基于信息化下工程建筑檔案管理建設(shè)方法的思考

王雨佳 陳美芳 路琴琴

摘 要：隨著我國建筑行業(yè)不斷發(fā)展，對于一些具有價值的資料、文件、設(shè)計圖紙等核心材料的管理，越來越受到業(yè)內(nèi)人士的關(guān)注。基于此，本文首先對工程建筑檔案管理現(xiàn)狀進行簡要分析，其次，通過對工程建筑檔案管理信息化、工程建筑檔案資源信息化以及工程建筑檔案保護信息化等方面，就工程建筑檔案管理建設(shè)方法進行簡要分析，并通過一些實例提出自己一點看法。

關(guān)鍵詞：工程建筑；檔案管理；信息化管理

隨著社會不斷進步，我國建筑行業(yè)也得到有效發(fā)展，隨之而來的是逐年增長的檔案數(shù)量。就目前而言，一些工程建筑企業(yè)還未能達到對工程建筑檔案進行有效管理。隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，我國工程建筑企業(yè)檔案管理也會逐漸向信息化、技術(shù)化方向發(fā)展。因為信息技術(shù)有高速計算、儲存記憶、隨存隨取等優(yōu)點，所以必然成為檔案管理的未來發(fā)展趨勢。

1 工程建筑檔案管理現(xiàn)狀

隨著全球經(jīng)濟一體化不斷深入，一個以知識、信息以及服務(wù)理念等特點的新模式已經(jīng)逐漸形成。而工程建筑行業(yè)檔案管理方面，在信息技術(shù)發(fā)展條件下，也需要跟上時代的潮流，但是由于存在一些傳統(tǒng)檔案管理方式的遺留問題，導致我國工程建筑企業(yè)在檔案管理方面，還需要走一條很漫長的路。檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、檢定以及統(tǒng)計等方面內(nèi)容，需要專業(yè)性非常強，而且檔案管理工作量非常大，需要對一些檔案資料進行整合、分析、分類一些涉及到企業(yè)機密的檔案還需要單獨存放，這也為檔案管理提出了非常高的要求。但是一些工程建筑企業(yè)由于企業(yè)人員編制不充足，而且企業(yè)領(lǐng)導對于檔案管理不夠重視，所以很多企業(yè)檔案管理人員為非專業(yè)檔案管理人員。這就會導致一些人在處理檔案方式上存在一些容易差錯，如放錯檔、檔案損壞、歸檔不及時等方面，從而導致檔案資料不完整等情況出現(xiàn)。

此外，很多工程建筑檔案管理工作信息化技術(shù)運用程度不足，一些重要檔案依然采用紙質(zhì)記錄方式，一些紙質(zhì)檔案在儲存方面存在容易受潮、蟲蛀、風化等缺點，一旦出現(xiàn)損壞情況，就會導致檔案信息遺失，嚴重的甚至會影響企業(yè)正常運營。此外紙質(zhì)檔案在查閱過程中，需要經(jīng)過檢索等流程，導致查閱過程異常繁瑣，對翻閱檔案非常不利。因此如果能夠?qū)⑿畔⒒谌霗n案管理中，以計算機信息代替紙質(zhì)信息，相比較而言，檔案管理信息化存在簡單化、安全化等優(yōu)點。

2 基于信息化下工程建筑檔案管理方式

2.1 工程建筑檔案管理信息化

工程建筑檔案是工程建筑企業(yè)的重要核心，直接反映著工程建筑企業(yè)工程質(zhì)量安全等問題。工程建筑行業(yè)發(fā)展迅速，也造成企業(yè)檔案越來越多，而企業(yè)領(lǐng)導對檔案管理并不重視，這就導致我國一些工程建筑檔案的發(fā)展以及建設(shè)相對來說比較緩慢，最終就會導致工程建筑技術(shù)高超，可檔案管理模式非常簡陋的情況出現(xiàn)。工程建筑檔案管理的未來發(fā)展方向就是檔案管理信息化，其可以通過借助企業(yè)信息平臺資源，充分利用企業(yè)現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)以及硬件設(shè)施，通過對檔案的整合處理，來實現(xiàn)檔案信息的集中管理、數(shù)據(jù)規(guī)范、安全保護以及綜合開發(fā)利用等功能。

