談如何加快推動中小學檔案管理的電子化應用

張萬飛

摘 要：隨著社會的不斷發展，現在我們國家已經邁進了信息化時代階段，如何運用新型的網絡技術手段進行檔案的管理，是現階段檔案管理工作者面對的主要問題。隨著計算機技術的不斷發展，傳統的檔案管理方法已經不能夠適應社會發展的需要，要在檔案管理工作中廣泛的運用電子檔案技術，提高檔案管理工作的效率。

關鍵詞：中小學檔案管理；信息化；電子化

隨著信息化技術的不斷發展，檔案信息在社會發展的過程中越來越起著重要的作用，信息資源是保證經濟發展的重要基礎。傳統檔案管理的方式已經和現在快速發展的時代相互脫節，要求在傳統檔案的管理工作中應用電子檔案來進行管理，這樣的要求加大了管理人員的工作壓力，對他們的工作提出了新的要求。這就需要檔案管理部門及時的轉變工作的思路，為信息需求人員提供更好的服務。

1 將實體管理轉變為電子檔案管理

在傳統的檔案管理過程中，檔案的形式大多都是紙質版，檔案管理工作人員在進行檔案資料整理時候都是利用手工進行操作完成。但是，由于在檔案管理的過程中涉及到比較多的材料收集和整理等多個方面，檔案管理工作人員的工作壓力比較大，同時檔案操作的步驟也會比較繁雜。由于檔案工作人員需要對大量的檔案資料進行保管，因此檔案管理部門工作人員需要不斷地加工和完善檔案，導致大量的檔案信息資源浪費。隨著社會的不斷發展，在檔案管理工作中引入了大量的現代化信息設備，促進檔案管理工作朝現代化的腳步邁進，運用現代化的信息管理方式進行檔案的管理。通過信息化的方式進行檔案管理能夠應用于多種平臺，實現檔案資源的信息化。

例如：在進行電子檔案管理的過程中，當學生存在一定的變動時，檔案管理人員可以直接對學生的檔案進行電子化的變動，避免了再去檔案室進行大量的查找，同時還要重新修改檔案的內容，浪費資源。電子化的信息檔案，還非常的便于教師了解班級學生的基本情況，根據檔案中對學生的描述來對學生進行差別化的教學。

2 提高檔案管理工作者的專業素質

現代化的信息設備需要相關的專業人才來進行操作，檔案工作信息化的管理仍然需要通過人來實現。因此，現代化的檔案管理工作需要現代的知識體系為依托，建立一支具有現代科技和相關設備運用能力的人才是檔案管理的基礎。首先，現代的科技成果在不斷地發展，導致檔案管理工作也在不斷地變化，這就迫使檔案管理的工作人員要不斷地進行學習和掌握管理的相關知識，尤其是計算機方面的知識，會直接應用于檔案管理的過程中。其次，檔案管理工作人員必須要掌握檔案管理的現代化技術，主動的進行檔案管理的相關知識學習，掌握現代化的檔案管理技術，不斷地進行深層次的學習。學校需要對檔案管理的教師定期組織培訓管理工作，提高檔案管理的效率。

例如：在學校的檔案工作人員可以主動的查閱相關的資料學習方檔案管理的相關技能，提高自己檔案管理的能力，學校也要為檔案工作者提供積極的條件，有計劃的組織檔案管理工作人員分批次的進行培訓，進一步進行學習，學校還可以讓培訓回來的教師采取以強帶弱的辦法進行檔案管理，互相幫助爭取采取更加積極的方式進行檔案管理，建立梯隊形式的人才復合式結構，提高學校的檔案管理效率。

3 建立充分有效的電子信息系統

各中小學校要實現檔案的信息化管理，就需要建立管理檔案的硬件設備。因此，檔案管理的相關部門首先要合理的設計檔案管理工作的相關流程，使學校的檔案管理工作更加符合信息管理工作的相關要求，學校需要設定好相關的電子檔案信息系統，建立完善的內部管理制度，保證學生檔案能夠安全真實。在利用電子檔案進行檔案管理的過程中，學校需要考慮的最重要的就是學生檔案的真實性，在實際的操作過程中，由于檔案在從電子文件到進行系統化的歸檔沒有規范程序化的管理系統，各個不同的系統之間進行直接的鏈接沒有辦法實現。因此，在當前的技術之下，仍然不能夠保證原來的電子檔案的完整性，造成電子檔案缺乏安全性。另外，計算機病毒和黑客入侵導致檔案的安全性降低，只有有效的預防計算機病毒的入侵，才能夠保證電子檔案的安全有效。

例如：在對檔案進行管理的時候，需要學校的相關工作人員不斷地進行掌握新的電子信息檔案技術來建立更加有效的電子信息系統，保護學校電子檔案的安全性，學校在掌握完備的技術之后，還可以納入法律保護制度來保護學校的檔案，讓檔案能夠安全，保護學生的隱私。

4 加強電子檔案管理的制度化建設

學校工作中最核心的工作就是對學生進行教學工作，學校的主體是教師和學生，為了保證學校各種事業的健康有序發展，需要檔案管理工作者對教師在教學中取得的成績和學生的學習成績進行保存下來。但是，單純的依靠檔案管理教師進行學生檔案管理的任務比較困難，需要依靠學校全體教師進行配合和協助。因此，學校應該建立檔案管理工作的收集制度，制度中規定各個部門的負責人把自己教學過程中的教學計劃，學生的成績以及考試的分析情況積極的匯報給檔案室，新學期開始時候的學生入學名單，和學習結束以后的學生具體情況匯報給檔案室，檔案室根據教師的匯報進行恰當的分類歸納整理存檔。檔案室也需要配合各個教師的工作，當教師需要學生資料的時候，及時的提供給教師，方便教師對于班級的管理。

例如：在一所學校創辦的時候，往往會有很多重要的證件，需要檔案部門進行管理，這也是唯一能夠對學校的情況提出證明的部門，當學校有需要的時候檔案室需要及時的提供相關的證件，便于學校的管理工作。檔案工作室需要嚴格的管理檔案的保護制度，讓學校的檔案有具體的章程可以遵守。

5 加強檔案管理工作中資金投入

在中小學檔案的管理工作中，要提高檔案管理的效率除了建立完備的制度之外，還需要在資金方面給予大力的支持，確保檔案管理的工作能夠順利的進行。中小學階段的教育教學是最為關鍵的階段，為之后的學習打下基礎。因此，中小學教育的檔案管理過程中，一定要將電子化管理落到實處，完善中小學教育體系的制度建設，重視針對學生的管理制度。最基礎的就是從學生的檔案管理工作入手，提高學校的辦學效率。加大檔案管理工作中的資金投入能夠保障學生檔案的安全，讓學生在學校學習的時候放心和安心。

例如：學校可以針對學校的具體情況，加大對于檔案管理工作的投入，優化學校內部的資源配置，進行電子信息化的檔案管理，提高中小學內部的檔案管理工作能力。另外，學校還可以進行適當的資金投入，對學校的檔案管理工作人員進行培訓，確保工作人員的檔案管理工作人員能夠提升自己的專業素養。提高學校的檔案管理能力，這樣能夠保障學校學生和教師的基本信息安全，進一步的提高教師在課堂上的教學效率。

6 結語

在信息化的條件之下進行電子檔案的管理是現階段檔案管理工作的重中之重。檔案管理部門一定要轉變檔案管理觀念，改變傳統的檔案管理方式，建立更加有效的電子檔案信息系統，為社會的發展提供便利。中小學電子檔案管理是教育信息化過程中的重要組成部分，為中小學的檔案管理創造了便捷的管理模式。

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