淺談提高地質檔案管理工作的重要性及方法

張新慧

摘 要：隨著近年來我國經濟快速發展，檔案管理工作作為社會管理機制的重要組成部分日益得到人們的重視。高效穩定的檔案管理工作是集收集、整理、鑒定、存儲、統計為一體的檔案管理機制。要想在地質檔案管理中將這些職能全面發揮出來必須提供特定的接入服務。要全面做好地質檔案的安全保衛管理，使各種信息材料能夠全面歸檔，地質檔案管理體系能夠有效運用。鑒于此，本文就提高地質檔案管理工作的重要性及方法展開詳細論述，并提出具體的研究思路，供廣大讀者借鑒。

關鍵詞：地質檔案管理 重要性 方法 問題研究

引言

地質檔案信息材料是國土資源信息的重要載體，是政府進行城市地理規劃和地質資源開發的重要基礎，對人們了解認識地球地質資源保護和合理利用土地有著重要作用。地質信息數據被廣泛應用于地球物理研究、礦產資源開發、地球環境保護、地質災害預防與社會發展中。隨著近年來我國科學技術水平的提升和國家經濟快速發展，社會各領域對地質檔案信息資源的需求越來越大，地質勘探數據及地理信息材料的重要性也在日益提升，因此，全面發揮地質檔案管理的作用對推進科學技術進步和社會經濟發展有著重要作用。

1.構建科學合理的檔案管理體系

隨著我國科學技術水平的提升，進行地質地理研究的部門要求地質檔案管理能夠科學全面，不僅要記錄各類地質檔案信息，也要記錄各種地質勘探數據，能夠準確全面地反映不同信息數據之間的聯系。為了全面加強地質檔案管理要構建科學的管理制度，將地質檔案管理納入到檔案日常管理工作體系中，根據本單位地質檔案信息資源實際使用情況制定適合自身發展的管理條例，在檔案信息資源使用過程中去完善管理體系。使各類地質檔案信息數據能夠有效被搜集、管理、利用，確保其安全性。在地質檔案信息數據搜集、管理、使用等方面都應全面考慮到地質檔案的保密性與安全性問題，要防止機密信息

泄露。

地質檔案的轉檔和轉移有嚴格的時間限制，在項目完成以后必須由專業的檔案管理人員對檔案信息進行搜集，在對檔案信息進行系統的整理后由后期負責審查的人員準備轉會名單進行項目簽約，記錄部門在簽約后實施卷宗管理，也可以錄入到相關的電子資源數據庫備份存儲，以提高檔案信息數據的使用效率。其移交文件形式以電子或紙質文件為準。相關管理部門要對地質信息檔案數據進行評估，以確保地質檔案信息數據的科學準確。

2.加強文件管理，提高服務質量

檔案文件管理水平的高低和管理質量直接影響著檔案服務質量，文件管理也是地質檔案管理工作的重要組成部分，無論是紙質文件，或是電子文件，都需要檔案管理員做好文件管理工作，使地質檔案資源最大化利用。因此，在加強地質檔案管理工作落實過程中，就要加強檔案管理人員的業務培訓，為其補充必要的專業知識和技術。關注文件檔案管理的人員應不斷學習和充實自己，不斷提高自己的理論水平和技能水平。在檔案管理學習過程中，要保持對知識理論和實踐經驗的責任感和使命感，使理論知識學習與檔案實際工作聯系起來。

3.加強地質檔案管理的安全和保密

在地質檔案管理過程中要加強檔案管理員的教育培訓，提升其安全意識和警覺性，要加強宣傳和普及檔案資料安全管理的理念，認識到地質檔案管理工作的重要性。同時要重視地質檔案管理的法制安全教育，強化員工的安全意識，使地質檔案的安全性得到維護。在數字時代，檔案管理人員要具有高度的警覺性和安全意識，檔案管理部門要定期通過多種渠道向員工宣傳保密工作的重要性，使員工了解自己承擔的義務與職責。檔案管理人員在外界秘密文件時，應告知借用人員數據的保密性，簽署保密協議，使借用人員具備較強的安全意識。根據檔案管理規定，要注重具有重要信息價值地質檔案的高效使用和安全防護，在確定分類信息保密等級后要及時調節標簽，做好檔案的分類工作，全面提升檔案保密

水平。

4.加強地質檔案管理硬件設施建設

在地質檔案管理過程中為了保障地質檔案信息能夠合理存儲和高效利用，檔案管理部門有必要加大檔案管理的硬件設施建設。首先針對文件空間進行建設，要針對地質檔案信息資源的搜集、存儲、管理設置統一的文件管理室，配備檔案庫房，即使辦公空間緊張也要重視檔案管理工作，設置閱覽室、復印室、保管室等，還要配置專業的復印設備、計算機設備等，為地質檔案管理工作提供便利。在地質檔案管理過程中，由于借出時檔案部門缺乏復印機等設備，不能及時復制所需文件，大多是將原件直接借出，經常出現檔案損失、機密信息泄露、原件丟失等現象，導致檔案管理難度增大。在信息技術廣泛應用的今天，檔案管理部門應加大基礎設施投資，利用計算機網絡建立電子化檔案管理系統，使用計算機對各類地質檔案信息資源進行處理，全面提高地質檔案的管理

效率。

5.做好地質檔案資源的開發利用工作

地質檔案資源的開發和利用是檔案管理工作的最終目標和歸宿，也是全面實施地質檔案信息資源管理的核心環節，反映出檔案管理為檔案使用提供服務的需求。地質檔案資源使用是指使用地質檔案信息資源解決地質檔案和本單位工作人員實際工作中遇到的困難和疑惑，使地質檔案資源發揮出應有價值。在當前社會經濟快速發展背景下，很多具有紀錄價值的經濟活動以及組織管理工作需要記錄管理，要快速及時提供給檔案管理部門，方便決策者在第一時間作出決策。

6.結語

為了全面做好地質檔案管理工作，發揮地質檔案資源應有的價值，要通過不斷建立和完善地質技術管理系統，改進服務模式，調整服務方式，做好地質信息的保密安全工作，合理開發和使用地質檔案信息資源，以提升地質檔案使用效率。要注重不同地址檔案信息材料的分類歸檔和分布式存儲，使地質檔案信息資源能夠被高效便捷地利用，使其產生應有的社會效益和經濟效益。

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