例如：某建筑企業(yè)采用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)檔案管理方式，主要引進一種叫做晨科檔案管理系統(tǒng)的軟件。其能夠通過建立檔案庫來改變檔案管理的方式，主要通過：1）設(shè)備檔案依靠設(shè)備建立的分類信息來建立檔案，其中以設(shè)計圖紙版塊為例，其分支包括參考圖、競賽圖、排版參考、手工模型、作品集、實際案例、知名設(shè)計等等；2）系統(tǒng)能夠進行初始化導入，允許擁有權(quán)限人員對檔案庫進行人工調(diào)整，包括增加、刪減、修改檔案信息等功能；3）支持上傳包括pdf、word、excel、圖片等格式數(shù)據(jù)；4）系統(tǒng)支持紙質(zhì)檔案、電子檔案入庫；5）可以根據(jù)編號，通過書名簡拼、書名精確查找以及模糊查找等方式查找檔案等功能。此企業(yè)通過這種方式對企業(yè)檔案進行管理，極大提高了檔案管理的效率[1]。

2.2 工程建筑檔案資源信息化

工程建筑檔案資源信息化是指通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息加工以及計算機網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)确绞剑瑢⑵髽I(yè)資源以及各項管理相關(guān)方針通過網(wǎng)絡(luò)進行合理配置，從而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享目的。首先需要工程建筑企業(yè)創(chuàng)設(shè)以檔案資源為基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺，登錄此平臺需要通過一些相關(guān)秘鑰，然后通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺分享企業(yè)一些信息資源，其次，在信息資源基礎(chǔ)上，通過數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化方式，對其進行有效分類，在網(wǎng)站版面列出檢索、目錄等信息，允許有一定權(quán)限的人進行查看，最后，可以將一些已經(jīng)公開或者可以公開的技術(shù)，設(shè)置無權(quán)限閱讀，在下面設(shè)置評論區(qū)，允許一些業(yè)內(nèi)相關(guān)人士進行討論，企業(yè)內(nèi)部人員可以參與其中，從而達到共同進步的目的。

例如：某建筑企業(yè)在對某段公路施工過程中，進行工程檢驗，其中現(xiàn)場需要處理項目一共32項，分段工程201項，其中主要包括材料質(zhì)量、施工拌和過程中參數(shù)、攤鋪機數(shù)據(jù)以及壓路機數(shù)據(jù)等方面詳細數(shù)據(jù)，由于這項檢驗工作存在時間跨度大、涉及范圍廣、技術(shù)要求高也因此對檢驗人員提出非常高的要求。這時檢驗人員充分利用了企業(yè)創(chuàng)設(shè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺，設(shè)專員與企業(yè)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺對接，在檢驗的過程中，一旦出現(xiàn)無法解決的問題，便通過專員進入企業(yè)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺進行查找，整體檢驗工作一共翻閱資料300余次，也為這次檢驗工作提供大量的幫助。如：技術(shù)人員在面對公路施工攪拌混凝土比例有些拿捏不準，于是進入企業(yè)網(wǎng)絡(luò)平臺查找資料，資料中顯示水泥、外摻混合料比為100：3；粗、細骨料比為100：2；水以及外加劑溶液100：2，檢驗人員通過運用檔案的方式最終達到檢驗的目的[2]。

2.3 工程建筑檔案保護信息化

隨著新型信息儲存介質(zhì)的出現(xiàn)，也得到各個行業(yè)的廣泛應(yīng)用，與此同時，檔案信息化建設(shè)也存在一些問題，從而影響了檔案信息化的建設(shè)與進程，其中最主要的問題在于檔案信息化容易遭受病毒、黑客等入侵從而造成企業(yè)信息出現(xiàn)損失的情況出現(xiàn)，如果不能夠及時制止，不僅會影響檔案信息正常運行，還會對企業(yè)造成利益方面的危害。

對于信息安全方面，主要應(yīng)該從管理層面采取預防病毒的措施。其中包括：1）專機專用。只用于存儲信息方面的計算機禁止與外網(wǎng)連接；2）共享資源。對于共享資源，需要根據(jù)企業(yè)相關(guān)規(guī)定；3）人員管理。檔案管理系統(tǒng)部門，要禁止不相關(guān)的人進入；4）系統(tǒng)方面。要定時對儲存系統(tǒng)進行掃描，確保系統(tǒng)安全后才能使用。

3 總結(jié)

綜上所述，雖然檔案管理信息化對于工程建筑檔案能夠起到非常重要的作用，但是對于一些存在的問題需要進行及時解決處理。根據(jù)本文描述可知，很多工程建筑檔案管理工作信息化技術(shù)運用程度不足，而一些能夠熟練應(yīng)用信息化方式處理檔案的企業(yè)還會出現(xiàn)諸如病毒、黑客入侵的問題，所以在發(fā)展我國工程建筑檔案信息化管理過程中，需要在一個不斷學習、吸收、總結(jié)的過程中進行，從而達到推動我國工程建筑檔案管理發(fā)展的目的。

參考文獻

[1]粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].東方企業(yè)文化，2013（16）：128-129.

[2]張柱.基于信息化的工程建筑檔案管理建設(shè)方法探析[J].江西建材，2013（02）：288-289.