淺談移民避險搬遷安置項目檔案管理環節

何英

自從2006年國務院出臺了《關于完善大中型水庫移民后期扶持政策的意見》（國發[2006]17號），隨后又先后出臺了2008年7月31日湖南省第十一屆人民代表常務委員會第三次會議修正的《湖南省大中型水庫移民條例》，以及國家發展和改革委員會辦公廳，發改辦能源[2008]109號《關于湖南東江水庫移民避險搬遷安置項目有關問題的通知》和國家發展和改革委員會辦公廳，發改辦能源[2008]2055號《關于印發湖南省東江水庫移民避險搬遷安置工作協調會議紀要的通知》、《關于東江水庫移民避險搬遷安置有關問題的會議紀要》。這既是一項直接惠及東江水庫移民以及資興經濟社會發展的“民生工程”，對于促進資興市經濟社會的全面、協調、可持續發展具有十分重要的意義；又是一項繼2006年“7.15”特大洪災后，經過了溫家寶總理、李克強副總理兩位國家領導人親筆批示的“總理工程”，這充分體現了黨中央、國務院對東江水庫移民的親切關懷。落實好總理的批示，是市、鎮兩級黨委、政府的神圣職責，也是我們每一位移民工作者必須肩負的責任。所以，為了不辜負黨中央、國務院的重托，以妥善解決東江庫區移民的居住安全問題，現在避險搬遷工作已經結束，我們首當其沖是要抓好移民避險搬遷工程資料歸檔工作。下面我就移民避險搬遷工程檔案管理環節談幾點粗淺的認識：

1 東江水庫移民避險搬遷安置概況及意義。

資興市東江水電站水庫移民避險搬遷安置工作主要建設內容為避險搬遷安置15110人，地質災害點工程治理54處，專項設施恢復工程包括維修四級公路15km、汽車道20km、機耕道30km、維修橋梁26座、新建橋梁5座，維修碼頭15處，修復渠道124.5km，修復攔水壩2326立方米。項目總投資40229.6萬元。這個項目的實施，有利于原水庫移民安置區生態環境的建設和改善，有利于提高水庫移民安置區抵御自然災害的能力，促進水庫移民安置區經濟可持續發展。為此，加強文件、資料歸檔與檔案管理工作，對做好移民工作具有十分重要的意義。

2 避險搬遷安置項目資料的形成過程力求同步。

東江水庫移民避險搬遷安置工作已經結束，那么做好工程項目檔案資料工作的一個重要環節就是資料收集工作。按照1997年8月19日國家檔案局、國家計委《國家重點建設項目檔案管理登記辦法》（檔發字[1997]15號）的要求，及時登記并主動與上級主管部門聯系，尋求業務指導，接受監督，做到三個同步進行。即：一是項目建設從立項的提出與建立檔案工作同步進行；二是項目建設過程中各階段的進度檢查與竣工資料的積累、整編、審定工作同步進行；三是工程竣工驗收時與提交合格的竣工檔案同步進行，為了保證資料的齊全、完整，根據2001年6月29日建設部第44次常委會議審議通過，中華人民共和國建設部第90號令《城市建設檔案管理規定》：建設單位在組織竣工驗收前，應當提請檔案管理機構對工程檔案進行預驗收，預驗收合格后，由檔案管理機構出具工程檔案認可文件。建設行政主管部門在辦理竣工驗收備案時，應當查驗工程檔案認可文件，建設單位在取得認可文件后，方可組織竣工驗收。同時，工程在申請立項時，就要開始進行文件材料的積累、整理、審查工作，以保證前期文件材料齊全。在招標和簽訂合同時，要嚴格把好合同簽訂關，在編制招標文件和簽訂合同時，必須把提交竣工資料的要求明確寫入招標文件和合同。在項目執行過程中，應及時制定工程項目資料歸檔工作制度。為保證檔案資料的齊全、完整，在各大小項目結算時，資料管理人員要參與合同付款審批的會簽，做到沒有資料人員對收到其合格資料的確認簽字，其參建單位不能就工程款進行結算。

