辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理研究

李雪潔

摘 要：隨著信息化技術的發(fā)展和進步，事業(yè)單位辦公室文書檔案管理工作中也開始使用到現(xiàn)代化技術，無論是檔案收集還是歸納都得到了人們的重視。基于此，本文以辦公室文書檔案收集與歸檔作為研究對象，通過對當前辦公室文書檔案收集與歸檔管理的現(xiàn)狀進行分析，分別從管理人員責任意識、工作管理制度、創(chuàng)新辦公室文書檔案收集與歸檔工作方式等方面詳細闡述辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理，保證工作質量，提高工作效率。

關鍵詞：辦公室管理；文書檔案；收集歸納

對于事業(yè)單位來說，文書檔案能夠清楚的記錄著事業(yè)單位的發(fā)展歷程，客觀的反映出事業(yè)單位在某個時間內出現(xiàn)的問題，針對問題實施的改進措施，因此，辦公室文書檔案收集與歸檔在辦公室管理工作中占據(jù)著重要的地方，屬于高技術型的工作，為了使辦公室文書檔案收集與歸檔工作得到預期效果，就要充分滿足工作的真實性，使文書檔案管理與歸檔達到實時性和完整性，充分發(fā)揮現(xiàn)代化技術的作用。

1 辦公室中文書檔案收集與歸檔工作管理的現(xiàn)狀

一直以來，文書檔案管理工作都是事業(yè)單位的基礎工作，但也是一項關鍵工作，記錄著事業(yè)單位的發(fā)展過程，當事業(yè)單位做出重大決策之前也會從這些文書檔案中尋找資料作為參考，根據(jù)相關的回憶記錄和審批情況，制定事業(yè)單位的下一步發(fā)展方向，對事業(yè)單位未來的發(fā)展起到重要的作用。當前辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理現(xiàn)狀，主要體現(xiàn)在以下幾方面：首先，事業(yè)單位的工作人員對辦公室文書檔案收集與歸檔管理意識比較差，一直以來，人們對文書檔案管理工作沒有較高的重視程度，只重視一些紅頭文件，其他的文件并不在意，導致未來尋找檔案的時候經常出現(xiàn)檔案缺失的情況，降低了辦公室文書檔案收集與歸檔管理工作的效率，甚至還會出現(xiàn)檔案失真現(xiàn)象的發(fā)展。

其次，事業(yè)單位對于辦公室文書檔案收集與歸檔管理的力度不到位，導致很多重要性文件檔案都出現(xiàn)了丟失或者缺損現(xiàn)象。究其原因可以發(fā)現(xiàn)，是由于工組人員在對文書檔案歸檔的方式不夠科學，目前還有文字材料的形式存檔現(xiàn)象，工作人員對計算機系統(tǒng)的利用程度不高，文件資料隨意放置沒有規(guī)律，不及時歸檔，很多文檔都存在資料斷夜的現(xiàn)象。

最后，部分事業(yè)單位辦公室文書檔案收集與歸檔不夠全面，存在文檔收集不及時不全面的情況，很多資料內容來源廣泛，事業(yè)單位中多個部門都會使用到該文件，這就意味著文本檔案在收集的時候比較麻煩，如果收集不當，歸檔時也會同樣存在問題[1]。

2 辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理研究

2.1 強化培訓以增強檔案管理人員的責任意識

事業(yè)單位辦公室的優(yōu)秀檔案管理人員，不僅要具有著專業(yè)基礎知識，還應該有著與時俱進的管理意識和責任感，因此想要深入貫徹落實辦公室文書檔案收集與歸檔管理工作，首先要強化培訓，從而增強檔案管理人員的責任意識。建議事業(yè)單位相關部門加強對檔案管理人員的培訓，提高工作人員對文書檔案管理工作的敏感性，通過科學有效的宣傳教育，提高文書檔案管理人員的素質，在保證文書檔案管理工作質量的同時，提高文書檔案管理工作的效率。

2018年3月15日，某事業(yè)單位辦公室資深檔案人員前來調研，并就文書檔案管理做專題培訓，針對檔案保管期限表的相關內容和電子檔案的實際操作進行了講解，對新舊兩版保管期限表做了詳細地比較和分析，理論聯(lián)系實際，從而確保該事業(yè)單位的文書檔案管理工作更加規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學化，提高專兼職檔案員的管理意識和業(yè)務水平[2]。

