淺析信息化背景下文書檔案管理工作

摘 要：隨著大量先進(jìn)信息技術(shù)被廣泛地采用，不僅可以有效改進(jìn)我國(guó)原有的、相對(duì)落后的文書檔案管理效率，也有助于改進(jìn)該領(lǐng)域的整體工作，讓科技給社會(huì)公眾帶來(lái)更多的便利。理念作為行動(dòng)的先導(dǎo)，只有在確定努力方向的基礎(chǔ)上不斷進(jìn)行探索，才能充分取得更好的工作效果。本文在系統(tǒng)梳理文書檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，從信息技術(shù)層面提出相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù) 檔案管理 對(duì)策

借助于信息技術(shù)推動(dòng)我國(guó)的文書檔案管理工作，不僅可以有效改善其工作效率，而且有助于改變?cè)擃I(lǐng)域相對(duì)落后的面貌，信息化以及社會(huì)效益之間需要做到相輔相成、相得益彰。本文以信息技術(shù)為展開探討的基礎(chǔ)，充分分析了相關(guān)資料以及發(fā)展現(xiàn)狀，力圖根據(jù)我國(guó)既有的文書檔案管理水平，特別是借助于先進(jìn)信息技術(shù)，加速推動(dòng)檔案領(lǐng)域的發(fā)展。

一、文書檔案管理信息化的優(yōu)點(diǎn)

所謂檔案信息化，是借助于現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)涉及到的檔案信息資源妥善處置、管理，更好地向社會(huì)公眾提供服務(wù)，推動(dòng)檔案管理融入科技現(xiàn)代化的進(jìn)程。

（一）信息易于檢索

信息化條件下的檔案采取光盤、磁盤作為載體。這樣就有助于解決以往人們?cè)谑止げ僮鳝h(huán)境下可能出現(xiàn)的問題，降低信息不完整以及漏抄、誤抄、字跡不工整等情況的概率，不僅節(jié)約了人力，也大大提高了工作效果[1]。

（二）信息易于保管

電子檔案一方面可以防蛀、防潮，另一方面易于節(jié)能、環(huán)保、使用壽命長(zhǎng)，充分避免高溫、濕度大條件的影響。其他優(yōu)點(diǎn)包括電子檔案占用的空間小、操作簡(jiǎn)單以及節(jié)省資源、穩(wěn)定性好等。

（三）信息易于傳輸

文書檔案管理以往都是傳統(tǒng)的手工操作，一方面相關(guān)工作部門難以及時(shí)交流、信息共享，另一方面形成檔案閑置、資源浪費(fèi)。借助于先進(jìn)的信息技術(shù)，易于采取網(wǎng)絡(luò)方式開展信息交流。不僅速度快、效率高，而且充分拓展內(nèi)容傳遞范圍，信息共享更加便捷。

二、文書檔案信息化的欠缺

（一）面臨標(biāo)準(zhǔn)化方面的挑戰(zhàn)

涉及檔案領(lǐng)域，情況相對(duì)復(fù)雜，尤其我國(guó)在檔案方面的管理常形成分散管理的情況，這就對(duì)于管理標(biāo)準(zhǔn)化構(gòu)成了挑戰(zhàn)。為了處理電子文件，需要根據(jù)相關(guān)規(guī)范性原則，使傳統(tǒng)介質(zhì)類型的檔案被充分?jǐn)?shù)字化，特別是在保管、傳遞以及利用等過(guò)程中，做好有序化、標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化工作，降低互不兼容、重復(fù)建設(shè)情況發(fā)生的概率[2]。

（二）人員隊(duì)伍不合理

為了達(dá)成文書檔案管理信息化，需要大量掌握信息技術(shù)、而且熟悉檔案管理工作的人才，但從以往的情況來(lái)看，大部分管理人員在相關(guān)領(lǐng)域知識(shí)單一，而且年齡層次偏大，這樣就形成了一定的觀念老化情況。

（三）技術(shù)條件有限

電子檔案需要嚴(yán)格的保管條件、保管期限標(biāo)準(zhǔn)，很多部門在檔案信息化過(guò)程中技術(shù)力量欠缺，對(duì)于涉及到紙質(zhì)檔案都是采用掃描儀等設(shè)備進(jìn)行處理，特別是大部分使用低端平板掃描儀，這樣成本相對(duì)較低，但效率不高，保存效果也不夠理想。

三、做好文書檔案管理信息化的對(duì)策

（一）要加強(qiáng)硬件設(shè)備的配置

為了改進(jìn)檔案部門信息化管理效果，應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)該項(xiàng)工作的意義，有效爭(zhēng)取有關(guān)方面和領(lǐng)導(dǎo)支持，不斷增強(qiáng)設(shè)備條件。諸如在檔案信息量不斷增大的條件下，應(yīng)該借助于先進(jìn)的電腦技術(shù)，使檔案內(nèi)容得以全方位、多層次、多功能地展示，特別是借助于多媒體形式充分開發(fā)，把一些紙質(zhì)內(nèi)容的檔案材料大幅度轉(zhuǎn)化，呈現(xiàn)出全文、全圖、全聲的形式，還可以采取全屏幕自動(dòng)檢索技術(shù)，更便于人們閱讀。

