學(xué)院級科研管理信息系統(tǒng)理論構(gòu)建

周濤　韓輝

摘 要：學(xué)院級科研和成果管理涉及很多固定事務(wù)性工作，但現(xiàn)在很多學(xué)院單位仍然采用手工作業(yè)，不但工作周期長、工作效率低，而且其管理和統(tǒng)計工作受到很大的限制。結(jié)合學(xué)院科研信息管理工作，采用模塊化的設(shè)計思想和組件編程等技術(shù)，設(shè)計出一套適合學(xué)院級單位的科研和教學(xué)成果管理統(tǒng)計系統(tǒng)。通過科研管理信息系統(tǒng)，可以實現(xiàn)科研工作的網(wǎng)絡(luò)化和信息化管理，形成一個實時準(zhǔn)確、便于查詢的科研數(shù)據(jù)中心，構(gòu)建一個實時收發(fā)的、多渠道整合的科研管理溝通平臺。設(shè)計開發(fā)考慮系統(tǒng)通用性，在以桂林電子科技大學(xué)商學(xué)院為首個實施例成功運行維護(hù)和改善后，再向其它院級單位推廣。

1 系統(tǒng)開發(fā)實施的優(yōu)點

系統(tǒng)的開發(fā)和實施可使商學(xué)院全體教師、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)院院辦相關(guān)管理工作三方面同時受益：

1.1服務(wù)于全體教師

老師可以在得到項目立項（包括教改項目）、獲各種獎（包括教學(xué)類獎項）、發(fā)表論文、獲得專著、專利、軟件著作權(quán)后直接在網(wǎng)上登記并上傳各種材料的掃描件，這使得教師可以隨時上傳相關(guān)信息，不會出現(xiàn)年底統(tǒng)一上交材料查找不便；

在科技處要求提交各種科研統(tǒng)計、科研材料時不再要求老師提交；在各種申報需要進(jìn)行科研資料的統(tǒng)計和證明材料打印時也不再需要通知教師提交。將老師從常規(guī)性填寫各種表格中解放出來，減少老師大量不必要的重復(fù)性工作；

在年終核對科研和教學(xué)成果工作量時不必要求老師提交相關(guān)材料，只需要通知教師進(jìn)入系統(tǒng)核實自己的各種科研教學(xué)成果是否完整即可；

原教師需要自己提交到科技處和教務(wù)處的各種資料現(xiàn)不用進(jìn)花江校區(qū)提交，而直接在系統(tǒng)中填寫，并將紙制材料提交給院辦，由院辦統(tǒng)一每月送一次學(xué)校機關(guān)，極大地方便了教師，提升了院辦為教師的服務(wù)水平（這是院辦主動提出來要這樣做的）。科技處也減少了服務(wù)工作；

教師個人進(jìn)行各種項目申報、提交各種材料時，對自己的各種科研和教學(xué)項目、成果方便地查找歷史資料，并對個人資料進(jìn)行有效管理；

為老師需要使用系統(tǒng)部分作好人機界面設(shè)計，做到簡潔實用，使教師不用學(xué)習(xí)系統(tǒng)使用，實現(xiàn)傻瓜操作。把保存和提交按鈕等都去掉實現(xiàn)最簡單操作。

1.2簡化院辦工作、提升工作效率

直接從系統(tǒng)中獲取相關(guān)信息和資料，不必通知再收取；

院辦以往很多資料不掌握，通過系統(tǒng)的建設(shè)實現(xiàn)學(xué)校科研資料的檔案庫建設(shè)，可以對學(xué)院老師以往越過學(xué)院直接與科技處和教務(wù)處對接的信息放在學(xué)院系統(tǒng)中統(tǒng)一管理，不但節(jié)省老師的時間，而且使學(xué)院有需要材料時不必每次都向?qū)W校行政部門查找索要；

在各種申報和提交各種表格時可以直接根據(jù)系統(tǒng)的多條件檢索功能找到相關(guān)資料列表和證明文件，減少院辦的重復(fù)性工作并提高院辦工作效率；

針對院辦具體工作開發(fā)軟件，對學(xué)術(shù)委員會、教授委員會、碩士生導(dǎo)師、各系、各專業(yè)進(jìn)行相關(guān)具體工作進(jìn)行；

給年終工作量統(tǒng)計帶來方便，使工作快速自動化完成。

1.3服務(wù)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)決策工作

及時掌握學(xué)院科研教學(xué)情況，對不同時間段、不同學(xué)科、不同系別、不同專業(yè)等情況進(jìn)行了解，為科學(xué)決策提供依據(jù)。

