檔案數字化、數字化檔案和數字檔案概念分析

蘇雄

摘 要：數字化檔案、檔案數字化、數字檔案三個概念在表面上沒有太大區別，在使用上會產生混淆。本文通過對這三個概念進行全方面的分析，得出數字化檔案是檔案數字化的結果；數字檔案屬于真實的檔案材料；檔案數字化是形成數字化檔案的過程，數字化檔案則是檔案數字的表現形式。

關鍵詞：檔案數字化 數字化檔案 數字檔案

引言：檔案數字化、數字化檔案和數字檔案是現在檔案管理頻繁出現的概念，同時也是現代有關檔案管理文章中出現頻率最多的詞匯，隨著時間的推移，它們的使用率還在增加，字面上檔案數字化、數字化檔案和數字檔案這三個概念非常之相近。人們需要檔案信息，建立更加標準規范的檔案管理體系就顯得尤為重要，它是建立高質量數字化檔案館的基礎，保證數字化檔案質量，規范標準的精神。所以有必要對它們的概念進行詳細的分析的區別， 提高數據質量。

1檔案數字化的概念分析

檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作，傳統載體的檔案經過現代科技技術加工成數字檔案形式。檔案信息一般用紙質文檔存儲在檔案室檔案柜里面，查找起來非常費時費力，檔案維護極其不方便，存儲空間較大。同時備份檔案需要大量的人力物力。檔案數字化是指計算機數字化技術在檔案信息領域的應用，就是把紙質文檔通過掃描、錄入信息到計算機數據庫中，如文字、圖形、圖像、聲音等通過計算機進行檔案數字化處理，以計算機存儲檔案信息。將數字化信息還原為文字數據以及聲音圖像等傳統檔案信息，通過計算機將檔案信息輸出給使用者。

檔案數字化的好處是：檢索快捷方便、容易實時同步備份、存儲空間小，維護方便、安全可靠。數字化檔案管理能使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。將紙制檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加安全，對歷史久遠的檔案材料，防止部分檔案被篡改，數字化處理后無疑是對其更好的保護。檔案數字化的主要內容：建立目錄數據庫，將檔案目錄信息數字化；采集檔案專題信息并且進行建庫；把紙質檔案，照片檔案，錄音檔案數字化，建立檔案影像數據庫或多媒體數據庫[1]。

2數字化檔案的概念分析

數字化檔案是對人事檔案管理的一次創新，能夠實現對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計、查閱、維護等日常工作的數字化管理。數字化檔案采集系統主要批量完成對紙質檔案材料的數字化采集處理功能，是指傳統檔案在進行數字化后形成了數字化形式檔案。其實現在還沒有對數字化檔案有具體的定義。數字化檔案是檔案的復制品，包含信息化的進程和檔案文件利用網數據庫技術，將紙質的檔案文件數據通過壓縮技術、高速掃描技術形成數字化的檔案，所以數字化檔案是檔案數字的表現形式，它從形成開始，就是數字形式。可以認為是“電子文件歸檔”后的產物，也可以認為是“傳統檔案數字化后形成的數字化形式的檔案”或者兩者共存。

3數字檔案的概念分析

對數字檔案的概念暫時還沒有取得統一的認識和提法，大體上數字檔案是一個數字化的信息系統，并以網絡方式相連接和提供利用，實現資源共享的信息系統。數字檔案以編碼的形式代替傳統紙質檔案，真正的檔案。但它確屬一種虛擬的檔案，對于數字檔案的定義總結成“歸檔電子文件”和“館藏檔案的數字化信息”，與數字化檔案的概念基本相同。

4對檔案數字化、數字化檔案和數字檔案概念具體分析

4.1檔案數字化與數字化檔案

檔案數字化就是對傳統形式檔案資料進行轉換，有廣義和狹義之分。以計算機為載體將檔案信息進行錄入、處理使其成為數字化信息的轉化過程。檔案數字化的處理對象是檔案，而數字化檔案是檔案的復制品。數字化檔案，就是將不同載體形態和記錄方式的檔案以數字形式進行復制而得到的復制品，數字化檔案僅指檔案數字化后的結果，結果不包括檔案數字化的檔案目錄數字化，檔案數字化是以保護數字化檔案母體為存在的目的[2]。檔案數字化與數字化檔案有著密切的聯系，檔案數字化是數字化檔案演變的過程，沒有檔案數字化就沒有數字化檔案。檔案數字化的發展與數字化檔案的發展都是為了社會各方面對檔案信息資源日益擴大的需求，擴大了檔案的儲存空間，發揮出檔案信息的利用價值，提高檔案信息檢索速度，有效的保護檔案原件，促進檔案資源的管理與開發利用。

4.2數字檔案與數字化檔案

數字檔案，是指機關、企事業單位、團體和其他組織以及個人在社會活動中通過數字代碼的形式將歷史記錄下來，是一種在現代化的信息技術手段下所出現的新型檔案，并將成為檔案的主要形式。盡管數字檔案存在著信息的非人工識讀性，但它依然具有檔案的典型特征和檔案的本質屬性[3]。而數字化檔案是數字檔案的復制品，檔案信息以數字形式進行的復制，檔案的數字形式復制品也并不能等于被復制的檔案

本身。

4.3數字化檔案、檔案數字化以及數字檔案

字面上的數字化檔案、檔案數字化都有檔案和數字，但數字化檔案與檔案數字化與“數字檔案”之間并無相應關系，檔案數字化是數字化檔案演變的一個過程，數字化檔案是檔案在數字化后的一種產物，而數字檔案的產生則完全是另外的一個過程。為避免概念混亂，可簡單將“數字化檔案”理解為“檔案數字復制品”， 將“檔案數字化”理解為“檔案數字復制品的結果產物”，并給“數字檔案”正名。檔案數字化過程是由檔案管理部門主動對檔案資料進行的數字化加工，在這個過程中沒有新的檔案產生，即沒有數字檔案產生。數字化檔案的產生完全由檔案管理部門掌控，而產生數字檔案則是由機關、團體、企事業單位和其他組織以及個人在社會活動中直接產生的，檔案的產生過程是真實的，不是由檔案管理部門加工產生的[3]。

結束語

在當今信息高速發展的形式下，利用檔案信息的范圍和對象逐漸擴大，生活在信息時代，通過對數字化檔案、檔案數字化以及數字檔案的概念進行分析，有助于幫助檔案管理人員正確理解三個概念的內涵，提高檔案信息的利用率，更好的體現檔案價值，促進檔案領域的蓬勃發展。

參考文獻：

[1] 孫克.檔案數字化、數字化檔案和數字檔案概念辨析[J].文化創新比較研究，2017，1（16）：87+91.

[2] 萬云.探討數字化檔案 檔案數字化以及數字檔案概念的差異性[J].辦公室業務，2014（03）：48.

[3] 梁惠卿.檔案數字化、數字化檔案和數字檔案概念辨析[J].檔案管理，2013（01）：38-40.