醫院檔案管理創新對策探析

胡晶

摘 要：醫院檔案管理工作要廣泛搜集各方面的信息，信息的搜集涉及到很多重要部門，因此加強醫院檔案管理工作的創新十分有必要。在實際工作中需要提高工作人員的整體素質，加強檔案工作的現代化管理，促進醫院整體管理水平的提高。

關鍵詞：醫院檔案；管理；創新

隨著我國醫療改革的不斷深入，當前醫院正面臨著一場前所未有的挑戰，面對激烈的競爭，要想立于不敗之地，就一定要加強管理工作。檔案管理作為醫院管理工作之一，必須要在創新中求發展，使醫院檔案管理逐步規范與合理。

醫院檔案管理工作是整個醫院管理工作的重要組成部分，隨著醫院管理工作和醫學技術的不斷發展，醫院檔案管理工作的重要性日漸顯現。檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的具體有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀錄。檔案的本質屬性是歷史再現性，即檔案是再現歷史真實面貌的原始文獻，具有很強的查考價值和研究價值。醫院檔案是醫院建設和發展的真實寫照與原始記錄，是醫院在從事醫療、科研、教學、預防保健、藥品管理、衛生行政管理以及其它各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄，是醫院工作計劃和決策的可靠依據，是指導并協調各項工作正常運行的參考資料，對于維護醫院自身權益、保證醫院工作的連續性和以后的開發利用都有十分重要的作用。因此，檔案管理是醫院的一項非常重要的基礎性工作，也是醫院日常管理工作的重要內容。

但是，目前我國醫院的檔案管理工作雖然有了很大的成績，但是依然還有很大的提升空間，尤其是鄉鎮基層醫院的和社區醫院的檔案管理工作與標準化、規范化的管理目標之間還存在一定的差距。主要問題表現在以下幾個方面：一是有的醫院領導檔案意識淡薄，存在“重臨床，輕檔案”思想，對檔案管理工作的重要性和必要性認識不夠，認為檔案管理不能給單位帶來效益，對檔案工作沒有給予足夠的重視；二是缺少專業的高素質檔案管理人員。

如何克服醫院檔案管理工作中存在的問題，提高檔案管理人員的服務能力積極主動地為醫院現代化建設主戰場服務，是新時期醫院檔案管理工作發展的方向。筆者從自身實際工作經驗出發，談談醫院檔案管理創新的幾點建議。1.加強網絡和庫房設施建設。醫院的檔案管理要適應信息技術和現代檔案工作發展的需要，加強計算機網絡和檔案庫房基礎設施建設，為檔案管理工作提供“硬件”保障。一是要加強計算機建設。醫院要加大投入，配備計算機網絡硬件和檔案管理軟件，努力實現裝備技術現代化，解決手工操作運轉速度慢、服務效率低的問題，推進檔案管理的信息化和數字化進程。二是加強檔案庫房建設。醫院要設立專門的檔案庫房，為庫房安裝防盜門、鐵欄窗、電子監控設備等防盜設施，同時要配置帶密碼鎖的保險柜等專用設備對涉及國家秘密的檔案進行單獨保管。要配備專用的檔案消磁柜對不易保存的磁盤和光盤存儲介質進行保管。對其他有特殊要求的檔案資料要配備相應的管理設備。

一、醫院檔案管理創新的意義

檔案部門是專門搜集與管理醫院信息資料的部門。當前我國現代化步伐日益加快，各領域都面臨著巨大的挑戰，醫院檔案管理工作也不例外，如果不重視醫院檔案管理工作的創新，就會出現醫院檔案管理落后于醫院現代化管理的情況。創新是工作的靈魂。如果采取有效措施對醫院的檔案工作進行規范管理，就能為醫院的規范化管理提供一些借鑒和思考，這樣就能充分發揮檔案管理應有的作用。醫院檔案實現了科學規范的管理，有利于推動整個醫院的進步，學術內容的擴大，科學技術的顯著提高，這些都支持著醫院日常工作的正常進行。努力開拓創新，是為了遵循檔案工作的規律，也有利于醫院的長遠發展。如果檔案管理不改變管理模式，不積極采用先進的思維方式，只是每天重復性地機械工作就會使檔案管理效果大打折扣，就會導致醫院檔案管理工作停步不前，沒有顯著的進步與提高，更不利于醫院整體管理水平的提高。

