檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案概念分析

蘇雄

摘 要：數(shù)字化檔案、檔案數(shù)字化、數(shù)字檔案三個(gè)概念在表面上沒有太大區(qū)別，在使用上會(huì)產(chǎn)生混淆。本文通過對(duì)這三個(gè)概念進(jìn)行全方面的分析，得出數(shù)字化檔案是檔案數(shù)字化的結(jié)果；數(shù)字檔案屬于真實(shí)的檔案材料；檔案數(shù)字化是形成數(shù)字化檔案的過程，數(shù)字化檔案則是檔案數(shù)字的表現(xiàn)形式。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化 數(shù)字化檔案 數(shù)字檔案

引言：檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案是現(xiàn)在檔案管理頻繁出現(xiàn)的概念，同時(shí)也是現(xiàn)代有關(guān)檔案管理文章中出現(xiàn)頻率最多的詞匯，隨著時(shí)間的推移，它們的使用率還在增加，字面上檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案這三個(gè)概念非常之相近。人們需要檔案信息，建立更加標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檔案管理體系就顯得尤為重要，它是建立高質(zhì)量數(shù)字化檔案館的基礎(chǔ)，保證數(shù)字化檔案質(zhì)量，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的精神。所以有必要對(duì)它們的概念進(jìn)行詳細(xì)的分析的區(qū)別， 提高數(shù)據(jù)質(zhì)量。

1檔案數(shù)字化的概念分析

檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)過現(xiàn)代科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式。檔案信息一般用紙質(zhì)文檔存儲(chǔ)在檔案室檔案柜里面，查找起來非常費(fèi)時(shí)費(fèi)力，檔案維護(hù)極其不方便，存儲(chǔ)空間較大。同時(shí)備份檔案需要大量的人力物力。檔案數(shù)字化是指計(jì)算機(jī)數(shù)字化技術(shù)在檔案信息領(lǐng)域的應(yīng)用，就是把紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入信息到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，如文字、圖形、圖像、聲音等通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案數(shù)字化處理，以計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)檔案信息。將數(shù)字化信息還原為文字?jǐn)?shù)據(jù)以及聲音圖像等傳統(tǒng)檔案信息，通過計(jì)算機(jī)將檔案信息輸出給使用者。

檔案數(shù)字化的好處是：檢索快捷方便、容易實(shí)時(shí)同步備份、存儲(chǔ)空間小，維護(hù)方便、安全可靠。數(shù)字化檔案管理能使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全，對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，防止部分檔案被篡改，數(shù)字化處理后無疑是對(duì)其更好的保護(hù)。檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容：建立目錄數(shù)據(jù)庫，將檔案目錄信息數(shù)字化；采集檔案專題信息并且進(jìn)行建庫；把紙質(zhì)檔案，照片檔案，錄音檔案數(shù)字化，建立檔案影像數(shù)據(jù)庫或多媒體數(shù)據(jù)庫[1]。

2數(shù)字化檔案的概念分析

數(shù)字化檔案是對(duì)人事檔案管理的一次創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查閱、維護(hù)等日常工作的數(shù)字化管理。數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)主要批量完成對(duì)紙質(zhì)檔案材料的數(shù)字化采集處理功能，是指?jìng)鹘y(tǒng)檔案在進(jìn)行數(shù)字化后形成了數(shù)字化形式檔案。其實(shí)現(xiàn)在還沒有對(duì)數(shù)字化檔案有具體的定義。數(shù)字化檔案是檔案的復(fù)制品，包含信息化的進(jìn)程和檔案文件利用網(wǎng)數(shù)據(jù)庫技術(shù)，將紙質(zhì)的檔案文件數(shù)據(jù)通過壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)形成數(shù)字化的檔案，所以數(shù)字化檔案是檔案數(shù)字的表現(xiàn)形式，它從形成開始，就是數(shù)字形式。可以認(rèn)為是“電子文件歸檔”后的產(chǎn)物，也可以認(rèn)為是“傳統(tǒng)檔案數(shù)字化后形成的數(shù)字化形式的檔案”或者兩者共存。

3數(shù)字檔案的概念分析

對(duì)數(shù)字檔案的概念暫時(shí)還沒有取得統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)和提法，大體上數(shù)字檔案是一個(gè)數(shù)字化的信息系統(tǒng)，并以網(wǎng)絡(luò)方式相連接和提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享的信息系統(tǒng)。數(shù)字檔案以編碼的形式代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案，真正的檔案。但它確屬一種虛擬的檔案，對(duì)于數(shù)字檔案的定義總結(jié)成“歸檔電子文件”和“館藏檔案的數(shù)字化信息”，與數(shù)字化檔案的概念基本相同。

