事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策分析

郭棟

【摘要】在這個(gè)對(duì)信息需求量飛速增長(zhǎng)的時(shí)代，檔案的管理對(duì)于每一個(gè)全事業(yè)單位都是十分重要的。如何做好擋案管理工作是當(dāng)下每個(gè)單位都面臨的首要問(wèn)題，做好檔案的管理工作并不是一件容易的事情.這需要極大的耐心與毅力。當(dāng)然還需要有一定的專業(yè)性及技術(shù)性，才能及時(shí)發(fā)現(xiàn)同題并解次同題。事業(yè)單位在擋案管理中將會(huì)面臨很多同題，本文將其述一下事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題，并提出相應(yīng)的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；現(xiàn)狀問(wèn)題；對(duì)策

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，山西省在行政體制、機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)、人事管理等 方面發(fā)生了一系列的變化，對(duì)事業(yè)單位檔案的收集、管理、歸檔、流向提出了新的問(wèn)題。特別是近幾年，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的普及，越來(lái)越多的文件將直接在電腦上產(chǎn)生和傳輸，無(wú)紙化辦公方式產(chǎn)生的電子文件、圖像 文件、圖形文件等，給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來(lái)新課題和新挑戰(zhàn)，面對(duì)這種形勢(shì)，如何管理好事業(yè)單位檔案以實(shí)現(xiàn)向檔案現(xiàn)代化管理方式的轉(zhuǎn)變，成為檔案信息化建設(shè)中的一個(gè)重要問(wèn)題。

一、檔案管理工作范疇

檔案的分類、裝訂以及登記、查詢和注銷，都是檔案管理當(dāng)中的基礎(chǔ)工作。檔案的分類，也就是說(shuō)需要根據(jù)相關(guān)的準(zhǔn)則，將檔案來(lái)自何處、檔案的內(nèi)容等進(jìn)行歸類。一般而言，對(duì)于檔案的裝訂，均運(yùn)用三點(diǎn)一線的方式。檔案登記采用冊(cè)、表和單等多種形式是對(duì)檔案的進(jìn)出、整理、保存以及利用等情況進(jìn)行記錄，是檔案的原始資料，有利于保證檔案的安全性以及完整性。完善檔案管理的基礎(chǔ)工作，能夠確保在使用的時(shí)候更加方便，并且能夠節(jié)約大量時(shí)間和人力資源。由于檔案的內(nèi)容大多是企業(yè)或單位活動(dòng)的重要體現(xiàn)，因此其具有時(shí)效性、獨(dú)特性和重要性。而檔案管理的基礎(chǔ)工作的存在，在一定程度上能夠更加確切地為用戶提供價(jià)值。因此，一方面，需要對(duì)檔案的分類和歸檔做到有效、有秩序地整理，這不僅僅是基礎(chǔ)工作，更是評(píng)價(jià)現(xiàn)代化檔案管理的水平之一，真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理水平。另一方面，由于目前計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)普遍運(yùn)用到檔案的管理工作當(dāng)中，因此做好檔案的基礎(chǔ)工作，方便后續(xù)工作的深入，以及減少檔案檢索時(shí)出現(xiàn)的問(wèn)題，提升檔案檢索的效率。

二、檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理工作不夠重視

有相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理就是保管保存微不足道的小工作，只要有個(gè)地方，能湊合用，能應(yīng)付檢查就行了。因此檔案管理工作就被忽視甚至忽略，各種設(shè)施、人員配置自然不到位，檔案管理自然就做不好。其次，干部職工甚至是檔案管理人員檔案意識(shí)薄弱。干部職工對(duì)于自己所負(fù)責(zé)的部門站所材料疏于整理，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)整個(gè)單位的重要性，或者是為用起來(lái)更方便，自己來(lái)保管，不愿意將材料交給檔案管理人員。

（二）檔案管理人員管理水平不高，管理手段落后

人事檔案管理工作一直以來(lái)不被領(lǐng)導(dǎo)單位重視，自然而然也就造成了現(xiàn)如今在檔案管理部門工作的人員大多數(shù)屬于兼職。也正是由于這一原因，便導(dǎo)致了人事管檔管理工作的工作人員不斷會(huì)出現(xiàn)頻繁的變動(dòng)情況，這樣一來(lái)便使得許多人事檔案管理工作的員工對(duì)于人事檔案管理與整理的工作不夠了解與熟悉，由于對(duì)于人事檔案管理工作的疏忽大意，便又再次造成了各級(jí)管檔部門對(duì)員工在這一方面的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)嚴(yán)重缺乏合理的組織工作，正是這種工作人員對(duì)于自身工作崗位的不夠了解，對(duì)于這項(xiàng)業(yè)務(wù)的熟悉程度不夠從而使得大多數(shù)的人事檔案管理工作難以合理科學(xué)的進(jìn)行下去，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，難以適應(yīng)干部檔案管理工作。又因?yàn)榇蠖鄶?shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，因此會(huì)嚴(yán)重影響了檔案管理水平。管理手段也較陳舊，調(diào)閱檔案時(shí)都是采用原始的手工操作方式，由于反復(fù)調(diào)用原件，陽(yáng)光多次照射，造成紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響到檔案的完整性與安全性。

