對大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式變化的探討

摘 要：新時(shí)期隨著計(jì)算機(jī)的普及，人們迎來了信息高速運(yùn)轉(zhuǎn)的大數(shù)據(jù)時(shí)代，基于互聯(lián)網(wǎng)平臺，人們可以輕松的獲取自己所需要的數(shù)據(jù)資源。與此同時(shí)，大數(shù)據(jù)時(shí)代為企業(yè)的辦公檔案管理帶來了希望的曙光，使企業(yè)逐步邁上現(xiàn)代化的進(jìn)程。對此，本文論述了大數(shù)據(jù)時(shí)代下企業(yè)檔案管理模式的變化，并指出了該管理模式中所存在的一些不足，以期對優(yōu)化我國企事業(yè)單位辦公管理有指導(dǎo)性的作用。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；檔案管理模式；變化

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式的發(fā)展變化

1.1 檔案管理制度逐步在完善

在社會主義市場經(jīng)濟(jì)背景下，我國的企業(yè)正在加速轉(zhuǎn)型，以提升自己在市場的核心競爭力。其中，辦公檔案管理是企業(yè)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，只有真正將企業(yè)的綜合業(yè)務(wù)信息都整理的井井有條，企業(yè)自身才能不斷擴(kuò)充自己的實(shí)力，增強(qiáng)自己的市場價(jià)值。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，為了能更好的適應(yīng)社會的發(fā)展趨勢，企業(yè)管理人員正在逐步完善檔案管理制度，幫助工作人員樹立先進(jìn)的大數(shù)據(jù)管理理念，在管理中學(xué)會將重要的信息轉(zhuǎn)化為檔案資源，對數(shù)據(jù)起到了很好的保護(hù)作用。

1.2 檔案管理更具系統(tǒng)化

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不僅在檢索信息時(shí)十分的冗雜繁瑣，而且也極容易丟失，在信息高度集中的大數(shù)據(jù)時(shí)代，這種檔案管理模式已經(jīng)不能滿足企業(yè)迅速發(fā)展的需要。現(xiàn)今，借助于互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)庫平臺，企業(yè)檔案管理人員可以輕松建立檔案管理系統(tǒng)，隨時(shí)將重要的業(yè)務(wù)信息輸入到系統(tǒng)中，避免了信息的丟失。不僅如此，工作人員在查閱相關(guān)信息的時(shí)候，也可以通過登錄檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)在線檢索，數(shù)據(jù)庫平臺能夠根據(jù)用戶輸入的信息智能精準(zhǔn)地匹配到相關(guān)的數(shù)據(jù)資料，顯著提升了企業(yè)辦公檔案管理效率[1]。

1.3 檔案使用制度日趨靈活

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案檔案管理模式由于其效率低，且容易丟失數(shù)據(jù)，因此應(yīng)用范圍也僅局限于企事業(yè)單位。新時(shí)期，隨著智能手機(jī)，平板電腦等移動終端的不斷發(fā)展，人們都可以輕松地掌握數(shù)據(jù)庫的使用方法，瀏覽豐富的信息資源，檔案應(yīng)用領(lǐng)域也在逐步拓寬。由此可見，大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案使用制度日趨靈活，不僅面向更多的對象，同時(shí)也為人們提供了更加多樣全面的信息服務(wù)。

1.4 檔案安全系統(tǒng)更為一體化

在當(dāng)今的信息社會，基于互聯(lián)網(wǎng)平臺的數(shù)據(jù)資源共享，人們可以實(shí)時(shí)地傳遞接收信息，然而在享受便捷服務(wù)的同時(shí)，也暗藏著一定的安全問題。網(wǎng)絡(luò)黑客等不法分子也會利用高科技的手段侵入用戶或者是公司的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，毀壞或者盜取重要的數(shù)據(jù)信息，使檔案管理的安全得不到切實(shí)的保障。為應(yīng)對此類信息安全問題，網(wǎng)絡(luò)工程師也推出了諸多的防護(hù)技術(shù)，例如防火墻，智能口令，以及仿生技術(shù)等，都在很大程度上提升了企業(yè)辦公檔案管理系統(tǒng)的安全系數(shù)。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式暗藏的問題

2.1 檔案管理技術(shù)有待提高

大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，雖然為檔案管理迎來了生機(jī)，但也無法避免一些問題的出現(xiàn)。如今科技的進(jìn)步引領(lǐng)著社會飛速發(fā)展，在未來必將產(chǎn)生更為龐大的數(shù)據(jù)信息，對此，我國現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)檔案管理模式就需要加緊創(chuàng)新，才能走在時(shí)代發(fā)展前沿，搶占市場的先機(jī)。現(xiàn)階段，檔案管理中一個較為突出的問題即是如何實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理與大數(shù)據(jù)時(shí)代下的信息檔案管理系統(tǒng)的有效對接，全力推進(jìn)檔案管理的創(chuàng)新式發(fā)展與進(jìn)步，管理人員在技術(shù)方面還存在一些不足。因此，在未來發(fā)展中，企業(yè)檔案管理人員還要不斷深入研究，提高檔案管理的技術(shù)，以適應(yīng)發(fā)展的潮流。

2.2 缺乏必要的法律規(guī)范

大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理一方面為企業(yè)實(shí)現(xiàn)了信息資源的全面共享，另一方面也為不法分子提供了可乘之機(jī)。為了充分保證檔案數(shù)據(jù)的安全，企業(yè)以及用戶自身需要樹立正確的安全防護(hù)意識，對重要的信息進(jìn)行加密處理；再者是政府方面，也要高度重視網(wǎng)絡(luò)檔案信息安全問題，盡早出臺相關(guān)的法律法規(guī)政策，對竊取檔案信息的人員一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴(yán)懲不貸，規(guī)范網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺[2]。

