文書檔案的收集與整理工作探討

劉冠軍

摘 要：檔案的收集與整理在衡量辦公室檔案管理水平中起著重要作用，文書檔案管理水平的高低直接影響著辦公室檔案資料保存的質(zhì)量。而目前，新的辦公自動(dòng)化浪潮席卷而來(lái)，辦公室的文書檔案管理工作還不能完全符合文書檔案工作的需要。

關(guān)鍵詞：文書檔案 收集 整理

辦公室是每個(gè)單位中的重要組成部分，而檔案管理工作是辦公室各項(xiàng)管理工作的重要組成部分，它真實(shí)的收集和記錄著人類活動(dòng)，為后世的人類生活提供依據(jù)。而每個(gè)單位的文書檔案管理則有其特定的價(jià)值和意義。

一、文書檔案的收集與整理工作內(nèi)容

首先，整理文書檔案信息的人員必須收集完整的材料，對(duì)所收集到的材料進(jìn)行分析鑒別，劃分類別，編排順序和目錄，保證每卷檔案的完整性、 真實(shí)性，具有條理性和實(shí)用性。排序時(shí)應(yīng)考慮材料的內(nèi)容之間的內(nèi)在聯(lián)系，劃分標(biāo)準(zhǔn)，依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文書檔案材料進(jìn)行排序，類別編碼及頁(yè)碼等編號(hào)應(yīng)標(biāo)記清楚，以方便日后對(duì)文書檔案的查閱和檢索。

二、文書檔案收集與整理工作中存在的問題

1.檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不足，職業(yè)道德缺失

目前，大多數(shù)的文書檔案整理及保管人員都是非科本出身，部分工作人員對(duì)于現(xiàn)代信息技術(shù)及檔案管理相關(guān)軟件的應(yīng)用不熟練，不僅會(huì)使文書檔案的收集與整理工作出現(xiàn)安全隱患，更嚴(yán)重導(dǎo)致了文書檔案管理工作的效率和成果落后。另外其他相關(guān)工作人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，沒有主動(dòng)歸檔的意識(shí)。文書檔案缺乏規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)一步拉低了檔案管理工作的效率。

2.對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不到位，檔案管理人員過少

文書檔案管理屬于一個(gè)默默無(wú)聞、不起眼的工作，人力、物力、財(cái)力的支持明顯不足。據(jù)統(tǒng)計(jì)表明，至今仍有些單位沒有設(shè)置專門的文書檔案管理場(chǎng)所，缺乏一套完善的文書檔案管理制度，使得檔案工作人員在工作過程中沒有準(zhǔn)確的指導(dǎo)。另外，文書檔案的收集與整理模式的落后使得檔案的分類、整理、歸納都遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于其他領(lǐng)域，隨著單位管理建設(shè)的逐步完善，文書檔案事業(yè)的規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案的內(nèi)容愈加豐富，傳統(tǒng)的文書檔案的整理及保管工作模式根本無(wú)法滿足當(dāng)前社會(huì)的需要。

3.對(duì)新媒體技術(shù)運(yùn)用不到位，忽視電子信息保密工作

社會(huì)逐步進(jìn)入數(shù)字化、信息化階段，信息化技術(shù)在各領(lǐng)域各行業(yè)中的作用越來(lái)越突出。很多單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案管理，利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行歸類管理和儲(chǔ)存，有效的改善了之前文書檔案管理中存在的種種局限和不足。但是還是有單位忽視了對(duì)文書檔案收集與整理的安全，沒有配備相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，一旦計(jì)算機(jī)硬軟件出現(xiàn)無(wú)法預(yù)測(cè)的問題，就會(huì)造成電子文書檔案的丟失，這對(duì)單位管理來(lái)說，是一個(gè)極大的隱患。

三、提高文書檔案整理及保管水平的對(duì)策

1.注重文書檔案收集與整理人員的專業(yè)素質(zhì)和政治素養(yǎng)的培養(yǎng)

首先，各單位把文書檔案收集與整理工作納入進(jìn)一步的工作目標(biāo)和建設(shè)計(jì)劃，應(yīng)把引進(jìn)專業(yè)的復(fù)合型人才提上日程，并針對(duì)不同人員的特殊情況經(jīng)常地規(guī)范化的進(jìn)行職業(yè)道德培訓(xùn)、專業(yè)基礎(chǔ)理論與技能培訓(xùn)、信息技術(shù)培訓(xùn)、現(xiàn)代化管理方法和技術(shù)培訓(xùn)等邊講邊操作的培訓(xùn)方式，不斷更新他們的專業(yè)知識(shí)和技能，鍛煉工作人員對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用的熟練程度，提高他們的信息專業(yè)化程度，以更好的適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的需要和要求。

其次，單位應(yīng)把文書檔案管理部門應(yīng)把被動(dòng)接受變?yōu)橹鲃?dòng)上門服務(wù)，主動(dòng)收集各部門文書檔案資料。對(duì)文書檔案工作認(rèn)識(shí)認(rèn)識(shí)充分，一心一意為單位人才管理服務(wù)。

2.加強(qiáng)制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理

文書檔案的收集與整理工作需要與檔案局等相關(guān)部門密切配合，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視對(duì)本單位文書檔案收集與整理工作的管理，聘請(qǐng)專業(yè)的文書檔案收集與整理人員。主管文書檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)盡快結(jié)合實(shí)際情況，建立健全一套系統(tǒng)理論的檔案管理信息化建設(shè)制度。為文書檔案管理設(shè)置專門的辦公室和工作人員，明確各部門的分工與合作，各部門之間密切交流、加強(qiáng)溝通，規(guī)范化管理工作流程，共同促進(jìn)文書檔案的收集與整理工作的順利進(jìn)行。另外，后期的制約與監(jiān)督措施也是必不可少的，通過對(duì)文書檔案收集與整理工作的監(jiān)督，對(duì)檔案的安全進(jìn)行保護(hù)，絕不能給予不法分子可乘之機(jī)。

3.軟、硬件配置齊全，減少安全隱患

軟、硬件配置齊全是完成檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性條件，只有擁有齊全的配置，文書檔案工作人員的工作才能順利進(jìn)行。計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行文書檔案的收集與整理能夠有效地處理大量文件信息，各類單位要舍得在這方面花錢，為文書的檔案收集與整理工作配備良好的計(jì)算機(jī)及其系統(tǒng)，從而提高檔案管理工作的效率。

小 結(jié)

文書檔案的收集與整理工作是單位管理乃至社會(huì)經(jīng)濟(jì)健康可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，而文書檔案的收集與整理工作人員的素質(zhì)是做好檔案工作的基礎(chǔ)。只有建立健全文書檔案管理機(jī)制，保證文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)過關(guān)，對(duì)電子檔案實(shí)施有力的保護(hù)措施，才能保障文書檔案管理工作有條不紊的前進(jìn)，提升文書檔案收集與整理工作的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)。

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