關于提高檔案管理科學水平的路徑選擇的探究

程靜

摘 要：近年來，全球信息化水平不斷提高，對檔案管理也提出了更高的要求。基于新時代對檔案管理提出的新要求，對現存檔案進行科學化、合理化及規范化管理至關重要。而且就檔案管理工作而言，做好相關的管理工作不僅能夠使檔案信息的查閱、傳遞得更加方便、快捷，更重要的是檔案的科學化管理水平在一定程度上體現了一個單位的文化底蘊，同時也是一個國家文化軟實力的重要體現。因此，筆者在本文中從探討科學管理檔案的現實意義入手，分析闡述了檔案管理的現狀及其中存在問題，從而對有效提高檔案管理科學水平的路徑問題進行了簡單的探討，希望能為當前的檔案管理工作提供借鑒。

關鍵詞：檔案管理；科學水平；路徑

從我國目前檔案管理的現狀來看，其中仍然存在較多的問題。而且，由于檔案記載信息在形式上具有抽象化和動態化的特點，因此，在進行檔案管理工作時需要充分考慮其具體形式，以方便人們的查閱和傳遞；同時，由于檔案所記載的信息涉及范圍極為廣泛和復雜，形式上也不盡相同，不僅有常見的文字、圖片等形式，有的還會涉及到聲音檔案的保管工作。因此，提高檔案管理工作的科學性、有效性是完全必要的。

1 科學管理檔案的重要意義及存在的問題

檔案的最主要特點在于其所記載信息的真實客觀性及不可復制性，該特點決定了對檔案的管理和應用都必須慎之又慎，避免損壞檔案。從我國檔案的建立和管理情況來看，幾乎所有的企事業單位都涉及到相關方面的工作；而且隨著近年信息科技水平的進步和提高，對檔案的管理工作已經不再局限于簡單的人工操作，而是發展成為以電子信息技術為支撐的電子文獻，使檔案的管理查閱工作變得更加簡單，且能夠有效減輕檔案管理人員的工作強度；同時，檔案中所記載的信息是作為企業甚至國家進行科學戰略決策重要依據的存在，如果單純站在企業的角度，在瞬息萬變的市場環境中，科學規范的檔案管理有利于及時為企業決策提供重要依據，從而達到快速搶占先機，提升企業綜合競爭實力的目的；同時，檔案管理應該歸屬于國家文化軟實力范疇，因此提高檔案管理工作的科學化水平也是提升國家文化軟實力的一部分，那么在我國經濟、軍事等領域的實力都顯著提升的當下，作為文化軟實力重要組成的檔案管理工作科學化水平必須提高，以與我國當下的綜合實力相匹配的。 因此說，無論對于一個企業，還是一個國家而言，有效提高檔案管理工作的科學化水平都具有十分重要的意義。

從當前我國檔案管理工作的現狀來看，在檔案管理工作中仍然存在一些與新時代發展不相適應的問題，主要體現在，一是無論是管理者還是從事檔案管理工作的人員，對檔案管理的重要性都有認識不到位的現象。對于檔案管理工作人員而言，其工作崗位遠離單位核心，再加上部分領導對檔案管理工作的重要性認識不足，使檔案管理工作淪為單位一個無關緊要、無人重視的崗位，長此以往，導致了工作人員懈怠思想的產生；二是絕大多數單位仍在沿用傳統的檔案管理模式，使檔案的管理、分類及調閱都極為不便，很難滿足現代企業對檔案信息的需求，因此，對檔案進行科學化、規范化管理已經是勢在必行。

2 提高檔案管理工作科學水平的路徑分析

毫無疑問，科學、規范的檔案管理工作對于一個企業，甚至于一個國家的形象和發展都相當重要，那么，在此情況下，應該如何提升檔案管理工作的科學化水平？筆者認為，需要從以下幾個方面著手，不斷促進和提高我國的檔案管理水平。

2.1 改變傳統的檔案管理理念，建立先進的管理機制

觀念和理念是指導行動的前提和基礎，對于檔案管理工作來說也不例外。因此，單位的領導層及檔案管理工作人員必須改變傳統的檔案管理理念，徹底打破傳統檔案管理理念的局限和束縛，正確認識檔案管理工作科學化、規范化和現代化的重要性和必要性；與時俱進，與國際上先進的檔案管理模式接軌，建立與新時期相符合的現代檔案管理工作機制。誠然，若想做好此方面工作，需要單位投入一定的資金和人力；同時需要注意的是，在檔案管理工作過程中，必須高度重視檔案的保密工作。

2.2 與時俱進，不斷提升檔案管理工作的信息化水平

近年來，電腦及互聯網已經普遍應用于社會各個領域，因此，檔案管理工作全面實現信息化已經是大勢所趨。傳統的紙制檔案的時代已經要成為過去，新的電子檔案已經開始推廣和普及，而且有的單位已經開始了紙制檔案的重新錄入工作；所以說，為了不斷提升當前檔案管理工作的科學性和規范性，必須重視并加強此方面工作的信息化建設，并要充分做好建立健全數據庫的工作，使人們查閱傳遞檔案信息更為方便快捷。

2.3 重視檔案管理人員的專業教育和培訓，不斷提高管理人員的素質能力

對于檔案管理人員來講，其專業素質在很大程度上決定了檔案管理工作的水平。基于新的歷史時期對檔案管理工作提出的科學化、信息化建設要求，為了切實推進我國的檔案管理水平，必須高度重視檔案管理工作人員的專業教育和培訓，不斷提升其職業素養和專業技能；眾所周知，信息真實可靠是檔案最顯著的特征，尤其是在各種虛假信息充斥網絡空間的今天，檔案信息真實可靠的特點尤其明顯，那么管理人員對檔案信息較為專業的解讀則勢必會對檔案信息的需求者產生一定程度的影響。

2.4 改變檔案管理工作的服務方式

毫無疑問，檔案資料只會越來越多，有檔案信息需求的人自然也會隨之增加，那么，傳統的服務方式必定會與不斷增長的需求產生矛盾，所以，為了有效推動檔案管理工作的科學化建設，工作人員必須要轉變服務觀念，改變服務方式，以求最大程度的滿足日益增多的人們對檔案信息的需求。基于互聯網時代的到來，筆者認為，將網絡技術引入到檔案管理工作當中，逐步構建網絡檔案管理平臺無疑會收到事半功倍的效果。

3 結語

綜上所述，檔案在社會發展的進程中發揮了重要的作用，為各行業的進步和提升提供了豐富的參考資料。所以，提高檔案管理的科學化、規范化和信息化建設水平，是社會步入新時期的內在要求和必然選擇；也是有效提高我國檔案管理工作水平，切實提升我國文化軟實力的重要內容。

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