2.3 管理人員職業(yè)素養(yǎng)亟待加強(qiáng)

現(xiàn)時(shí)期，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，業(yè)務(wù)類型也日漸豐富，相應(yīng)地檔案管理的種類也逐漸增多，部分工作人員可能由于缺少相關(guān)的崗前培訓(xùn)，對新形勢下的檔案管理模式的方法并沒有深入的掌握，導(dǎo)致檔案信息堆積，工作開展雜亂無章。對此，管理人員自身需要樹立正確的發(fā)展觀念，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的大數(shù)據(jù)檔案管理方法，不斷提升自己的技能水平，為企業(yè)項(xiàng)目管理工作的開展做出自己的一份貢獻(xiàn)。

2.4 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)需要統(tǒng)一

目前，部分企業(yè)檔案管理部門沒有制定嚴(yán)格統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，工作人員在整理業(yè)務(wù)信息時(shí)，都是根據(jù)自己以往的經(jīng)驗(yàn)來做出判斷，工作的開展充滿了隨機(jī)性，也就導(dǎo)致了網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)中的內(nèi)容相當(dāng)繁雜，在查找時(shí)需要耗費(fèi)大量的時(shí)間。大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理應(yīng)該是高速運(yùn)行的狀態(tài)，企業(yè)管理人員應(yīng)該制定統(tǒng)一的檔案規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)，使得工作人員可以依照標(biāo)準(zhǔn)有針對性地整理業(yè)務(wù)信息，將重要信息按照不同的類別輸入到系統(tǒng)之中，保證數(shù)據(jù)的條理性，真正實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)的一體化管理。

3 優(yōu)化大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的有效對策

3.1 健全檔案管理制度

為了充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理的模式的優(yōu)勢作用，則需要對有關(guān)的不足進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)。健全檔案管理制度是企業(yè)開展項(xiàng)目管理的首要任務(wù)，主要涵括三方面的內(nèi)容：分類歸檔制度：檔案的保密制度以及檔案管理人員的崗位責(zé)任制度。其中，分類歸檔制度規(guī)定了檔案管理人員在處理業(yè)務(wù)信息時(shí)，應(yīng)當(dāng)首先將檔案進(jìn)行分類整理，將信息有條理的輸入到系統(tǒng)之中；保密制度也即是管理人員不能泄漏公司的有關(guān)業(yè)務(wù)信息，以免造成公司嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)財(cái)產(chǎn)損失；崗位責(zé)任制度實(shí)則是對檔案管理人員工作任務(wù)的細(xì)致劃分，有業(yè)務(wù)整理人員，也有檔案監(jiān)督人員等。總的來說，制度的完善能夠有力推動檔案管理工作的順利進(jìn)行[3]。

3.2 加強(qiáng)對檔案的監(jiān)管防護(hù)工作

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理的主體是網(wǎng)絡(luò)平臺，然而我國現(xiàn)存的檔案管理模式還包括紙質(zhì)檔案。不管是網(wǎng)絡(luò)檔案信息還是紙質(zhì)檔案資源，都涵蓋著公司的重要數(shù)據(jù)，為了保證公司業(yè)務(wù)信息的完整性，必須加強(qiáng)對檔案的監(jiān)管防護(hù)工作。對于紙質(zhì)檔案，工作人員需要定期對檔案信息進(jìn)行備份，以防止重要數(shù)據(jù)丟失。對于網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源，管理人員需要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安裝必要的防火墻軟件，且不瀏覽來歷不明的郵件，將重要的業(yè)務(wù)信息作加密處理，做好基礎(chǔ)的檔案保護(hù)工作。

3.3 建立檔案資源共享的大數(shù)據(jù)平臺

在未來的發(fā)展中，企業(yè)的業(yè)務(wù)類型會愈加豐富，檔案管理難度也會一度飆升，因此建立檔案資源共享的大數(shù)據(jù)平臺勢在必行。大數(shù)據(jù)共享平臺相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式，信息可以得到有效的保護(hù)，不易丟失。與此同時(shí)，大數(shù)據(jù)檔案管理平臺的推出可以在原有網(wǎng)絡(luò)檔案管理的基礎(chǔ)上擴(kuò)大信息資源的容納量，用戶可以更加迅速的查找到自己所需要的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，顯著提升了檔案管理的效率。

4 總結(jié)

大數(shù)據(jù)下的檔案管理模式能夠?yàn)槿藗兇罱ㄒ粋€信息資源高度共享的數(shù)據(jù)庫平臺，為企事業(yè)單位全面實(shí)現(xiàn)辦公現(xiàn)代化管理提上了日程。為了更好的適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，企業(yè)網(wǎng)絡(luò)需要不斷完善檔案管理模式，及時(shí)解決有關(guān)的安全問題，提升檔案管理人員的職業(yè)技能素養(yǎng)，盡早實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展與進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

[1]王麗.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式變化及有效路徑研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（07）：68+70.

[2]任祥鳳.大數(shù)據(jù)時(shí)代公路系統(tǒng)檔案管理模式變化研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（24）：183+189.

[3]李美琪.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式變化探討[J].青春歲月，2017，（15）：439-439.

作者簡介

陳寶強(qiáng)（1989-），男，廣東省中山市，本科，畢業(yè)于華南師范大學(xué)；現(xiàn)有職稱：助理館員，初級社會工作師；研究方向：檔案管理。