辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理探討

摘 要：游泳中心的辦公室文書檔案收集與歸檔工作為其他各項工作的進行奠定了良好的基礎，因此做好辦公室文書檔案的收集以及歸檔工作是非常重要的，本文主要針對辦公室文書檔案收集與歸檔工作的重要性進行探討，在探討的基礎上，對如何做好這項工作的策略措施進行了具體的敘述，希望能夠更好的促進游泳中心為廣大的顧客服務。

關鍵詞：文書檔案；收集；歸檔；重要性；策略分析

辦公室的文書檔案，不僅是一個單位歷史發展的重要見證，也為一個單位或者公司來進行重大決策的重要參考材料，所以對于這些檔案的收集和歸檔工作必須做到有序開展。這不僅僅是辦公室的重要職能，更是一個單位需要重視的重點。筆者在第一部分主要就游泳中心關于做好辦公室文書檔案的收集與歸檔工作的重要性進行探討。然后在第二部分，提出了具體的收集和歸檔工作管理的具體措施和策略。

1 辦公室文書檔案收集和歸檔工作的重要性

游泳中心是負責游客進行安全有序的游泳的重要單位，是顧客健身強體的重要場所，所以在游泳中心辦公室的文書檔案記載了關于游泳中的各種事宜和材料，辦公室要對這些材料進行收集和歸檔，才能使單位的其他業務進行順利開展。辦公室文書檔案收集與歸檔的工作，對于游泳中心來說非常的重要，筆者主要從三個方面來進行論述。

首先，文書檔案收集和歸檔是其他各項工作實施的基礎。只有做好辦公室的文書檔案工作，確保其他各項工作的順利進行。文書檔案工作是對辦公室這一工作的重要的見證和記錄，辦公室主要承載著收集和歸檔的重要工作，每天產生的文件有許多，而將這些文件有序的進行收集和管理，程龍妹公司的其他各項工作，實施做好基礎性的工作，使得單位在進行重大決策時可以通過翻閱辦公室文書檔案來了解單位運行的實際情況。

其次，檔案是一個單位發展和變化的鑒證。辦公室的文書檔案的資料，不僅僅記載著單位運營中的各種實際的情況，更記載了這個單位從開始發展到成熟運營的歷史過程，它是對這些材料的整合、記錄與存檔。所以辦公室必須要重視對這些材料的認真管理，只有這樣才能為單位相關的人員提供資料進行使用，實現檔案的有效利用率。

最后，檔案是管理者進行決策的重要參考。檔案的記錄的重要性主要在于公司或者單位的決策，就能夠在重大事項的決策中做出正確的選擇，因為答案是對于一個單位中實際運營情況的清晰、直觀的記錄，只有將這些材料進行研究，歸納，才能了解實際的運行情況，為單位的發展方向提供有力的參考資料，在參考的基礎上，從而為決策者制定各項重大事件提供重要的依據。

文書檔案的重要性不僅僅體現在這三個方面，還有很多的功能是筆者尚未探索到和發現的，所以，做好文書檔案的收集與歸檔的整個管理工作對于辦公室的工作人員是一項非常艱巨的任務，只有每一位工作人員能夠兢兢業業地進行本職工作的完成，才能為單位發展計劃的制定以及各項工作決策的執行提供自己的一份力量。那么如何才能夠做好文書檔案的收集與歸檔工作便變得尤為重要，比較在第二部分主要就文書檔案收集與歸檔工作的具體措施進行探討，能夠提高工作人員對于文書檔案管理的效率。

