大數(shù)據(jù)時代的企業(yè)檔案信息化建設(shè)

羅瑛

摘 要：大數(shù)據(jù)時代的來臨，促使檔案信息化建設(shè)成為企業(yè)管理和發(fā)展的重要方向，也是現(xiàn)代化建設(shè)的客觀需求。信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為企業(yè)的檔案信息化建設(shè)奠定了良好基礎(chǔ)，但我們也應(yīng)認識所面臨的挑戰(zhàn)和問題。本文就新時期的企業(yè)檔案信息化建設(shè)作出深入分析，提出科學(xué)的應(yīng)對策略，提升信息資源的服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù) 信息化 企業(yè)檔案 策略

引言：隨著互聯(lián)網(wǎng)、電子商務(wù)等技術(shù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)挖掘、分析、處理、共享也隨之崛起。企業(yè)作為我國產(chǎn)業(yè)的大頭，面對國際市場的激烈競爭和國內(nèi)市場格局的不斷變化，科學(xué)地開發(fā)數(shù)據(jù)資源，發(fā)揮內(nèi)部檔案的核心價值具有一定的現(xiàn)實意義。即企業(yè)要積極突破傳統(tǒng)檔案管理方式，實行信息化管理，開創(chuàng)高效、優(yōu)質(zhì)的數(shù)據(jù)運用平臺，促進經(jīng)濟效益的提升。

1.大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

我國已經(jīng)進入信息化發(fā)展的新時期，數(shù)據(jù)分析成為企業(yè)能力的綜合體現(xiàn)，而檔案的信息化管理也是企業(yè)發(fā)展的重要戰(zhàn)略制度。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展衍生出大量的數(shù)據(jù)，而檔案的信息化建設(shè)是指運用計算機高效的技術(shù)處理優(yōu)勢來完善現(xiàn)有的管理模式，實現(xiàn)檔案實時化、安全化、共享化的目標，使企業(yè)的檔案管理更能適應(yīng)時代的飛速發(fā)展。同時實現(xiàn)多部門的協(xié)同管理和多環(huán)節(jié)的配套生產(chǎn)。大數(shù)據(jù)時代下的企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在諸多問題，檔案信息資源的開發(fā)有待加強。

1.1橫向發(fā)展不平衡

部分資金實力雄厚的大型企業(yè)對檔案信息化建設(shè)的投入力度大，相比之下，一些中小型企業(yè)由于技術(shù)的限制、資金投入相對不足，在人才的引進和培養(yǎng)上也存在局限性。檔案信息化建設(shè)，需要配套相應(yīng)的計算機、服務(wù)器等，需要專業(yè)人員設(shè)計數(shù)據(jù)庫并進行日常的維護管理，不管是硬件設(shè)施還是軟件資源的控制管理，都離不開資金的支持。同時，還要完善企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，優(yōu)化內(nèi)部制度，為開展檔案信息化建設(shè)創(chuàng)設(shè)良好的環(huán)境。對于中小型企業(yè)來說，他們自身的生產(chǎn)和發(fā)展都面臨各種困境，更無暇進行信息化建設(shè)。

1.2落后的檔案管理理念

雖然大數(shù)據(jù)時代早已來臨，一些有戰(zhàn)略眼光的企業(yè)家也已把握了市場的發(fā)展動向，對內(nèi)部進行了及時的調(diào)控，管理模式也得到了更新。但大部分企業(yè)的管理者都沒有真正意識到檔案信息化建設(shè)的重要性，管理意識不強，僅僅將檔案管理作為普通的企業(yè)信息管理工作，對傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案的依賴性較強，認為電子檔和網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理缺乏安全性，這些都制約了檔案的發(fā)展，企業(yè)檔案也沒有發(fā)揮應(yīng)有的信息服務(wù)作用。

2.加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)的有效措施

總的來說，大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)要想加強檔案的信息化建設(shè)，應(yīng)從以下幾個方面進行：一是在現(xiàn)有技術(shù)的支撐下，不斷豐富系統(tǒng)平臺資源，加強檔案的數(shù)字化管理；二是拓寬檔案的共享渠道，全面整合信息資源，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的深度發(fā)掘和分析利用，加強各部門的聯(lián)系；三是提取有效的數(shù)據(jù)和信息，使其成為檔案建設(shè)的關(guān)鍵。

