從幾則利用實例談談對加強民生檔案建設的思考

覃寧

摘 要：服務民生是新時期檔案利用工作的熱點和焦點，民生所想，就是檔案工作之所向；民生所需，就是檔案工作之所趨。本文所舉幾則檔案利用實例引發了筆者對加強民生檔案建設，服務社會百姓的思考。

關鍵詞：利用實例；民生檔案；建設

隨著社會法治化進程的不斷推進，全社會的檔案意識明顯增強，檔案利用工作呈現出新的特點：一是檔案利用范圍日益擴大，不僅局限于單位中的工作查考，還涉及信訪、工齡認證、解決各種個人待遇等方面；二是檔案利用者身份的改變，檔案利用者不僅有來自于機關、企事業單位、社會團體的工作人員和法律工作者，還有很多是來自于社會各階層的普通百姓；三是個人利用檔案多于機關單位利用檔案，個人查閱主要涉及本人利益的檔案，通過查閱檔案用以印證個人經歷、辦理養老保險、退休、享受待遇等。以下為筆者工作中的幾則利用實例：

實例一：為職工找回缺失的工齡。2015年，筆者單位根據中共中央組織部開展干部檔案審核工作的要求，組織對科級以上干部人事檔案進行了審核。在審核中發現，黃某、肖某、勞某等3人剛進入本單位時聘用為臨時工，于1994年11月招收為正式合同制工人。但是人事檔案中沒有聘用其為臨時工的檔案材料。根據有關政策，在本單位聘用為臨時工的時間可合并計算工齡，現黃某等3人均存在臨時工期間工齡無法合并計算的情況，3人提出異議。筆者查找了大量檔案，最后查找到了當時南寧市勞動局福利科審核確定的《關于黃某等三同志做臨時工期間計齡的報告》及南寧市勞動保險事業管理所確認的黃某等3人《南寧市職工繳納養老保險增減情況報告單》，其中明確記載了3人在本單位開始做臨時工的時間分別為1991年5月和1992年10月，計齡至1994年11月。黃某等3人找回了缺失的工齡。

實例二：為職工分配住房服務。筆者單位于2014年啟動某路段單位宿舍區危舊房改住房改造項目，除還建戶外，另有剩余住房可進行分配，但仍遠遠無法滿足無房戶的住房需求。為了保證能夠公平、公正、公開的進行剩余住房的分配，決定采用計分制的辦法，按參加工作時間、本單位工作時間、職稱、職級高低、個人榮譽等的總計得分高低順序分配。筆者對單位近300名無房戶提交的申請資料依據個人人事檔案、單位文書檔案進行了逐一查核，協助單位房改部門準確計算出每個人的得分并進行了公示。公示的結果得到了群眾的認可，單位房改部門將剩余住房進行了公平合理的分配。

實例三：配合離職員工辦理養老保險。席某原是筆者單位的員工，1999年12月調離到廣東省工作。2018年4月，席某通過原同事找到筆者，說明其現所在單位從2018年開始進行養老并軌工作，但由于當年調離時年代久遠，且經歷了較多單位，其人事檔案中已無法找到當年的調動材料，無法計算其社保“視同繳費年限”（筆者單位為事業單位，席某原有的工作年限視同社保繳費年限），希望能夠從單位的檔案資料中找到相關的調離或停發工資記錄。經過筆者的努力，最后找到了當時為其辦理減去編制的編制記錄本，以及1999年12月向上級主管部門寫的一份請示，其中就包含了席某的商調函，為其順利辦理養老保險并軌提供了重要憑據。

以上三則檔案利用實例使筆者深切感受到：民生檔案在老百姓“幼有所育，學有所教，勞有所得，病有所醫，老有所養，住有所居，弱有所扶”中發揮著積極的作用。檔案工作者應自覺以做好民生檔案為任，以服務民生福祉為傲，以解決群眾困難為榮，在本職工作中敬業奉獻，不斷開拓創新，促進檔案工作的持續穩定發展。

做好民生檔案，筆者提出以下幾點思考和建議。

1 提高對民生檔案的認識和支持

民生檔案的價值在于能夠服務普通群眾，能夠被老百姓利用。“以利用為綱”成為了檔案收集、整理、保管、利用的重要指導思想。不論是檔案的管理者，還是檔案的利用者都積極倡導實施“檔案關懷”，強調檔案“親民”思想，希望打破傳統的檔案工作體制，推動檔案管理和利用從半封閉狀態走向積極地開放和利用，不斷擴大檔案服務的范圍和廣度，把百姓的需要作為檔案工作的方向。2007 年 12 月，國家檔案局印發了《關于加強民生檔案工作的意見》，提出了實現“兩個轉變”，建立“兩個體系”——即“堅持以人為本，轉變重事輕人，重物輕人，重典型輕普通人物的傳統觀念和認識，重視所有涉及人的檔案的價值，建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系……建立方便人民群眾的檔案利用體系”的檔案工作思路，這也為新時期民生檔案工作的進一步發展指明了方向。