（二）達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)

對(duì)于檔案信息化工作而言，嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是非常重要的，其屬于該項(xiàng)建設(shè)的前提，也是開展的必要條件。以往的檔案管理工作基礎(chǔ)相對(duì)薄弱，在檔案的著錄細(xì)則方面不僅相容性不強(qiáng)，而且缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，難以適應(yīng)新的標(biāo)準(zhǔn)下檔案整理以及分類、著錄等要求。

（三）要增強(qiáng)人員隊(duì)伍素質(zhì)

文書檔案管理的信息化需要借助于現(xiàn)代通信技術(shù)達(dá)成對(duì)檔案的縮微化，對(duì)其進(jìn)行光盤化處理。要熟練使用先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，就必須打造一支科學(xué)技術(shù)嫻熟、業(yè)務(wù)知識(shí)精通的檔案人才隊(duì)伍，不斷適應(yīng)檔案管理工作發(fā)展的情況，適應(yīng)社會(huì)公眾使用文書檔案的需要。檔案管理信息化建設(shè)需要借助于高水平的管理人員來(lái)執(zhí)行，考諸電子文件的內(nèi)容，可以認(rèn)為文件在保密性方面是變?nèi)醯摹＿@就要求檔案管理人員一方面要有一定警惕性，責(zé)任心，另一方面要熟悉身份認(rèn)證、防火墻以及數(shù)據(jù)備份等檔案防護(hù)措施，增強(qiáng)信息系統(tǒng)防護(hù)[3]。

（四）要加強(qiáng)安全網(wǎng)絡(luò)化的正常運(yùn)行

為了形成信息安全利用，應(yīng)該打造層次分明的信息開發(fā)機(jī)制，借助于完善權(quán)限設(shè)置流程，改進(jìn)涉及檔案數(shù)據(jù)相關(guān)保存、遷移、校驗(yàn)等方面的機(jī)制，充分確保檔案信息的使用安全；對(duì)于系統(tǒng)進(jìn)行安全管理方面，一般是打造防火墻，通過(guò)硬件設(shè)施處理不安全隱患，促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)充分安全地運(yùn)行；另外，國(guó)際上也普遍重視在工作流程、文件信息等方面的保密工作。

（五）健全管理制度

第一，規(guī)章制度一方面需要充分的合理性、科學(xué)性，另一方面應(yīng)該符合單位特點(diǎn)和工作實(shí)際；第二，制度應(yīng)該富于可操作性，做到簡(jiǎn)明實(shí)用，同時(shí)發(fā)揮制度重要的指導(dǎo)、規(guī)范作用，檔案部門在行使規(guī)章制度方面，應(yīng)該做到有功必賞、有過(guò)必罰；第三，需要突出制度的雙向性，在相關(guān)部門中，領(lǐng)導(dǎo)的表現(xiàn)影響制度執(zhí)行效果，而員工屬于開展工作的基礎(chǔ)，在制度設(shè)計(jì)方面，需要既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工，很好地維護(hù)相關(guān)制度執(zhí)行過(guò)程的嚴(yán)肅性。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，借助于先進(jìn)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，對(duì)于提高文書檔案管理水平具有重要意義。但是我國(guó)在該領(lǐng)域工作仍然處在關(guān)鍵的起步、摸索階段，需要切實(shí)進(jìn)行完善。通過(guò)改進(jìn)信息化管理，不僅可以推動(dòng)文書檔案管理工作，尤其可以讓科研成果充分貼近社會(huì)需要、增進(jìn)社會(huì)效益。

參考文獻(xiàn)：

[1] 謝傳奇.淺析信息化檔案管理安全防范之策略[J].科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新， 2017（10）：266-266.

[2] 李金玲.加強(qiáng)檔案管理安全保密及信息化檔案管理的思考[J].城建檔案， 2017（11）：66-67.

[3] 王偉娜.信息化檔案管理的具體做法與安全性研究[J].卷宗， 2016， 6（6）.

作者簡(jiǎn)介：馬才恩（1968-），男，壯族，廣西欽州市欽南區(qū)黃屋屯鎮(zhèn)人，現(xiàn)供職欽州市欽南區(qū)黃屋屯鎮(zhèn)國(guó)土規(guī)建環(huán)保安監(jiān)站，職稱專業(yè)技術(shù)十二級(jí)，學(xué)歷大專畢業(yè)，研究方向：檔案管理。