電大開放教育教學檔案管理探析

潘葦

內容摘 要：教學模式、管理方式不同決定了電大開放教育教學檔案管理的特殊性?；鶎与姶蠼虒W檔案管理存在漠視教學檔案建設的重要性、忽視管理制度建設、管理模式傳統、管理隊伍素質不高等問題?；鶎与姶笠叨戎匾暯虒W檔案建設和管理、要加快教學檔案信息化建設、要強化教學檔案隊伍建設、要確保教學檔案的安全性。

關鍵詞：電大 開放教育 教學檔案 問題 舉措

教學檔案管理像一面鏡子，反映著學校的教學管理水平，也反映著教學工作的秩序和質量。如何對開放教育教學檔案進行科學、規范的管理是基層電大面臨的一項重要課題。

一、電大開放教育教學檔案管理的特殊性

（一）教學模式不同決定了電大開放教育教學檔案管理的特殊性

電大開放教育的教學是以現代信息技術為主要手段，以網絡作為載體進行的遠程、開放的教學。這種教學模式在教學管理和課程學習資源方面形成了大量的檔案資源，它包括：文字教材、音像教材、CAI課件以及網上輔導和教學信息、直播課堂等，其中有以紙質為媒介也有以電子文本為媒介的載體形式。其特殊性就是借助于先進的信息科學技術，把教學檔案內容擴大化、信息化、網絡化。

（二）管理方式不同決定了電大開放教育教學檔案管理的特殊性

電大開放教育教學檔案管理有著方法和技術上的不同。遠程開放教育過程中形成的大量的以電子文本為媒介的載體形式，它必須借助先進的技術和儀器設備，經過系統的整理、鑒別、分類、立卷才能形成電子文本檔案。整理這樣的特殊檔案，必須遵循載體使用的特點和規律，在進行分類、分工、整理、立卷中，采用先進科學的技術和標準，對聲像、CAI課件、VCD光盤等檔案進行管理和保護。

二、電大開放教育教學檔案管理存在的問題

（一）漠視教學檔案建設的重要性

電大尤其是基層電大對教學檔案的建設還沒有列入建設事項。在日常教學管理工作中，基層電大在教務管理工作中也還存在檔案意識不強的問題，教學管理過程中重工作推進，而忽視對工作進程中的檔案建設。由于教學檔案發揮的作用是滯后的，沒有立竿見影的效果，從而導致很多教學資料料收集不及時，文件材料沒有及時歸檔， 造成檔案殘缺不全的現象。

（二）忽視教學檔案管理制度建設

由于基層電大正在向開放大學轉型，從教學到管理都還在“摸著石頭過河”，因此對基層電大開放教育建設形成的檔案收集的范圍、內容以及管理的要求，都還待深入研究，教學檔案管理制度幾乎一片空白。這就要求基層電大要與時俱進的修訂原來的檔案管理制度，制定開放教育的文件材料歸檔范圍及管理辦法，使基層電大向開放大學轉型一開始就最大限度保持開放大學檔案的完整性和真實性。

（三）教學檔案管理模式傳統

目前，大部分基層電大遠并未真正實現檔案管理的信息化，檔案管理很多操作還是采取人工進行，以數字化為依托，進行檔案信息傳輸的不多，檢索體系不健全，沒有形成完整的系統，嚴重制約了檔案信息的快速傳播、流通和利用。檔案工作技術落后，檔案利用率不高，不能完全適應開放大學建設和發展

需要。

（四）教學檔案管理隊伍素質不高

基層電大教學檔案管理人員幾乎都是兼職，沒有檔案專業知識的儲備，大部分檔案管理人員沒有經過專業的檔案管理培訓或學習，對檔案工作的重要性、管理檔案要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不是很精通，各種檔案收集、整理的意識淡薄，對檔案管理工作精力投入有限，嚴重制約了基層電大的檔案管理水平。

三、基層電大開放教育教學檔案建設和管理探究

（一）高度重視開放教育教學檔案建設和管理

在教學管理工作中要加強對教學檔案建設和管理工作重要性的認識，加強對檔案工作的領導，提高檔案管理的地位；要健全和完善檔案管理的規章制度，逐步建立和完善檔案在收集、整理、歸檔、查閱、轉遞等方面的流程管理和制度細則，號召廣大的教職工強化檔案管理意識，促使檔案的管理工作走向規范化和制度化軌道。

（二） 加快開放教育教學檔案信息化建設

加快開放教育教學檔案工作的現代化、信息化建設，實現檔案電子化，采用更為先進的檔案管理軟件，加快檔案工作互聯網建設，使檔案工作從落后的手工操作走向信息化、數字化的管理。利用現代化管理手段將管理檔案信息及時提供給校內基層電大工作站，提高教學檔案利用率，提高服務水平，最大限度發揮教學檔案信息的價值。

（三） 強化開放教育教學檔案隊伍建設

教學檔案建設和管理工作搞得好不好 ，檔案隊伍建設是關鍵。這就要求基層電大應配備一支政治上可靠、業務上過硬，具有相應的文化水平和一定專業知識且熟悉開放教育教學與管理的人員從事教學檔案工作，并保持教學檔案人員的相對

穩定。

（四） 確保開放教育教學檔案的安全性

現代信息技術條件下，開放教育的檔案信息具有共享性、開放性、遠程性，這就決定了開放教育的教學檔案信息安全的脆弱性。黑客攻擊、病毒侵襲、管理不善、技術落后以及安全意識淡薄等，無時無刻不威脅著檔案的原始記錄性，無時無刻不影響著檔案信息憑證作用的發揮。因此，要采取有力措施確?；鶎与姶箝_放教育教學檔案信息的絕對安全。

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基金項目：該論文是銅仁廣播電視大學“十三五”規劃2017年科研課題《基層開放大學教學檔案建設研究》（課題編號：2017XZ002號）階段性研究成果。