2.2 完善文書檔案的收集與歸檔工作管理制度

除了提高工作人員的意識以外，還應該建立并完善文書檔案收集與歸檔管理制度，細化文書檔案的收集時間，在收集時間期限內加強對文書檔案的管理，并且確定保管的期限和歸檔的范圍，同時更應該完善相關注意事項。檔案管理部門應該根據(jù)事業(yè)單位的實際情況，嚴格按照相關規(guī)定進行制度完善，并且合理劃分責任制度，科學合理的制定文書檔案的歸檔范圍，所有的文書檔案都要進行統(tǒng)一管理，禁止文書檔案被人私自留下，防止有人將文書檔案留作他用。傳統(tǒng)的辦公室文書檔案管理制度已經無法滿足當前事業(yè)單位的發(fā)展形態(tài)，因此，相關部門應該結合自身實際不斷更新文書檔案管理制度，滿足辦公室日常工作需求。

2018年5月7日，某市檢察機關檔案交流工作會在人民檢察院召開，會議中所有的人員參觀了檔案室、廉政警示教育基地以及榮譽室，此外，相關文書檔案管理人員還現(xiàn)場演示該檢察院的文書檔案管理系統(tǒng)，與會人員認為該檢察院在文書檔案管理信息化、挖掘發(fā)揮文書檔案作用方面有很好的學習和借鑒意義，有利于深入貫徹落實本市檢察機關“追趕超越”推進會要求，推進全市檢察機關檔案工作的順利開展，發(fā)揮好檔案工作在服務大局中的作用。

2.3 創(chuàng)新文書檔案收集與歸檔工作方式

隨著時代的變化與發(fā)展，現(xiàn)代化辦公室中也開始使用計算機技術和網絡技術，人們日常辦公離不開電腦系統(tǒng)和硬件軟件的支持，對于文件的收取和傳送從過去的郵寄變?yōu)槿缃竦膫髡婧袜]件，事業(yè)單位文書檔案收集與歸檔工作方式也是一樣需要創(chuàng)新。傳統(tǒng)的事業(yè)單位文書檔案收集與歸檔管理工作存在被動，且所有資源信息都存在不定性，甚至遺漏與丟失的現(xiàn)象十分嚴重，對此，事業(yè)單位應該改進傳統(tǒng)的辦公室文書檔案收集與歸檔管理工作，建議工作人員主動對文書檔案進行收集與歸檔處理。工作人員應該加強對事業(yè)單位中各個部門之間的聯(lián)系，按照實際情況制定檔案收集的期限，根據(jù)具體的時間安排聯(lián)系各個部門的相關人員收取文書和檔案；對現(xiàn)有的文書檔案資料進行定期收集整理，檢查檔案資料是否有連續(xù)性，了解其中存在的歷史性，明確檔案的內容和事業(yè)單位的發(fā)展方向，方便為接下來收取的文書檔案有一定的了解，防止收取的文書和檔案存在不真實狀況；工作人員針對文書檔案收集與歸檔工作中存在的問題，應該及時進行解決，利用現(xiàn)代化信息技術和手段提高文書檔案管理的效率，避免人工因素給工作帶來失誤，優(yōu)化資源配置，提高資源利用效率。

某事業(yè)單位經過不懈的努力和研究，實現(xiàn)文書與檔案管理的“文檔電子一體化”，并大力應用電子檔案管理系統(tǒng)，在自動化網上檔案收集及管理功能的幫助下實現(xiàn)了網上收集、網上歸檔整理，建立了信息網絡化管理檔案的管理新模式。同時使用多媒體全新管理方式，對所有照片、音像等形式的文書檔案實現(xiàn)電子檔案管理，所有的資料都被收入電子檔案管理系統(tǒng)，同時可以實現(xiàn)信息資源的共享，針對事業(yè)單位的不同部門，各個部門有著各自的權限，只能看到自己權利以內的文書檔案，從而極大程度上提高了事業(yè)單位的辦公效率，降低了辦公室文書檔案管理人員的工作難度。

3 總結

總而言之，隨著時代的發(fā)展和人們觀念的變化，事業(yè)單位辦公室文書檔案的收集與歸檔管理工作得到了人們的廣泛關注，成為辦公室日常管理工作的關鍵，加強人們的思想意識和責任意識，完善相關文書檔案管理制度，創(chuàng)新文書檔案收集與歸檔的工作方式，從而實現(xiàn)事業(yè)單位辦公室檔案管理的現(xiàn)代化。

參考文獻

[1]王慧.辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理研究[J].辦公室業(yè)務，2017（17）：97.

[2]周家興.淺談辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J].辦公室業(yè)務，2013（23）：57-58.