3 項目資料管理人員業務務必嫻熟。

在工程項目建設過程中，為確保竣工資料的歸檔質量，應該配備一名政治素質高、責任心強、精通業務、知識面廣的同志負責資料管理，并適當對其進行業務培訓，使其具備相應的專業知識，不斷提高業務能力。資料管理人員在收集項目資料的同時，還得注重完善各項簽字手續。一般工程完工后（即撤離現場開始），如果資料管理人員不及時對工程資料接收審查，針對存在的問題及時提出以及督促整改完善，那么一旦施工單位撤離，再請施工單位的相關部門技術人員、技術負責人整改或簽字蓋章就很困難了。因此，為了做到項目資料齊全、完整、準確的歸檔，必須從項目檔案的源頭抓起，與項目建設同步管理，并將資料管理工作貫穿于整個工程項目建設的始終。

4 避險搬遷安置項目資料的歸類力求準確。

東江水庫移民避險搬遷安置資料涉及面廣，涉及的范圍有：基礎配套、水毀專項、工程治理、集中安置點附屬工程、住房建設、項目評定、生產項目、漁業項目、調地、實物搬遷、合同、集中安置點的設計圖集、地質災害點危險性評估等等。根據東江庫區管理局的職能特點，以及東江水庫移民避險搬遷安置工作所涉及的內容，資料歸檔分類時，共分為五大類：工程治理、水毀專項、基礎配套、生產項目、綜合。

1）工程治理包括：擋土墻、道路硬化、碼頭、排水渠、護坡等工程治理；

2）水毀專項包括：公路、橋梁、碼頭、生產生活用水、低壓線路、護坡等工程的維修、改造、恢復、硬化；

3）基礎配套包括：移民安置點的綠化、道路硬化、給排水、供電、公房、籃球場、監測評估、項目審計等工程建設；

4）生產項目包括：果園水利、果園機耕道、果園水池、稻田、山塘等項目的恢復；

5）綜合類包括：實物搬遷、審批表、合同、住房建設、文件匯編等。

按照以上這五大類作為專門檔案進行組卷歸檔，并建立詳細的電子臺帳，提高避險搬遷安置紙質檔案與電子檔案同步管理的水平，實現檔案管理的現代化。

5 避險搬遷安置項目資料立卷歸檔力爭規范化。

根據湖南省移民開發局湘移發[2015]15號，關于印發《湖南省大中型水庫移民安置檔案管理辦法》的通知，移民安置檔案管理工作實行“統一領導、分級管理、縣為基礎、水庫建設項目法人參與”的原則。按照“一個項目一個檔案”、“一戶一檔”的要求，建立健全資料的歸檔制度，保證歸檔文件資料的完整性。項目資料分以下三個部分：

漁業項目：由項目申報表（項目建議書、可行性研究報告、初步設計文件）、項目批復文件、工程項目竣工驗收鑒定書、項目竣工驗收表、項目資金撥付申請審批單、項目審計報告單等內容組成。

生產項目：由項目立項申請表、項目申請報告、項目建議書、項目經費文件、苗木采購合同、苗木發放花名冊、項目驗收申請表、項目竣工驗收鑒定書、項目竣工驗收結算表、項目實施情況總結、項目竣工驗收管理移交表、項目內部審計定案表、項目資金撥付審批表等內容組成。

基礎設施項目：由項目立項報告、項目立項會議記錄、項目立項申請表、項目建議書、項目工程設計及預算文件、批復文件、工程邀投標公告、施工委托書及資質等報名資質、施工企業資質審查表、邀請招票決標會議記錄單、工程中標候選人公示、工程造價審核單、合同簽訂會議簽到表、施工合同、工程設計資料簽收單、工程開工報告、工程預備費報告、項目設計變更審批表、隱蔽工程檢查記錄、工程鑒證單、工程圖紙、項目初驗表、驗收申請表、項目竣工驗收結算表、項目驗收鑒定書、項目實施情況總結、項目移交管理卡、項目內部審計定案表、項目資金撥付申請審批表等內容組成。

以上三個項目的封面統一設立項目名稱、項目類別、資金類別、計劃文號、檔案編號等子目錄，同時建立電子臺帳。并在規定的期限內向項目法人檔案部門移交。

總之，只有將移民避險搬遷安置項目建設前期工作、實施工作和驗收工作中形成具有保存價值的歸檔材料收集齊全，才能確保避險搬遷安置工程項目檔案的完整統一，為以后的檔案管理、利用創造更加快捷、高效的有利條件，不留后患。