1.4服務(wù)于學(xué)院的分配工作

解決學(xué)院當(dāng)前的分配工作手工作業(yè)的情況，為該項工作提供信息化手段，提供科學(xué)、合理、清晰的依據(jù)。在學(xué)校將年終分配權(quán)下放到學(xué)院后，還可以為年終分配提供快速、科學(xué)、有效的手段。

2 系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)與內(nèi)容

2.1系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)

商學(xué)院科研和教學(xué)成果管理信息系統(tǒng)將本著“滿足當(dāng)前需要，適應(yīng)未來發(fā)展”的建設(shè)原則，配合商學(xué)院院辦管理及院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行學(xué)院規(guī)劃管理工作，實現(xiàn)各項業(yè)務(wù)的信息化管理，使各項工作和管理步入定量化、科學(xué)化、自動化的軌道。降低人員的事務(wù)性工作量、提高工作效率、縮短業(yè)務(wù)周期。對各種工作的數(shù)據(jù)保存和查尋、統(tǒng)計與分析、決策輔助數(shù)據(jù)獲取提供支撐。為學(xué)院辦公室各相關(guān)業(yè)務(wù)職能提供多種類、多層次、多目標(biāo)的綜合服務(wù)。

2.2主要內(nèi)容

本系統(tǒng)的基本設(shè)計和開發(fā)功能和內(nèi)容為對學(xué)院科研、教學(xué)成果信息相關(guān)的計算，以及快捷查閱。軟件具體需要實現(xiàn)以下管理功能的設(shè)計與開發(fā)：

一、人員管理。具體分為：人員信息錄入、人員信息修改、人員信息管理、人員信息查詢；

二、項目管理。具體分為：項目信息錄入、信息管理、項目信息設(shè)置；

三、科研成果管理。具體分為：科研和教學(xué)獲獎、專著管理、科研教改論文管理、專利軟件著作權(quán)管理；

四、成果轉(zhuǎn)化和學(xué)術(shù)交流管理。具體分為：研究、咨詢報告采納，國內(nèi)外學(xué)術(shù)會議、講學(xué)、培訓(xùn)；

五、教學(xué)成果年終統(tǒng)計管理。具體分為：教學(xué)成果、教學(xué)獲獎；

六、院內(nèi)考勤管理。具體分為：考勤設(shè)置、考勤錄入、考勤統(tǒng)計；

七、院內(nèi)崗位管理模塊。具體分為：系主任信息管理、班主任信息管理、支部書記信息管理、兼職信息管理；

八、數(shù)據(jù)庫備份和日志模塊。具體分為：提供一鍵備份數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)庫恢復(fù)功能、系統(tǒng)日志管理；

九、系統(tǒng)設(shè)置和管理。具體分為：帳戶管理、系統(tǒng)權(quán)限管理。

3 擬解決途徑

1.詳細(xì)認(rèn)真地調(diào)研。以商學(xué)院為實施例，對商學(xué)院的科研和成果管理涉及的諸多固定事務(wù)性工作進(jìn)行仔細(xì)調(diào)查和分析。

2.科學(xué)地需求分析。需求分析，就需求分析與相關(guān)工作人員進(jìn)行溝通，對需求分析進(jìn)行修改和完善。

3.系統(tǒng)設(shè)計。根據(jù)需求分析進(jìn)行確定的具體內(nèi)容，利用管理信息系統(tǒng)的理論方法進(jìn)行功能模塊分析設(shè)計。

4.系統(tǒng)開發(fā)與測試。按系統(tǒng)設(shè)計要求，按軟件工程的規(guī)范進(jìn)行系統(tǒng)的開發(fā)與設(shè)計。設(shè)計測試用例，對系統(tǒng)進(jìn)行全面功能測試和性能測試。

5.運行維護(hù)。系統(tǒng)的數(shù)據(jù)初始化，用戶的培訓(xùn)，運行和維護(hù)。

4 結(jié)論

學(xué)院級科研管理信息系統(tǒng)的信息化實現(xiàn)可以為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)開展科學(xué)管理提供輔助支持，為教師進(jìn)行項目申報、信息查詢、溝通交流等工作進(jìn)行系統(tǒng)化、規(guī)范化和高效率的管理。本系統(tǒng)以桂林電子科技大學(xué)商學(xué)院的信息化管理工作為具體設(shè)計和實施例，在保障能勝任商學(xué)院管理工作的同時具有通用性和推

廣性。

參考文獻(xiàn)：

[1] 黃梯云，李一軍主編.管理信息系統(tǒng)（第五版）.高等教育出版社.2015.7.

[2] 徐杰.高校科研管理系統(tǒng)理論構(gòu)建以宿遷學(xué)院為例[J].中國科技信息，2012（20）：209.