學院級科研管理信息系統理論構建

周濤　韓輝

摘 要：學院級科研和成果管理涉及很多固定事務性工作，但現在很多學院單位仍然采用手工作業，不但工作周期長、工作效率低，而且其管理和統計工作受到很大的限制。結合學院科研信息管理工作，采用模塊化的設計思想和組件編程等技術，設計出一套適合學院級單位的科研和教學成果管理統計系統。通過科研管理信息系統，可以實現科研工作的網絡化和信息化管理，形成一個實時準確、便于查詢的科研數據中心，構建一個實時收發的、多渠道整合的科研管理溝通平臺。設計開發考慮系統通用性，在以桂林電子科技大學商學院為首個實施例成功運行維護和改善后，再向其它院級單位推廣。

1 系統開發實施的優點

系統的開發和實施可使商學院全體教師、學院領導、學院院辦相關管理工作三方面同時受益：

1.1服務于全體教師

老師可以在得到項目立項（包括教改項目）、獲各種獎（包括教學類獎項）、發表論文、獲得專著、專利、軟件著作權后直接在網上登記并上傳各種材料的掃描件，這使得教師可以隨時上傳相關信息，不會出現年底統一上交材料查找不便；

在科技處要求提交各種科研統計、科研材料時不再要求老師提交；在各種申報需要進行科研資料的統計和證明材料打印時也不再需要通知教師提交。將老師從常規性填寫各種表格中解放出來，減少老師大量不必要的重復性工作；

在年終核對科研和教學成果工作量時不必要求老師提交相關材料，只需要通知教師進入系統核實自己的各種科研教學成果是否完整即可；

原教師需要自己提交到科技處和教務處的各種資料現不用進花江校區提交，而直接在系統中填寫，并將紙制材料提交給院辦，由院辦統一每月送一次學校機關，極大地方便了教師，提升了院辦為教師的服務水平（這是院辦主動提出來要這樣做的）。科技處也減少了服務工作；

教師個人進行各種項目申報、提交各種材料時，對自己的各種科研和教學項目、成果方便地查找歷史資料，并對個人資料進行有效管理；

為老師需要使用系統部分作好人機界面設計，做到簡潔實用，使教師不用學習系統使用，實現傻瓜操作。把保存和提交按鈕等都去掉實現最簡單操作。

1.2簡化院辦工作、提升工作效率

直接從系統中獲取相關信息和資料，不必通知再收取；

院辦以往很多資料不掌握，通過系統的建設實現學校科研資料的檔案庫建設，可以對學院老師以往越過學院直接與科技處和教務處對接的信息放在學院系統中統一管理，不但節省老師的時間，而且使學院有需要材料時不必每次都向學校行政部門查找索要；

在各種申報和提交各種表格時可以直接根據系統的多條件檢索功能找到相關資料列表和證明文件，減少院辦的重復性工作并提高院辦工作效率；

針對院辦具體工作開發軟件，對學術委員會、教授委員會、碩士生導師、各系、各專業進行相關具體工作進行；

給年終工作量統計帶來方便，使工作快速自動化完成。

1.3服務學院領導決策工作

及時掌握學院科研教學情況，對不同時間段、不同學科、不同系別、不同專業等情況進行了解，為科學決策提供依據。

1.4服務于學院的分配工作

解決學院當前的分配工作手工作業的情況，為該項工作提供信息化手段，提供科學、合理、清晰的依據。在學校將年終分配權下放到學院后，還可以為年終分配提供快速、科學、有效的手段。

2 系統建設目標與內容

2.1系統建設目標

商學院科研和教學成果管理信息系統將本著“滿足當前需要，適應未來發展”的建設原則，配合商學院院辦管理及院領導進行學院規劃管理工作，實現各項業務的信息化管理，使各項工作和管理步入定量化、科學化、自動化的軌道。降低人員的事務性工作量、提高工作效率、縮短業務周期。對各種工作的數據保存和查尋、統計與分析、決策輔助數據獲取提供支撐。為學院辦公室各相關業務職能提供多種類、多層次、多目標的綜合服務。

2.2主要內容

本系統的基本設計和開發功能和內容為對學院科研、教學成果信息相關的計算，以及快捷查閱。軟件具體需要實現以下管理功能的設計與開發：

一、人員管理。具體分為：人員信息錄入、人員信息修改、人員信息管理、人員信息查詢；

二、項目管理。具體分為：項目信息錄入、信息管理、項目信息設置；

三、科研成果管理。具體分為：科研和教學獲獎、專著管理、科研教改論文管理、專利軟件著作權管理；

四、成果轉化和學術交流管理。具體分為：研究、咨詢報告采納，國內外學術會議、講學、培訓；

五、教學成果年終統計管理。具體分為：教學成果、教學獲獎；

六、院內考勤管理。具體分為：考勤設置、考勤錄入、考勤統計；

七、院內崗位管理模塊。具體分為：系主任信息管理、班主任信息管理、支部書記信息管理、兼職信息管理；

八、數據庫備份和日志模塊。具體分為：提供一鍵備份數據庫、數據庫恢復功能、系統日志管理；

九、系統設置和管理。具體分為：帳戶管理、系統權限管理。

3 擬解決途徑

1.詳細認真地調研。以商學院為實施例，對商學院的科研和成果管理涉及的諸多固定事務性工作進行仔細調查和分析。

2.科學地需求分析。需求分析，就需求分析與相關工作人員進行溝通，對需求分析進行修改和完善。

3.系統設計。根據需求分析進行確定的具體內容，利用管理信息系統的理論方法進行功能模塊分析設計。

4.系統開發與測試。按系統設計要求，按軟件工程的規范進行系統的開發與設計。設計測試用例，對系統進行全面功能測試和性能測試。

5.運行維護。系統的數據初始化，用戶的培訓，運行和維護。

4 結論

學院級科研管理信息系統的信息化實現可以為學院領導開展科學管理提供輔助支持，為教師進行項目申報、信息查詢、溝通交流等工作進行系統化、規范化和高效率的管理。本系統以桂林電子科技大學商學院的信息化管理工作為具體設計和實施例，在保障能勝任商學院管理工作的同時具有通用性和推

廣性。

參考文獻：

[1] 黃梯云，李一軍主編.管理信息系統（第五版）.高等教育出版社.2015.7.

[2] 徐杰.高校科研管理系統理論構建以宿遷學院為例[J].中國科技信息，2012（20）：209.