2 文書檔案收集與歸檔的策略探討

2.1 辦公室工作人員管理能力的提升

文書檔案的收集與歸檔最終是由辦公室的工作人員來完成，所以對于工作人員檔案管理的素質要求便變得尤為重要。當前辦公室文書檔案的工作人員得整體素質還不是很高，所以對于一個單位的領導必須要重視對于辦公室工作人員專業知識水平和管理能力的要求。辦公室文書檔案管理人員多為公司的退休人員或者是家屬人員，整體的素質還不是很高，所以對于單位的領導必須要招聘一批專業知識水平高，管理能力強的優秀大學生來從事文書檔案管理的工作，只有吸納這些優秀的新鮮血液，才能提高整個文書檔案管理的效率。除此之外，定期的檔案管理人員的培訓和教育也是非常重要的。通過與某休培訓單位進行協商，進行管理人員的定期培訓和繼續教育，來提高整個管理的專業知識水平與關管理的能力。最后公司或者單位也要對管理人員進行定期的思想教育工作，讓他們能夠增強對于檔案管理的責任意識，能夠重視自身所從事的這項工作，增強對于這項工作的使命感，能夠兢兢業業地全心全意的做好辦公室的文書檔案的管理工作，為整個單位的順利開展和運營起到促進的作用。

2.2 完善檔案管理的規章制度

制度的制定能夠對于一項工作起到指引和約束的作用，也能夠對相關的工作人員有一個可以參考的明確的標準和細則，這能夠加強對于加強文書檔案管理工作效率的提升。制定相關的規章制度，主要對文書檔案的具體的收集的時間以及歸檔的具體的內容，范圍和應當注意的相關事宜進行明確的說明，讓每一位工作人員可以根據相關的管理制度來進行具體的分工執行。在具體的規章制度的制定過程中，每一個單位或者公司都應該根據自身的實際運行情況來制定相關的檔案管理的制度，它不僅僅是一項簡單的制度的制定，更是一個單位對于自身的認識以及前進和發展方向的一種認識，檔案收集和管理都應有一個明確的目標和要求，只有在歸檔范圍明確，職工的職責分工合理，才能夠實現辦公室文書檔案的高效保管。

2.3 做好檔案管理的定期復查

辦公室檔案管理人員的調動和離職是常有發生的情況，所以，對于以前這些人手里整理過的檔案，剛剛任職的人員必須進行對于文書檔案的復查工作，復查是否存在相關文件資料沒有及時的歸檔或者是出現丟失的情況，對于這些情況進行統計和調查，進行及時的，補漏查疑，做到文書檔案中文件資料的完整性和正確性。除此之外也要特別注意做好相關文件的移交和接受的工作，要非常清晰地確保這些文件的完整性以及交接的清楚性，為其他各項工作的進行有一個相對明確的認識。

2.4 加強領導的重視以及對其的宣傳工作

檔案的管理在一個公司中處于不被注重的地位，特別是單位領導對于檔案這塊兒的管理和宣傳力度并不是非常的重視，檔案管理，雖然起不到直接的經濟效益，但它隱性的對公司的整個發展有著非常重大的意義，更是一個公司不可或缺的組成部分。所以單位領導要加強對于檔案管理的重視程度，只有領導能夠認識到檔案管理的重要性，能夠引起管理人員加強對于檔案管理的認識，提高他們對于這項工作的積極性。除此之外，在領導的帶領下，要做好對于檔案的收集以及檔案的歸檔的整個的宣傳。宣傳對于一個單位的運行是必不可少的，通過做好文書檔案宣傳工作，讓工作人員對于這項工作的重要作用，有一個更為深刻的認識，并能夠在日常的工作中更能夠做好檔案的收集以及歸檔的工作，這也能夠從側面來提高整個辦公室文書檔案管理的真實性以及完整性。全面的來促進收集和歸檔的效率的提升。

3 結語

辦公室文書檔案的收集與歸檔工作雖然對于一個單位的發展起不到直接的經濟效益，但它卻從側面能夠促進一個單位的良性運營和發展，不僅僅是一個單位發展的見證，更是一個單位制定重大事項和決策的參考。筆者在本篇論文的寫作過程中，在第一部分主要對文書檔案收集和歸檔的重要性進行了探討，然后在第二部分提出了收集和歸檔的具體的對策，希望能夠提高辦公室文書檔案收集和歸檔的效率，促進游泳中心更好的為游客服務。

參考文獻

[1]周家興.淺談辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J].辦公室業務，2013（23）.

[2]吳佩霞.淺談文書檔案管理中存在的問題及對策[J].東方企業文化，2011（24）.

作者簡介

楊海鵬（1988-），男，山東省濰坊人，本科，畢業于東北農業大學；現有職稱：助理館員；研究方向：檔案；