淺論如何發展我國電子檔案的管理和應用

摘 要：隨著科學技術的發展，信息技術在企業的生產和管理中得到了廣泛的應用。檔案管理是企業管理的重要組成部分。傳統的檔案管理需要大量的時間和人力、低效率和低質量的工作。信息技術在文件管理應用中可以實現文件的輸入和管理自動化，減少對時間和人力的投入，提高文件管理的效率起著重要的作用。然而，從我國企業檔案電子化管理的現狀來看，我國企業電子檔案管理仍存在許多問題，需要相關的管理人員加以注意。

關鍵詞：信息技術；檔案管理；企業檔案

1 當前我國企業檔案電子化管理中出現的問題

電子管理影響檔案的機密性。檔案電子管理的優勢在于可以減少檔案管理人員的數量，提高檔案管理人員的工作速度和效率。電子檔案管理，工作人員只需要使用電腦，就必須將數據保存到電腦中，輸入電腦一次就能獲得永久文件，不會出現質量問題，具有很強的安全性。在電子檔案管理中，如果工作人員想要搜索相關的文件或數據，他們只能通過搜索工具欄找到相關信息，工作效率明顯提高。然而，在企業檔案的電子管理中也存在許多安全風險。其中，電子管理造成的企業檔案保密性不足是其中一個重要問題。電子檔案管理依靠電子信息技術的支持，隨著信息技術的不斷普及，越來越多的人掌握了這門藝術，這給了投機者和罪犯一個優勢。信息技術與技術的共享對于防范網絡犯罪分子來說是企業檔案管理系統的重要組成部分，以防重要的文件被竊取，從而保障企業檔案的隱私和機密性。在這部分，傳統的檔案采用手工管理模式，文件和材料的檔案管理由人員監督，不容易被外人截獲。在這方面，企業檔案電子管理的機密性不像傳統的檔案管理。

1.1 電子管理影響檔案的真實性

電子檔案管理的運作模式是將傳統紙質文件和材料上傳到電子文件、電子圖形和其他形式，然后保存在計算機硬盤中。與傳統的企業檔案管理相比，傳統的企業檔案必須是原始文件或備份文件，人們可以很明顯地發現文件的來源是真實的或不真實的，真實性更強。電子文件本身就是利用電子信息技術將紙質文件轉化為電子格式，在不能保證真實性和有效性的前提下，人們在沒有對比紙質文件和電子文件內容的前提下。隨著經濟發展形勢的變化，越來越多的人希望利用網絡信息來吸引消費者和互聯網用戶。而消費者和互聯網用戶對企業的理解和支持是基于企業網站發布的各種信息，很容易導致企業為了迎合互聯網用戶和消費者的需要而制造虛假信息，為人們提供虛假信息。此外，在公司將文件上傳至電腦后，一些犯罪分子可能會編輯和修改電子文件以獲得更多的利益。這樣不僅可能損害企業的聲譽，而且直接威脅到企業的經濟利益，不利于企業的發展。因此，在電子檔案管理的過程中，企業必須密切關注公司檔案的信息流，防止信息被篡改或損壞。

1.2 完善電子檔案管理，公司檔案中的信息技術

管理的應用可以提高企業檔案管理的質量和效率，但在提高企業檔案管理的質量和效率的同時，也必須加強檔案管理。然而，我國企業在傳統紙質檔案管理模式的影響下，形成了較為穩定的檔案管理思想，使企業檔案管理人員在短時間內必須改變管理觀念，改變管理形式是不現實的。因此，這導致目前中國企業檔案管理人員仍在摸索如何改變檔案管理理念，促進檔案管理模式的轉變。由于企業檔案管理人員對電子信息技術的應用缺乏了解，在企業檔案的電子管理技術中仍存在許多問題。由此可見，改進電子檔案管理還需要一定的時間。

