信息化背景下企業檔案管理分析

李寶婷

摘 要：在企業管理中，檔案管理是重要的內容，對于企業的生產經營有著重要的影響，甚至關系到企業的生存發展。隨著信息技術以及互聯網技術的發展，傳統檔案管理與當前企業發展需要不相適應，為此提高檔案管理者發揮現有資源優勢，通過科學的信息化管理方法強化企業檔案管理，促使企業進步。本文就信息化背景下企業檔案管理進行分析。

關鍵詞：信息化；企業；檔案管理

如今市場競爭激烈，企業發展的形勢嚴峻。企業檔案管理作為管理工作的重要內容，也受到經濟改革的影響。為滿足經濟發展需要，提高企業的經濟效益，就必須要強化檔案管理，將其作為企業管理中的重點工作。當前信息技術不斷發展，網絡資源的覆蓋范圍擴大，檔案的信息化管理已經成為檔案管理的重要趨勢。為滿足社會信息化的發展需要，依據企業的發展情況，科學的進行檔案信息化建設，通過電子數字化的檔案為企業發展服務。

1 信息化對于企業檔案管理的影響

首先，企業信息資源多，種類復雜，單純與人員相關聯的就有工資、獎金、業績等，人力資源在業績考核、統計等工作中，任務量比較大，并且容易出現錯誤，若檔案儲存的位置出現問題，就需要花費大量時間查找錯誤[1]。通過計算機信息檢索使各種項目數據清晰明確，準確率更高。并且檢索功能也能夠使工作人員的勞動量以及強度降低，精簡企業檔案管理人員，減少人力成本支出。

其次，企業檔案信息中涉及很多關于企業人才、產品以及未來發展方面的內容，若這些信息泄露將給企業造成嚴重的影響，傳統紙質檔案不便于攜帶，查看人員不能有效的控制。而信息化管理能夠使檔案處于封閉的范圍中，科學的設置權限以及加密，從而對人員瀏覽檔案信息進行控制，避免信息泄露[2]，一個人或者幾個人就能夠對檔案文件信息進行儲存和修改，避免過多的人接觸檔案信息，維護檔案信息的安全。

最后，檔案信息具有一定的時效性，超出某一特定時間的檔案是沒有價值的，傳統檔案管理中，工作人員無法準確把握儲存檔案的時間，若檔案人員不夠穩定，還會使這一問題的難度變得更大。所以檔案管理中常出現過期檔案信息不能及時處理的情況，占據檔案儲存的位置，也使檔案工作負擔加重。而信息化背景下，可以依據時間對企業檔案信息進行分類，并設置過期時間的提醒，及時處理過期信息。并及時對新建檔案進行歸類，保證其時效性。

2 信息化背景下企業檔案管理策略

2.1 樹立檔案管理信息化的理念

企業的檔案信息化管理與服務需要滿足國家的相關政策，按照相關標準歸檔，提高企業對于檔案管理信息化建設的重視程度，并將企業檔案服務作為企業日常管理的關鍵性內容，使企業檔案服務水平提升，并使企業檔案信息化的有效性得到強化。在企業檔案信息化管理中，檔案管理人員需要抵制虛假的檔案信息，并對檔案信息的內容進行認真地閱讀與核實[3]。企業還需要設立專門的部門，由專門的人員對檔案進行信息化管理，從而使檔案服務工作更加順利，讓檔案信息化管理更加規范有序。

2.2 有效整合檔案信息資源

檔案資源的質量效果將對檔案信息化管理效果、提供數據服務的效果產生影響。當前信息化系統的形式逐漸多樣，涉及財務系統、電子政務系統、辦公自動化系統等，這些信息化系統能夠將信息提供給檔案數字化，大部分檔案信息也來源于這些數據應用系統。建立一體化的檔案信息管理系統，在政府以及組織信息化的布局中加入檔案部門的信息管理系統，使檔案部門的信息化與社會信息化相結合，使檔案數字化順利實現，并對信息資源進行有效的整合，同時做好數據的備份工作。

2.3 強化檔案信息化的資金投入

企業的主要目的是盈利，對于檔案管理而言，投入大量的人財物，短時間是無法獲得收益的，所以很多企業都愿意將精力放到市場、銷售等部門，能夠獲得很好的收益效果。但其實，從長遠眼光出發，檔案管理對于企業運行、發展而言是最有說服力的，將這些信息應用到企業管理中能夠獲得很好地效果。可以通過員工資料橫向縱向對比明確員工的業績、部門的發展等；通過企業的季度銷售額了解市場接受產品的情況，從而對未來企業市場的發展提供指導。所以企業管理者需要提高對檔案管理信息化的重視程度，將其納入到企業的日常建設中，并提供大量的資金支持。同時也避免要盲目的規劃[4]，做好組織規劃工作，將責任落實到人，提前規劃資金投入、部門間的聯系以及階段目標等。

2.4 標準規范化管理企業檔案

時代發展進步，企業檔案管理也需要不斷完善和優化，完善制度建設，并實現企業檔案的信息化建設，促使檔案管理工作順利推進。企業要加強信息技術的投入力度，并依據一定的標準對檔案工作的業務流程進行有效銜接，使企業獲得好的發展。同時，企業檔案信息化建設也必須要規范，有規范化的制度使企業管理工作運營正常，為企業檔案信息化管理奠定好的基礎。

2.5 強化信息化檔案的安全管理

檔案信息化管理中，安全性是極為重要的，對于很多檔案管理人員而言，計算機系統內部的管理是比較陌生的，黑客、病毒等高新技術對于信息化檔案管理會造成極為嚴重的威脅，專業化的信息技術人員也需要具備專業知識才能夠避免病毒黑客的入侵。檔案管理人員需要結合檔案的保密等級，對檔案采取不同等級按系數的保密措施，強化破密程序，重點保密那些安全級別高的檔案，對于普通員工或者保密級別低的檔案，只需要進行一般性的安全保護，保證檔案的安全性。

3 結束語

當前社會發展，時代進步，企業檔案信息化管理也是發展的必然趨勢，在信息化背景下，紙質化的檔案無法滿足企業發展的實際需要，檔案利用率不高。信息化的檔案管理能夠避免紙質化檔案的不足，使檔案管理的效率得到提高，有效保護企業檔案信息，能夠為企業檔案信息化建設提供動力。在檔案信息化管理中，管理人員要努力獲得領導支持，優化檔案管理的模式，有效維護檔案信息化管理的力度，更好的促進企業進步。

參考文獻

[1]鄢秀清.信息化背景下電力企業檔案管理面臨的問題與對策探析[J].辦公室業務，2016（23）：60.

[2]張惠芳.探析信息化背景下電力企業檔案管理面臨的問題與對策[J].黑龍江科技信息，2014（14）：150.

[3]王玲.信息化背景下的企業檔案管理[J].遼寧行政學院學報，2013，15（04）：159-161.

[4]李冬梅.信息化背景下企業檔案管理趨勢分析[J].機電兵船檔案，2013（02）：66-69.