企業(yè)檔案信息的數(shù)據(jù)庫，為員工設置賬號和密碼并配置相應的訪問權限，能夠更好地幫助員工利用好公司的信息資源。同時，建設檔案信息數(shù)據(jù)庫也能夠集中力量進行數(shù)據(jù)保護，減少了地區(qū)人力，物力，財力的重復浪費。

結束語

在信息化時代下，對于檔案管理工作的開發(fā)和利用也需要進行創(chuàng)新和變革。只有創(chuàng)新才能夠滿足時代的需要，才能夠更好地維護人民的利益，保護好社會的資源。做好檔案信息化的開發(fā)和利用工作是必須也是必要的大工程。

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