4對(duì)檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案概念具體分析

4.1檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案

檔案數(shù)字化就是對(duì)傳統(tǒng)形式檔案資料進(jìn)行轉(zhuǎn)換，有廣義和狹義之分。以計(jì)算機(jī)為載體將檔案信息進(jìn)行錄入、處理使其成為數(shù)字化信息的轉(zhuǎn)化過程。檔案數(shù)字化的處理對(duì)象是檔案，而數(shù)字化檔案是檔案的復(fù)制品。數(shù)字化檔案，就是將不同載體形態(tài)和記錄方式的檔案以數(shù)字形式進(jìn)行復(fù)制而得到的復(fù)制品，數(shù)字化檔案僅指檔案數(shù)字化后的結(jié)果，結(jié)果不包括檔案數(shù)字化的檔案目錄數(shù)字化，檔案數(shù)字化是以保護(hù)數(shù)字化檔案母體為存在的目的[2]。檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案有著密切的聯(lián)系，檔案數(shù)字化是數(shù)字化檔案演變的過程，沒有檔案數(shù)字化就沒有數(shù)字化檔案。檔案數(shù)字化的發(fā)展與數(shù)字化檔案的發(fā)展都是為了社會(huì)各方面對(duì)檔案信息資源日益擴(kuò)大的需求，擴(kuò)大了檔案的儲(chǔ)存空間，發(fā)揮出檔案信息的利用價(jià)值，提高檔案信息檢索速度，有效的保護(hù)檔案原件，促進(jìn)檔案資源的管理與開發(fā)利用。

4.2數(shù)字檔案與數(shù)字化檔案

數(shù)字檔案，是指機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、團(tuán)體和其他組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中通過數(shù)字代碼的形式將歷史記錄下來，是一種在現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段下所出現(xiàn)的新型檔案，并將成為檔案的主要形式。盡管數(shù)字檔案存在著信息的非人工識(shí)讀性，但它依然具有檔案的典型特征和檔案的本質(zhì)屬性[3]。而數(shù)字化檔案是數(shù)字檔案的復(fù)制品，檔案信息以數(shù)字形式進(jìn)行的復(fù)制，檔案的數(shù)字形式復(fù)制品也并不能等于被復(fù)制的檔案

本身。

4.3數(shù)字化檔案、檔案數(shù)字化以及數(shù)字檔案

字面上的數(shù)字化檔案、檔案數(shù)字化都有檔案和數(shù)字，但數(shù)字化檔案與檔案數(shù)字化與“數(shù)字檔案”之間并無相應(yīng)關(guān)系，檔案數(shù)字化是數(shù)字化檔案演變的一個(gè)過程，數(shù)字化檔案是檔案在數(shù)字化后的一種產(chǎn)物，而數(shù)字檔案的產(chǎn)生則完全是另外的一個(gè)過程。為避免概念混亂，可簡(jiǎn)單將“數(shù)字化檔案”理解為“檔案數(shù)字復(fù)制品”， 將“檔案數(shù)字化”理解為“檔案數(shù)字復(fù)制品的結(jié)果產(chǎn)物”，并給“數(shù)字檔案”正名。檔案數(shù)字化過程是由檔案管理部門主動(dòng)對(duì)檔案資料進(jìn)行的數(shù)字化加工，在這個(gè)過程中沒有新的檔案產(chǎn)生，即沒有數(shù)字檔案產(chǎn)生。數(shù)字化檔案的產(chǎn)生完全由檔案管理部門掌控，而產(chǎn)生數(shù)字檔案則是由機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接產(chǎn)生的，檔案的產(chǎn)生過程是真實(shí)的，不是由檔案管理部門加工產(chǎn)生的[3]。

結(jié)束語

在當(dāng)今信息高速發(fā)展的形式下，利用檔案信息的范圍和對(duì)象逐漸擴(kuò)大，生活在信息時(shí)代，通過對(duì)數(shù)字化檔案、檔案數(shù)字化以及數(shù)字檔案的概念進(jìn)行分析，有助于幫助檔案管理人員正確理解三個(gè)概念的內(nèi)涵，提高檔案信息的利用率，更好的體現(xiàn)檔案價(jià)值，促進(jìn)檔案領(lǐng)域的蓬勃發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[2] 萬云.探討數(shù)字化檔案 檔案數(shù)字化以及數(shù)字檔案概念的差異性[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（03）：48.

[3] 梁惠卿.檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案概念辨析[J].檔案管理，2013（01）：38-40.