因此，我們希望，全社會都來關心和支持民生檔案工作。一方面各級各單位主要領導都要關心、支持檔案工作，切實參與研究解決檔案部門面臨的實際困難和問題，在機構設置中合理布局檔案機構和職能，在人員的配置上給予足夠的編制。從加強檔案人員隊伍建設著手，在資金、場所上等方面予以充足的支持。另一方面，檔案部門積極開展檔案宣傳工作，提高全民檔案利用的意識，讓老百姓學會利用檔案維護自己的權益。第三個方面，引導全社會都尊崇檔案工作者的勞動價值，激發檔案工作者的價值實現，不斷增強工作的主動性和創造性，使檔案工作更好地服務民生百姓。當人民群眾利用需求與檔案部門服務水平提高相結合時，民生檔案工作才會出現質的飛躍。

2 民生檔案建設的途徑和措施

民生檔案建設需要包括檔案材料的形成部門、文件的辦理部門、檔案工作者以認真細致、勇克困難的精神進行通力合作，是一項長期的系統工程。做好民生檔案工作可以通過以下途徑和措施推進：

2.1 加強民生檔案形成流程的控制管理

民生檔案形成流程控制管理包括：前端控制管理，即從文件（包括紙質和電子形式）形成之時甚至形成之前就對整個過程給予通盤規劃。流程指導：檔案工作人員對業務部門中形成的公民利用需求率高的文件資料如何進行規范化制作、收集、整理、歸檔及保管等進行專業指導。過程監控：對文件資料形成過程進行重點檢查、控制，及時解決具體工作中產生的問題，幫助業務部門建立民生檔案的檢索工具等。通過檔案形成全流程的控制管理，來保證民生檔案的質量。

2.2 科學劃定民生檔案收集范圍

一是加強具有行政、人事、財務、監察、審計等管理職能部門民生檔案的收集。這些具有管理職能的部門負責與單位干部職工息息相關的職能活動，檔案業務部門應主動加強對這些部門的業務研究和指導，從源頭上做到民生檔案收集齊全、整理規范、管理科學，為民生檔案建設奠定良好基礎。二是根據實際業務工作情況和干部職工的需求細化檔案的收集范圍，擴大民生檔案收集的廣度和深度，比如涉及干部職工就業、社會保障、住房、培訓、獎懲、困難救助等與民生息息相關的文件。檔案部門如能隨著社會政治經濟生活的變化，及時調整并科學劃定民生檔案收集范圍，齊全、完整地收集這些與民生密切相關的檔案資源，對于民生檔案工作的推進將起到事半功倍、源頭保證的效果。

2.3 加強民生檔案移交工作力度

民生檔案具有分布廣、管理分散的特點，在移交工作中存在不少問題：有些部門為了方便自身利用或擔心涉民檔案公開會使自身工作陷入被動而不肯移交檔案，有因管理不善造成應歸檔材料遺失，種種因素使得民生檔案收集不夠齊全、完整，嚴重影響老百姓對民生檔案的利用。因此，筆者認為，應從管理上，加強民生檔案移交工作力度，做到應交盡交，應歸檔盡歸檔，對于違規不交的情況，應嚴格按照《檔案法》予以相應的處罰。但從根本上，檔案業務部門要做好積極、細致地指導工作，促進民生檔案移交工作順利、有效。

2.4 努力實現民生檔案資源共享

檔案業務部門從公民權益出發，積極考慮和推進民生檔案實現資源共享。比如，采用計算機聯網系統查詢，以迅速獲取所需信息，避免群眾因無法確定所需檔案或保存地而到處奔波的現象；采用科學的編目和編制檢索工具，快速、準確地進行檢索，最大限度地方便群眾對民生檔案的利用，讓民生檔案為群眾及時高效地服務創造良好條件等。

檔案來源于民眾，服務于民生；檔案存在的前提在于民，檔案的價值實現在于民。民生所想，就是檔案工作之所向；民生所需，就是檔案工作之所趨。檔案只有被公眾利用，才真正實現其價值。“不積跬步，無以至千里”，民生檔案的建設，需要檔案工作者以堅定、堅實的工作不斷向前推進。

參考文獻

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