檔案計(jì)算機(jī)管理的發(fā)展趨勢(shì)和應(yīng)對(duì)策略探討

朱昀昀

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和完善，其被廣泛應(yīng)用于檔案管理，并帶來(lái)較大的改變和影響。檔案計(jì)算機(jī)管理推進(jìn)了檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，提升其工作質(zhì)量和效率，具有重要意義。本文基于當(dāng)前檔案計(jì)算機(jī)管理的發(fā)展趨勢(shì)，分析應(yīng)用過(guò)程存在的問(wèn)題，并提出可行性應(yīng)對(duì)策略。希望本文的研究能夠?yàn)樽x者提供有益參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理 計(jì)算機(jī)技術(shù) 網(wǎng)絡(luò)安全 檔案信息

前 言

科技的發(fā)展促進(jìn)了計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用，這種新型的管理方式，突破了傳統(tǒng)檔案管理模式的工作限制，能夠以更快的速度、更高的質(zhì)量完成相關(guān)工作，使其更好地服務(wù)大眾，滿足國(guó)家建設(shè)的需要。

一、檔案計(jì)算機(jī)管理發(fā)展趨勢(shì)以及面臨的問(wèn)題

在檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)，經(jīng)歷了最初階段的不適應(yīng)后，隨著管理機(jī)制和技術(shù)的完善，這種檔案管理模式有效提升了檔案工作的效率和質(zhì)量。但是這種新型的檔案管理模式，在實(shí)際應(yīng)用中仍存在著一些問(wèn)題，主要集中在以下幾個(gè)方面：

第一，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)其開(kāi)放性、公開(kāi)性，在應(yīng)用到檔案管理中，方便各檔案部門共享信息資源，提升其工作效率。但是網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，也時(shí)刻威脅著檔案數(shù)據(jù)的安全。針對(duì)檔案的信息安全，國(guó)家也出臺(tái)了相應(yīng)的法律法規(guī)，針對(duì)檔案部門的某些網(wǎng)絡(luò)行為進(jìn)行制約和規(guī)范。第二，檔案格式存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)不一的問(wèn)題，由于缺乏統(tǒng)一的檔案計(jì)算機(jī)管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于檔案文件的存儲(chǔ)數(shù)字格式，以及信息排版格式上沒(méi)有明確的要求，因此在跨檔案部門合作時(shí)存在數(shù)據(jù)不兼容的情況，造成信息存取和交換的不便。針對(duì)此問(wèn)題，相關(guān)部門正努力構(gòu)建一套更加完整、覆蓋面廣的檔案計(jì)算機(jī)管理體系，但是這一過(guò)程需要大量的時(shí)間。第三，缺乏計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，大部分的檔案管理部門工作人員還不夠熟悉計(jì)算機(jī)操作環(huán)境，對(duì)于某些軟件還不懂得如何使用[1]。

二、檔案計(jì)算機(jī)管理發(fā)展趨勢(shì)的應(yīng)對(duì)策略

（一）檔案計(jì)算機(jī)管理的基本準(zhǔn)備

創(chuàng)立完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)其特定的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲(chǔ)。這一數(shù)據(jù)庫(kù)具有一定的“電子倉(cāng)庫(kù)”的功能，其主要承擔(dān)著存放檔案文件的作用，同時(shí)對(duì)某項(xiàng)檔案有具體需求時(shí)又能夠快速地調(diào)取。檔案計(jì)算機(jī)管理工作的核心就是如何開(kāi)發(fā)和維護(hù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)為其添加相應(yīng)的配套程度、工具和功能，使得在檔案管理工作的檢索、修改、管理和共享操作，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、規(guī)范化。

采用計(jì)算機(jī)管理檔案文件，主要借助于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，它在檔案共享和傳輸方面具有非常大的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，但是過(guò)于開(kāi)放的特點(diǎn)，使其面臨著較大的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)。黑客攻擊、計(jì)算機(jī)病毒感染，易造成檔案信息丟失或損壞。針對(duì)此問(wèn)題應(yīng)建立起完善的安全管理制度，首先為檔案文件進(jìn)行保密分級(jí)，根據(jù)重要性采取相應(yīng)的文件加密保護(hù)措施。根據(jù)檔案用戶，設(shè)定相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限，同時(shí)為其設(shè)置身份認(rèn)證權(quán)限。定期升級(jí)計(jì)算機(jī)的殺毒軟件補(bǔ)丁，避免黑客攻擊或計(jì)算機(jī)病毒感染。實(shí)行“內(nèi)外網(wǎng)”兩套檔案管理制度，對(duì)于保密等級(jí)高的檔案信息，應(yīng)將其置于內(nèi)部計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中存儲(chǔ)，不與互聯(lián)網(wǎng)連接，同時(shí)存儲(chǔ)的計(jì)算機(jī)禁止連接外部計(jì)算機(jī)，禁止涉密檔案信息在非涉密計(jì)算機(jī)中存儲(chǔ)、傳輸。