2.1完善軟、硬件的基礎(chǔ)建設(shè)

企業(yè)的檔案信息化建設(shè)和管理涉及了多項工作內(nèi)容，包括數(shù)據(jù)的收集、分析處理、儲存整理、傳遞共享等，相應(yīng)的也需要配套的軟件和硬件支撐。不同企業(yè)應(yīng)根據(jù)實際發(fā)展需求和內(nèi)部管理制度，配置相應(yīng)的硬件設(shè)施，如計算機、掃描儀等。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境良好的情況下，以企業(yè)的內(nèi)部網(wǎng)站作為檔案儲存和管理的平臺，引入信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化。企業(yè)網(wǎng)站具有對外開放性，是企業(yè)與市場聯(lián)系的窗口。在設(shè)置檔案數(shù)據(jù)庫的過程中，應(yīng)根據(jù)戰(zhàn)略目標設(shè)置檔案信息管理、查詢和利用等內(nèi)容，面向用戶提供信息服務(wù)。同時要對檔案的數(shù)據(jù)庫進行規(guī)范操作，要求信息與企業(yè)的產(chǎn)品和形象

一致。

2.2建立健全的信息化建設(shè)體系

信息化時代所帶來的大量數(shù)據(jù)，實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，需要科學(xué)合理的建設(shè)管理標準和規(guī)范，立足制度建設(shè)。 我國針對企業(yè)的檔案信息化建設(shè)已經(jīng)出臺了各項標準和管理規(guī)范，但由于企業(yè)性質(zhì)的差異較大，內(nèi)部管理制度建設(shè)還需結(jié)合自身特點。一些企業(yè)在對檔案管理進行革新時，由于新建數(shù)據(jù)庫與原有數(shù)據(jù)庫的開發(fā)語言的差異，導(dǎo)致兩者得不到有效融合，容錯性較低，很多信息都只能單向傳遞，資源對接有著嚴重的滯后性。因此，企業(yè)在參考國際和國內(nèi)相關(guān)標準與技術(shù)的基礎(chǔ)上，應(yīng)健全內(nèi)部檔案建設(shè)體系，實現(xiàn)檔案系統(tǒng)的高效運行。除此之外，要積極完善檔案信息的安全防護體系。大數(shù)據(jù)在為企業(yè)帶來極大便利性的同時，也帶來了不可預(yù)料的威脅。企業(yè)除了運用信息技術(shù)抵御不法分子的系統(tǒng)入侵和控制之外，還應(yīng)加強重要檔案信息的保護，在資源共享時應(yīng)做到實時監(jiān)督，切實保障重要信息不被竊取，從根本上解決核心商業(yè)數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險。

2.3加強對人才隊伍的培訓(xùn)

檔案信息化建設(shè)關(guān)系著企業(yè)獲取國際市場與國內(nèi)市場的能力，需要一支高素質(zhì)、職業(yè)能力強的人才隊伍作為支撐。大數(shù)據(jù)時代下各類信息的關(guān)聯(lián)已不完全是技術(shù)層面的限制，還需要業(yè)務(wù)人員的識別。在進行檔案信息化建設(shè)的過程中，只有具備專業(yè)管理知識，熟練掌握各類辦公軟件的綜合性人才，才能擁有信息管理的能力。企業(yè)可以從以下幾個方面出發(fā)，加強對技術(shù)人才的引進和培養(yǎng)。一是加強校企合作。高校是培養(yǎng)人才的主要渠道，企業(yè)可以通過與高校的聯(lián)系，以定向培養(yǎng)作為吸引人才的機制。二是完善獎勵機制。企業(yè)不僅要引入人才，更要留住人才。定期組織對管理人員的培訓(xùn)，提高他們的計算機處理水平，同時加大對優(yōu)秀員工的獎勵，加強他們的責(zé)任意識和歸屬感。

3.結(jié)論

大數(shù)據(jù)時代的企業(yè)檔案信息化建設(shè)是一項復(fù)雜、綜合性工程，企業(yè)必須堅持與時俱進的時代觀念，不斷拓展檔案服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新管理機制，滿足市場的發(fā)展需求，這是提高檔案利用效率的必經(jīng)之路，也是促進企業(yè)健康發(fā)展的重要手段。

參考文獻：

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