工傷保險檔案特點及管理措施

張家驊

摘 要：工傷保險檔案具體來講就是工傷員工在享受整個工傷保險過程中形成的資料信息，資料信息主要是以文字、圖表以及聲像形式存在，工傷員工在享受整個工傷保險的整個流程和環節具有嚴格的法律效力。而工傷保險檔案管理就是在工傷保險辦理的整個過程中整理保存的具有利用價值的歷史記錄資料，這些資料已專業的文字以及電子文檔等形式存在。本文首先介紹了工傷保險檔案的特點，在此基礎上，提出了工傷保險檔案管理的措施。

關鍵詞：工傷保險；檔案特點；檔案管理；措施

工傷保險檔案作為社會保險檔案中的一部分，直接影響企業以及參保員工的切身利益，同時還直接關乎工傷保險基金的安全。一份工傷保險檔案的完成程度相當繁瑣，其中包括工傷上報、認定以及勞動能力鑒定等環節，除此之外，還需要經過一系列的部門，包括經辦機構以及定點醫院等。因為工作鏈條相對較長，而檔案的具體內容又具有一定的真實性和易泄性，在對工傷保險檔案管理過程中就表現出了較為顯著的特征。完整的工傷保險檔案離不開相關部門的審核，具體檔案管理工作量非常大，在實際管理過程中應該給予工傷保險檔案管理予足夠的重視，只有這樣才能夠保障工傷保險檔案管理工作的科學性、信息化以及規范性。

1 工傷保險檔案的特征

（1）鏈條長、環節多。工傷保險檔案具體包括工傷員工的參保、繳保費、工傷事故調查、工傷認定、勞動能力鑒定和享受工傷保險待遇等內容，這些內容充分的體現出了工傷保險檔案鏈條長以及內容多的特征，同時工傷保險檔案各個環節聯系也較為緊密。

（2）項目多、信息量大。由于工傷保險檔案鏈條長以及環節多等特點的存在，決定了其也同樣存在記錄項目多的特征，具體來講，工傷保險檔案的一個環節并不是只有一個數據記載，而是通過一系列的數據和資料組成的。

（3）管理信息化要求較高。隨著網絡信息技術迅速的發展，工傷保險檔案也逐漸向著信息化的方向發展，工傷保險檔案信息化的建設速度非常快，這使得工傷保險檔案具有一定的科學性、高效性以及規范性。

（4）保存期限長。工傷保險檔案的保存期限是從員工參加工傷保險到員工負傷的后五十年，這個過程期限是非常長的，這就體現出工傷保險檔案的存儲時間是非常長的。

（5）安全系數要求高。工傷保險的相關業務中，具體內容是非常復雜的，涉及到的信息量也相對較大，直接關系著單位以及工傷員工的切身利益，具體的檔案形式不僅僅需要有紙質版的檔案，還需要設置電子版的檔案，工傷保險檔案存在很強的唯一性和隱私性，因此，管理工傷保險檔案的過程中需要達到其安全性的要求，通過妥善的保管來避免工傷保險檔案的外漏以及被篡改。

（6）共享需求要求高。工傷保險檔案包括參保繳費檔案、勞動能力鑒定檔案、工傷認定檔案以及待遇撥付款檔案，這些檔案相互之間存在著很大的使用價值，具體來講就是共享需求程度相對比較高。比如工傷認定檔案需要參保繳費檔案的相關信息，而勞動能力鑒定檔案也需要工傷認定檔案的相關信息。

2 工傷保險檔案管理措施

工傷保險檔案管理工作需要跟上信息化時代的發展，進而提升管理的有效性，所以，在工傷保險檔案管理過程中首先應該健全相關的法律法規，在工傷檔案管理過程中，應該加強監督，進一步提升業務的培訓指導，具體的部門應該按照實際情況，提升部門員工的專業素質，為工傷保險檔案管理奠定堅實的基礎。