（三）檔案收集缺乏力度，檔案利用率較低

一是檔案收集缺乏力度。收集歸檔規(guī)章制度不夠健全，執(zhí)行不到位，處于被動(dòng)狀態(tài)。二是檔案利用率較低。檔案管理是為了提供檔案信息，服務(wù)于工作，其目的在于利用。但是現(xiàn)在檔案管理存在著重保密、輕利用的現(xiàn)象，沒(méi)有檔案服務(wù)開發(fā)意識(shí)。

三、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理對(duì)策

（一）提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)程度并加強(qiáng)人員管理

提高檔案管理管理人員及工作人員的對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

程度，是當(dāng)前改善檔案管理工作水平的緊要之事。首先是對(duì)現(xiàn)有工作人員給予專業(yè)化的培訓(xùn)，提高他們的實(shí)踐能力；其次是要注意引進(jìn)專業(yè)人才尤其是年輕的檔案專業(yè)管理人才，優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，形成老中青科學(xué)搭配，結(jié)構(gòu)合理的工作隊(duì)伍；最后，部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)，提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，給予政策與資金保障，采用鼓勵(lì)先進(jìn)、獎(jiǎng)罰分明的措施，不斷提高檔案管理人員的工作熱情，提升檔案管理工作的水平。

（二）科學(xué)規(guī)范，提高檔案管理工作效能

檔案利用是檔案自身價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的直接手段，做好檔案的開發(fā)和利用又是檔案管理者自身價(jià)值的重要體現(xiàn)，檔案開發(fā)利用已經(jīng)成為全社會(huì)發(fā)展的重要信息資源，而且檔案信息資源的共享顯得更加重要。作為檔案管理人員既要加強(qiáng)檔案收集、整理、鑒定、保管等工作，重點(diǎn)應(yīng)做好檔案的編目、檢索、編研工作，結(jié)合本單位特點(diǎn)和實(shí)際需要，編制出切合實(shí)際方便快捷的檢索工具，建立健全檢索體系，以滿足檔案利用工作的需要。

（三）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，嚴(yán)格檔案管理程序

提高主管級(jí)別對(duì)檔案管制的思想，健全檔案管制硬件裝置，增多檔案?jìng)}庫(kù)，采購(gòu)空調(diào)、除濕設(shè)備、檔案架以及計(jì)算機(jī)。引入電腦管制程序，創(chuàng)建人事檔案資料儲(chǔ)存以及搜索體系。檔案管制是人事管制作業(yè)的關(guān)鍵步驟，和薪資待遇、職稱等職員利益緊密相連，所以要提升檔案管制者的整體水準(zhǔn)，提升作業(yè)積極性，從本質(zhì)上保證人事檔案資料預(yù)備完整、按時(shí)歸還。除此之外，還要?jiǎng)?chuàng)建完善檔案管制機(jī)制，努力做好檔案整理完善、實(shí)質(zhì)實(shí)際可信。

四、結(jié)束語(yǔ)

本文通過(guò)分析，提出了檔案管理存在的一些問(wèn)題，這些問(wèn)題雖只是事業(yè)單位檔案管理中出現(xiàn)的常見問(wèn)題，但是如若遲遲沒(méi)有改進(jìn)，始終會(huì)對(duì)企業(yè)的檔案管理工作造成一些阻礙。如若根據(jù)這些情況提出了建議措施，事業(yè)單位能夠進(jìn)行一番大刀闊斧的改革，那么對(duì)企業(yè)而言，檔案管理工作就會(huì)有一次大的進(jìn)步，可以為以后的檔案管理發(fā)展提供更好的環(huán)境和基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]馮子直積極實(shí)現(xiàn)由傳媒檔案工作向信息化檔案工作的轉(zhuǎn)變。檔案學(xué)

研究，2002

[2]溫小云關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)若干問(wèn)題的思考2006

[3]王明山.加強(qiáng)檔案建章立法工作適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)需要[J].地質(zhì)科技管理.1999（06）

[4]馮偉蓮.檔案信息的管理利用與發(fā)展趨勢(shì)[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào).2010（25）