由于檔案計(jì)算機(jī)管理的執(zhí)行主體是人，在日常管理過(guò)程中，由于個(gè)體在工作態(tài)度、技能水平等方面存在差異，使得檔案管理工作出現(xiàn)錯(cuò)漏，甚至出現(xiàn)檔案泄密的情況。為了避免此問(wèn)題，規(guī)范檔案部門的管理工作，通過(guò)制度明確各崗位的職責(zé)，提高檔案管理的安全機(jī)制。通過(guò)引進(jìn)先進(jìn)的科技，在擴(kuò)大檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的同時(shí)，彌補(bǔ)檔案管理存在的漏洞[2]。

（二）檔案部門的管理策略

1.更新升級(jí)檔案管理硬件設(shè)備，處理好紙質(zhì)檔案管理工作

檔案計(jì)算機(jī)管理的工作質(zhì)量和效率，主要依賴于硬件設(shè)備的性能，特別是隨著檔案管理系統(tǒng)添加了新的程序和工具后，老舊的硬件設(shè)備并不一定支持或兼容新的程序和應(yīng)用。鑒于此，需要投入充足的經(jīng)費(fèi)，用于購(gòu)置性能更加優(yōu)異的硬件設(shè)備，以此滿足更高的信息化檔案管理需求。在采購(gòu)環(huán)節(jié)，基于大的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)容量進(jìn)行考慮，同時(shí)基于經(jīng)濟(jì)性和實(shí)用性選購(gòu)合適的硬件設(shè)備。

我國(guó)當(dāng)前的檔案管理模式，還未完全擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，呈現(xiàn)數(shù)字、紙質(zhì)檔案并存的現(xiàn)象，鑒于此兩者在歸檔以及整理存在的問(wèn)題，需要采取相應(yīng)的措施協(xié)調(diào)好兩者在管理上的矛盾。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立與傳統(tǒng)檔案的紐帶，提高檔案雙套制管理，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

2.規(guī)范、健全檔案管理工作制度

由于計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷發(fā)展，應(yīng)用在檔案管理中的工作形式也因此發(fā)生一定的變化，所以要不斷更新和完善相應(yīng)工作制度，使其與新技術(shù)有效結(jié)合，規(guī)范化管理。對(duì)于檔案管理工作中的歸檔、保管環(huán)節(jié)，制定檔案保管期限。在收集檔案信息時(shí)，針對(duì)其信息完整性、時(shí)效性，通過(guò)制度明確其檢驗(yàn)方法，確保檔案信息的查準(zhǔn)率。檔案信息需要定時(shí)更新和補(bǔ)充，同時(shí)為了避免這一過(guò)程出現(xiàn)的信息泄密問(wèn)題，通過(guò)制度為其提供安全保障。

3.提升檔案管理工作人員安全意識(shí)

在檔案計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中，需要配置一定的安全軟件，如殺毒軟件、防火墻、數(shù)據(jù)備份軟件、數(shù)據(jù)加密軟件等。通過(guò)這些軟件的應(yīng)用，進(jìn)一步提升檔案信息在錄入、歸檔、使用以及傳輸環(huán)節(jié)的安全性。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)區(qū)分加密數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)，處理好涉密檔案與非涉密檔案的管理關(guān)系。

在這些安全軟件應(yīng)用，可以從以下幾個(gè)方面入手：1、利用殺毒軟件針對(duì)新接收、歸檔的文件進(jìn)行掃描和漏洞檢測(cè)；2、利用防火墻實(shí)時(shí)監(jiān)控檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全狀態(tài)，在發(fā)現(xiàn)異常后自動(dòng)處理其錯(cuò)漏；3、建立嚴(yán)格的內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)隔離區(qū)域，通過(guò)端口以及服務(wù)層面的限制，加強(qiáng)抵御網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)的強(qiáng)度。

結(jié) 論

綜合上述，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，完善和促進(jìn)了檔案計(jì)算機(jī)管理，使其工作效率和質(zhì)量得到有效提升。本文提出的技術(shù)、管理層面的策略，提升檔案信息的安全性和實(shí)用性，實(shí)現(xiàn)更加豐富的檔案管理功能，進(jìn)一步完善檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 黃惠玲.檔案計(jì)算機(jī)管理的發(fā)展趨勢(shì)和應(yīng)對(duì)策略探析[J].科技經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)，2015（08）：98.

[2] 趙增社.計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)越性及發(fā)展趨勢(shì)探討[J].城建檔案，2014（08）：66-67.