二、當前醫院檔案管理工作中存在的問題

①檔案管理工作人員素質有高有低，在醫院從事相關檔案工作人員所表現出來的文化水平、理論知識等很不一致。具體表現就是管理人員的流動性很大，不夠穩定，學歷普遍呈現出較低的趨勢，并且很多人都不主動學習新知識，觀念落后，管理水平更是大相徑庭，根本不能適應新形勢下我國檔案事業的長足發展；②沒有創新意識。如今是信息化時代，一切都講求快速高效，由于檔案管理工作的成效不是即時生效的，很多檔案管理工作人員都認為檔案管理只是對承辦過的各類文書、資料進行簡單整理歸檔，并不知道檔案管理工作還有很多新的管理方式，沒有抓住管理的重點和要點。他們都認為檔案工作是流水式作業，立卷歸檔后就不需要進行進一步管理了，并且在平時工作中面對新情況和新問題時，也不懂得去改變自己的思維，以適應工作中的變化；③缺乏專業技術能力。隨著網絡的普及與發展，檔案管理也在一天天地趨于數字化模式，電子文檔隨著社會的發展應運而生，這些電子文檔與紙質的文檔都有著顯著的不同。那么這些電子文檔能否作為一種新的檔案，是否這些電子文檔也同紙質文檔一樣都具有一定的法律效力，也成為了檔案界進行全新研究的一項新課題。對于這些棘手的難題，多數管理人員都無力應對，況且這些檔案管理者絕大多數都沒有受過嚴格的訓練，對各類計算機問題都感到很難處理。這些由于知識的缺乏在某種程度上也會阻礙檔案管理的發展，醫院要想擺脫這種困境，就需要高度重視檔案管理工作，全面提高管理者的能力。

三、醫院檔案管理工作創新的探索

1、加強檔案知識的宣傳

大力加強與普及檔案知識，明白檔案工作的重要性與意義。相關檔案人員要對這些檔案信息進行有效的利用，針對目前工作積極主動地表達自己的看法，并及時更新管理理念。如果發現檔案管理工作中的問題，應該及時向領導匯報，領導在第一時間了解到工作中的問題，就能及時有效地找到解決問題的辦法，并及時進行一些科學研究，對醫院整體管理水平的提高有促進作用。

2、運用現代技術提高工作效率

如今網絡功能越來越強，信息更新及時有效，醫院必須加強信息管理。加強信息管理就必須要建立健全醫院的管理系統，規范管理，統一標準，這樣才有利于工作人員檢索、利用信息，更重要的是還可以利用好醫院檔案的管理系統。相關信息備注在互聯網上，為實現資源共享提供了非常有利的條件。利用計算機進行管理這種方式，可以把檔案內容進行有效的分類，按照類別錄入計算機，這樣進行搜索就十分便利，而且效率很高，既節省了人力，提高了效率和準確率，也避免了人工搜索速度慢、易出錯問題。檔案信息錄入計算機中，使檔案查閱更快捷、更準確，利用更方便，也能充分發揮檔案信息的作用。

3、提高管理人員的整體素質

醫院檔案工作人員應充分認識到醫院檔案管理工作的重要性，醫院也要充分調動檔案管理工作人員工作的自覺性和積極性。在工作中對檔案人員進行一系列的專業培訓，不斷增強檔案人員的綜合素質與專業素質。醫院還可以充分利用考核制度，把能否準確熟練運用檔案有效信息，作為一項考核標準，使檔案人員都能在各自的崗位上發光發熱。醫院更要重視引進一些高素質的人才，可以通過考試來選拔優秀人才，招聘優秀畢業生，檔案管理專業知識水平高者考慮優先錄取，從而壯大醫院的人才隊伍。

醫院實際工作中的各種病歷資料、文書等檔案，是醫院的寶貴資源，科學合理的管理是保護和開發醫院檔案資源的重要保障，實際工作中，需積極更新觀念和管理手段及方法，提高醫院檔案管理水平，更好地為醫院發展提供服務。

參考文獻

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