1.3 電子檔案管理困難

企業檔案的電子管理比較困難，主要是因為電子文件管理是電子計算機技術的核心，而計算機是信息載體。工作人員不能直接讀取文件，但可以通過提取文件信息獲取文件信息。隨著科學技術的不斷發展，現代信息技術在企業檔案管理中的應用越來越廣泛，越來越快，技術含量也越來越高。一方面，它可以更好地促進企業檔案電子管理的發展，但另一方面，也使電子管理更加困難。管理人員必須更新他們的計算機軟件和硬件以跟上技術和時代，以防止電子信息的丟失或損壞。另外，文件的格式越來越多樣化，這導致了在電子信息和文件的提取過程中工作人員需要經過多通道轉換程序，否則可能導致文件混亂，不能有效地讀取信息。

2 企業檔案電子管理的解決策略

2.1 提高電子檔案管理的真實性和有效性

摘要利用電子信息技術進行企業檔案管理的目的是利用高科技手段提高企業檔案管理的質量和效率，為企業的發展提供更大的便利。然而，企業檔案的電子管理必須建立在保證企業檔案的真實性和有效性的前提下。隨著社會經濟的發展和科技的普及，越來越多的人能夠掌握甚至精通計算機信息技術，對企業電子檔案管理帶來了一定的安全隱患。犯罪分子可以利用計算機技術侵入企業的網絡系統，篡改企業的檔案信息，嚴重影響企業檔案的真實性和有效性。如何確保電子檔案的真實性和有效性在電子檔案管理是一個重要的問題，也是企業電子檔案管理的難題，做這份工作，你會首先需要企業加強電子檔案管理的企業信息技術支持，技術戰略加強電子檔案的管理，構建完善的電子檔案管理機制。其次，還要求政府出臺相關政策，加強對電腦的保護，限制網絡罪犯的行為。最后，還要求企業實施雙軌記錄管理，這意味著企業在實施電子檔案管理時不能放松對紙質檔案的管理。這可以確保企業電子文件及時被篡改或丟失，采取有效措施，以確保電子文件的真實性和有效性。

2.2 加大對企業電子檔案管理的投入

企業有必要根據時代要求增加相應的投資。企業檔案的電子管理需要從以下幾個方面來加強：企業電子檔案管理是建立在信息技術的支持，以確保企業電子檔案管理工作的質量和效率，防止企業受到網絡不法分子電子檔案，企業必須加強電子檔案管理的投資在科學和技術，通過不斷引進先進的科學技術，以確保檔案管理工作的質量。例如，企業需要引進國際先進的防火墻技術和安全技術，加強企業電子檔案的安全保護。企業還需要及時更新文件管理的硬件和軟件，防止技術設備過于落后，給不法分子以可乘之機。增加人才輸入。企業檔案的電子管理必須要求企業加強電子檔案管理人才隊伍建設，培養更多的專業技術人才。此外，電子檔案管理工作也需要管理部門可以根據電子文件管理的特點，建立合理的位置為檔案管理部門和人員，如文章應該包括辦公室職員，收件人，輸入會員檔案，等一到兩個員工被安排在每個位置建立一個完美的工作流程和管理流程，這有利于企業電子檔案管理的有序發展。

2.3 保管電子檔案

電子檔案管理的另一個重點是加強檔案檔案的管理。從理論上講，一旦存檔了電子檔案文件，就可以永久保存，具有保存和隨時提取的功能，在存儲文檔方面具有一定的優勢。然而，由于電子信息系統受到空氣濕度、溫度、熱量等外部因素的影響，因此，在電子檔案保存中，管理者必須采取有效的措施，從外部因素中分離出電子檔案和計算機系統的危害。物理隔離方法常用于企業電子檔案管理過程中的一種方法，它可以有效地隔離電子檔案管理的外部因素，防止網絡入侵犯罪。此外，企業需要做好管理工作。電子檔案管理工作容易受到許多因素的影響，包括自然環境、人為因素等，這些風險因素的蔓延很可能導致電子文件的意外丟失或損壞。因此，企業檔案管理人員在輸入電子文件時應備份到檔案，進行安全工作。

3 結語

綜上所述，在新的形勢下，企業仍然存在許多電子記錄管理過程中存在的問題，要解決這些問題，提高電子檔案管理工作的質量和效率必須要求企業提高電子記錄的真實性和有效性管理、電子檔案管理企業的投資的增加，并完成電子檔案保管工作。

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作者簡介

劉雪飛（1973-）、漢、湖南省人、本科、助理館員、研究方向；企業檔案管理