論“檔案的前身”文件的過程控制方法

摘 要：對于檔案的前身文件來說，其質量直接決定后來檔案的質量，因此在文件階段對文件的過程控制顯得尤為重要，本文主要列舉了在文件控制階段的一些手段和方法，以此來提升文件質量。

關鍵詞：核電文檔 過程控制 管理方法

1 緒論

核電工程是一個復雜的系統工程，其接口復雜、工期長、文件數量巨大、文件種類及版本繁多。文檔作為核電站建設各項活動的原始記錄，良好的文檔管理能夠有效地控制其工程質量，文件的過程控制主要指對文件的編碼控制，文件接收、核對、分發、記錄、更新、臨時儲存、預歸檔。確保文件使用者能夠及時獲得適用、有效版本的文件，確保項目文件和資料充分滿足工程項目的正常運作，為日后檔案工作打好基礎。

2文件過程控制方法及內容

2.1日常檢查

文檔管理特別是文件控制階段基本實現了線上電子流程操作，文件基本電子受控，每日收發文及內部文件處理通過文檔管理系統，因此建立日常檢查機制是基本要求。具體如下，在文檔管理系統中建立各類搜索模板，將當日需處理文件及時搜索并處理，保證文件處理及時性的同時，可以將每日處理文件進行屬性值檢查，搜索模板根據相應搜索值建立，使用時直接點擊運行，簡單有效。

2.2月度自查

為進一步規范文檔管理系統文件的管理，結合集團公司的管理要求，每月對文檔管理系統中處理的所有通過正式渠道傳遞及正式發布的文件進行月度自查，通過對系統中文件分發效率、分發準確率、屬性值著錄準確率、文件質量抽查準確率、版本控制有效性以及系統中文件夾及文件的路徑準確率、信函（包括收函及發函）按期答復率等進行檢查，并將檢查結果與上月數據進行對比，以及與公司要求達標率進行比對，并針對錯誤數據進行整改，將檢查結果以表格形式進行展現，并最終形成月度自查報告。

2.3 利用質量管理工具

在文控工作中利用STAR自檢： 由STOP、THINK、 ACT、 RIEW 這四個單詞的首字母組成，指在作業過程中應不斷進行思考、自我檢查與確認。適用于任何作業活動開展前及執行過程中，倡導質疑的工作態度、嚴謹的工作方法和溝通的工作習慣，加強事前事中自檢控制而不是依賴事后的質量驗收。

STAR 自檢有四個過程組成：即STOP- 停；THINK- 想；ACT- 做；REVIEW- 查明星自檢實施的主體是群體中的個體，它強調個體在預防人因失誤上的重要作用，因為個體既是人因失誤的制造者，同時又是人因失誤最直接、最有效的糾正者。

通過明星自檢能夠幫助我們杜絕“想當然”意識，糾正習慣性的不良工作習慣和工作方法，嚴格執行程序及作業指導性文件，減少不必要的人因失誤，養成“質疑”的工作態度。

2.4 利用圖表趨勢圖進行文控質量分析

將每月文控自查報告總文件的準確率和及時率匯總，并通過圖表形式表現出來，能清晰且直觀地得到本月與上月的變化趨勢，便于及時查找原因，通過經驗反饋進行總結提高。圖表可以做整體的趨勢圖，也可以做個人趨勢圖，總體趨勢圖能一目了然看出文件控制質量趨勢，個人趨勢圖便于及時發現錯誤數據是哪些，并進行分析哪些屬于人為錯誤，哪些屬于系統問題，對人為錯誤進行有針對性改正，對于系統問題造成的錯誤，要分析問題產生原因并進行表格登記，匯總常見問題后向信息人員進行反饋。

2.5 每月經驗反饋

每月結合月度自查結果及本月工作中發現的問題以及其他渠道得到的反饋信息，進行文控組內經驗反饋，經驗反饋內容主要包括以下幾點：

1）本月文控自查報告情況介紹，將報告主要情況對文控組全員進行介紹，了解本月文控檢查情況；

2）自查報告錯誤數據詳細說明，將報告中具體錯誤逐條列出，并標出錯誤原因，提示文控人員注意，避免相同錯誤重復出現；

3）本月文控工作中通過各種渠道反饋得到的需要經驗反饋的事例；

4）各類文控相關管理要求宣貫，將本月發布的文控相關管理要求，統一集中進行宣貫，起到強化效果。

2.6 文控應急預案

文件控制階段對時效性要求較高，為迅速、有效地處置突發事件，并盡早予以防范，確保文件的及時傳遞和有效管理制定文控應急預案。對于已基本完全采取線上編審批流程的文件，因系統故障，無法正常處理文件時，需文控人員在盡可能不影響系統后續流程前提下，手動進行某些操作，保證文件處理的及時、有效。文控應急措施，主要包括以下幾點：

1）文件傳遞出現延遲

文檔管理系統同步出現延遲，文控人員需通知通信各方，暫通過郵箱進行收發處理。

2）通過系統線上編審批生成的文件流程出現故障

文控人員需手動添加編號及編審批人名及日期。

3）通過其他流程產生的各類文件在業務流轉中出現故障

若緊急文件文控人員配合業務部門將線下生成紙質文件電子掃描件上傳系統。

定期對發生的問題，進行梳理、匯總、及時進行反饋，并組織文檔人員開展內部培訓，掌握各類正確操作處理方法，努力將隱患減少到最低限度，保障工程建設各項工作順利開展。

3 結束語

核電文檔管理人員必須具備較強的文檔管理能力，特別是對“檔案的前身”文件的過程控制需采取一定的措施和方法，保證文件階段的質量，才能形成合格、完整、準確、系統的項目檔案，為核電廠的建設和安全生產、運營提供檔案和信息保障。當然，要做好核電工程文控管理工作，只有上述內部控制環節還不夠，還應定期對參加單位進行文檔管理監督檢查，從源頭保證文件質量。同時也要加強對文檔管理人員的培訓，切實提高核電文件控制管理水平。

參考文獻：

[1] DA/T28-2002 國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范

[2] EJ/T1225-2008核電文件檔案管理要求

作者：高林（1982-），女，山東煙臺人，大學本科，館員，國核工程有限公司。