2.1加強制度建設

按照國家相關法律法規的規定，根據實際情況來完善工傷保險檔案管理的模式，保障工傷保險檔案的完整性不被破壞，保護其使用使用價值。在工傷保險檔案實際管理過程中，制定健全的管理制度和編制完善的管理方案非常必要，根據具體單位的具體情況以及要求，在工傷保險檔案管理的目標基礎上，對工傷保險檔案進行歸檔處理，在此過程中，應該系統性的處理保險檔案，合理的對其進行劃分，以保障其分類精準，通過這樣的方式為工傷保險檔案管理工作奠定堅實的基礎，盡可能的顯示出其整體的職能。將工傷保險檔案整理之后上交給專業的管理部門，在此過程中，需要注意的是應該規范檔案交接手續，加強工傷保險檔案的質量檢查以及管理，進一步完善以及保障檔案信息的完整性。

2.2 分類有序整理，保證檔案的完整性

由于工傷保險檔案鏈條較長，形成的案卷也會包括很多種不同的類型，比如征繳保費檔案、工傷認定檔案和待遇撥付款檔案等，所以針對具體的內容對其進行分類，提升工傷保險檔案管理的效率。可以以工作流程為依據進行分類，具體來講比圖經辦機構可以按照工傷保險部門和時間進行分類；對工傷保險檔案的整理需要按照合理的順序進行操作，對其進行編號，以這樣的方式來科學規范的進行管理。除此之外，工傷保險檔案管理的完整性也非常重要，很多檔案由于沒有備份，一旦丟失或者是折損就沒有辦法復原，所以，在按照合理的順序整理檔案的基礎上，保障工傷保險的完整性也非常重要。

2.3 合理應用信息化手段

工傷保險檔案信息化已經逐漸成為檔案管理工作發展的主要趨勢，作為現階段，工傷保險檔案主要的管理方式和手段，在實際管理過程中應該提升工傷保險檔案管理的信息化程度，盡可能的通過各種信息化的技術和手段來提升工傷保險檔案信息的整理與存儲，通過完善工傷保險檔案檢索的形式來加強信息的傳輸與共享效率。除此之外，還應該制定健全的工傷保險檔案管理制度，提升技術管理水平，保障信息化網絡的安全，將工傷保險檔案的紙質文件以及電子文件有機的結合起來，通過雙軌制的管理形式，為信息查詢工作奠定基礎。而工傷保險檔案數據信息備份工作也是非常必要的。

2.4 提高檔案管理意識，強化人員培訓

提升工傷保險檔案管理人員對其的重要性認識，在工傷保險中包括很多事務性的工作，具體來講比如征繳工傷保險費以及發送待遇等，但是實際管理工作過程中沒有給予工傷保險檔案管理予足夠的重視，使得檔案在工傷保險中應該發揮的作用沒有得到充分的發揮，基于這種情況，通過定期專業培訓的方式來提升管理人員對工傷檔案管理工作的思想認識。工傷保險檔案是民生檔案的重要組成部分，包括的信息量是非常大的，工商保險檔案的具體信息會對工傷員工的合法權益造成直接的影響，所以，工傷保險檔案管理人員需要不斷的提升專業素質，重視檔案管理工作，定期的組織管理人員學習相關法律法規的具體內容，在法律范圍內開展具體的工作。

3 結束語

綜上所述，重視工傷保險檔案的管理，進一步優化以及完善檔案的管理模式，加強工傷保險檔案信息化以及科學化的管理手段，制定高效的工傷保險檔案管理機制，只有這樣才能夠保障工傷保險檔案的管理水平，進而為工傷保險檔案管理創造良好的環境。

參考文獻

[1]周立紅. 淺談工傷生育保險圖書資料管理的開發與利用[J].經營者， 2017（3）.

[2]張剛， 許毓東. 縣級工傷保險業務檔案歸檔探討[J].檔案時空， 2015（8）：40-41.

[3]李延梓. 淺談工傷保險業務檔案信息化管理[J].青年與社會：下， 2015（7）：106-107.

[4]張瑞香. 淺談工傷保險的檔案管理[J].數字化用戶， 2013（31）：136-136.

[5]董麗群. 探討我國檔案管理體制改革[J].勞動保障世界（理論版）， 2013（8）.

[6]付彧，李廷園，沈沉.芻議企業社會保險業務檔案管理方式的創新[J].中國高新技術企業， 2016（5）：164-165.